SERVICIO DE EXPURGO DOCUMENTAL PARA EMPRESAS
El expurgo de documentos es la eliminación ordenada de la documentación que ya no hay que conservar: documentos obsoletos, expedientes cerrados, archivo muerto. Sirve para liberar espacio, para cumplir los plazos de conservación y, cuando los papeles contienen datos personales, para cumplir la normativa vigente de protección de datos.
En Beck Destrucción Confidencial somos una empresa especializada en la parte práctica del proceso de expurgo: retiramos la documentación que usted ha decidido eliminar, hacemos una destrucción segura y certificada y le entregamos un certificado de destrucción que lo acredita. Trabajamos para empresas, despachos y organizaciones de toda España.
¿Cuánto archivo hay que expurgar? Díganos el volumen aproximado, en cajas, metros lineales o kilos, y dónde está, y le preparamos un presupuesto sin compromiso. Llámenos al 91 113 84 97 o use el formulario.
Cómo es el proceso de expurgo
- Usted decide qué se elimina. La selección la marcan su política de expurgo, su calendario de conservación o su asesoría: qué series documentales han cumplido su plazo y cuáles hay que conservar. Tener un inventario del archivo facilita mucho este paso.
- Acordamos las condiciones por escrito. Kilos o cajas, fechas de recogida y plazo de destrucción.
- Retiramos la documentación. Operarios uniformados, con una cláusula de confidencialidad en su contrato, la cargan y la trasladan en vehículos propios.
- La destruimos. En nuestras instalaciones, antes de que pasen 24 horas desde su llegada, siguiendo la norma UNE-EN 15713 y con el nivel de seguridad de la DIN 66399 que corresponda.
- Le entregamos el certificado. Con la cantidad destruida y la fecha, para que quede constancia del expurgo.
Cuándo hacer un expurgo de documentos
- Cuando el archivo muerto ya no cabe y ocupa un espacio que su empresa necesita.
- Cuando han vencido los plazos de conservación: como referencia, cuatro años para la documentación fiscal y seis para la mercantil.
- Antes de un traslado de sede o de un cierre, para no mover cajas que ya no sirven.
- Después de digitalizar un archivo, cuando su asesoría confirme que ya no hace falta el original en papel.
Si la documentación contiene datos personales, el RGPD obliga además a no conservarla más tiempo del necesario.
Expurgo de expedientes, historias clínicas y documentos administrativos
En empresas y despachos, el expurgo de archivos suele hacerse una vez al año: se revisa el archivo y se retira lo que ha cumplido su plazo. En clínicas y centros sanitarios, las historias clínicas tienen sus propios plazos legales de conservación y, cuando se cumplen, su eliminación exige las mismas garantías. Si su organización sigue un procedimiento propio de valoración y eliminación documental, como ocurre en la Administración con los documentos administrativos, nosotros ejecutamos la destrucción y le entregamos el certificado para el expediente.
Si quiere saber más, tiene nuestra guía sobre qué es el expurgo documental. Y si lo que necesita es vaciar un archivo completo, la página de destrucción puntual.
Contacta con nosotros
¿Tiene un archivo que expurgar? Cuéntenos cuánto hay y dónde está, y le enviamos un presupuesto sin compromiso. También puede llamarnos al 91 113 84 97.