03 Jul Expurgo documental de archivos: cuándo, cómo y por qué hacerlo bien
Gestionar bien los documentos de una empresa no es solo una cuestión de orden, es también un tema legal, de seguridad y de eficiencia. A lo largo del tiempo, acumulamos infinidad de papeles y archivos digitales que ya no usamos, pero que seguimos guardando por si acaso. ¿Te suena? Pues ahí es donde entra en juego el expurgo documental de archivos. En este artículo vamos a explicarte con todo lujo de detalles en qué consiste el expurgo documental, cuándo debes hacerlo, cómo llevarlo a cabo de forma profesional y por qué es tan importante no dejarlo para mañana.
¿Qué es exactamente el expurgo documental de archivos?
Cuando hablamos de expurgo documental de archivos, nos referimos al proceso mediante el cual seleccionamos, evaluamos y eliminamos aquellos documentos que ya no tienen valor legal, administrativo ni informativo.
Es decir, no se trata de tirar papeles a lo loco, sino de aplicar criterios técnicos y legales para conservar lo que de verdad hace falta y deshacernos del resto.
Este procedimiento forma parte de la gestión de archivos y está regulado por la normativa documental vigente en España. Cumplir con ella no solo es recomendable, es obligatorio.
¿Por qué es tan importante el expurgo documental de archivos?
Muchas veces nos aferramos a papeles y expedientes como si fueran tesoros. Pero mantener archivos obsoletos solo ocupa espacio, dificulta la búsqueda de información útil y puede exponerte a sanciones si contienen datos personales sin motivo legal para conservarlos. El expurgo documental de archivos tiene muchas ventajas:
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Libera espacio físico y digital.
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Mejora la eficiencia del trabajo.
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Reduce costes de almacenamiento.
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Facilita el cumplimiento de la legislación.
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Disminuye riesgos de brechas de seguridad.
Y, por supuesto, permite un mejor control sobre el llamado archivo muerto, ese gran cajón de sastre donde van a parar documentos que nadie consulta, pero que nadie se atreve a eliminar.
Cuándo hacer un expurgo documental: tiempos y criterios
No hay una fecha exacta para hacer un expurgo, pero sí hay señales claras que indican que ya toca revisar tus archivos. Vamos a ver cómo identificar ese momento.
Finalización del plazo de retención documental
Cada tipo de documento tiene un tiempo legal mínimo durante el cual debe conservarse. Superado ese periodo, la eliminación de documentos es totalmente lícita, siempre que se haga conforme a los procedimientos de expurgo establecidos.
Por ejemplo:
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Facturas: 6 años (Ley General Tributaria).
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Contratos laborales: 4 años.
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Currículums: 2 años desde su recepción.
Ausencia de valor administrativo o legal
Si un documento ya no tiene utilidad práctica, ni valor probatorio o normativo, puede ser eliminado. Esto se determina mediante un proceso de selección documental donde se valora cada archivo según su contenido.
Revisión periódica planificada
La buena práctica profesional recomienda establecer un calendario de revisiones para aplicar el expurgo documental de archivos de forma regular. Así se evita el caos y se mantiene todo en orden.
Cómo hacer un expurgo documental de archivos de forma correcta
Vale, ya sabemos que hay que hacerlo. Pero ahora viene la gran pregunta: ¿cómo lo hacemos bien?
Clasificación y análisis previo
Lo primero es identificar qué tipos de documentos tienes, su fecha, su valor y su ubicación. Esta fase requiere orden y conocimiento de la normativa.
Es fundamental apoyarse en la archivística legal, que nos marca las pautas de conservación y eliminación para cada tipo de documento según su origen.
Aplicación de criterios de selección
Una vez analizados los archivos, se aplican criterios técnicos (edad, tipo, valor) y legales para decidir qué se conserva y qué se elimina. Este paso debe quedar registrado para dejar constancia del proceso.
Aquí entra el concepto de selección documental, clave para no cometer errores ni eliminar información de forma precipitada.
Destrucción segura y certificada
La documentación seleccionada para eliminar debe destruirse de forma que no sea recuperable. Si contiene datos personales o confidenciales, la destrucción debe ser segura y certificada para cumplir con la ley de protección de datos.
Documentación del proceso
Todo el proceso de expurgo documental de archivos debe estar respaldado por actas, informes y registros internos. Esto protege legalmente a la empresa en caso de auditorías o reclamaciones.
¿Quién debe encargarse del expurgo documental?
Aunque muchas empresas intentan hacerlo por su cuenta, lo cierto es que lo más recomendable es contar con especialistas en gestión de archivos y destrucción documental.
¿Por qué? Porque se trata de una actividad regulada, donde un error puede salir caro.
Un profesional o empresa experta sabrá aplicar los criterios legales, evitará la eliminación indebida y garantizará que los documentos sensibles sean destruidos de forma correcta.
Errores comunes que debes evitar
El expurgo documental de archivos es más delicado de lo que parece. Aquí te dejamos algunos fallos frecuentes que conviene esquivar.
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Guardar “por si acaso”. Este hábito solo genera acumulación de papel inútil y confusión.
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Eliminar sin revisar. Hay documentos que, aunque parezcan inservibles, tienen valor legal o contable.
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No documentar el expurgo. Si no dejas constancia del proceso, te quedarás sin defensa en caso de inspección.
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Destruir sin garantías. Romper a mano o tirar papeles al contenedor no es suficiente. Si contienen datos, debe hacerse mediante destrucción certificada.
Beneficios a largo plazo del expurgo documental
Aplicar correctamente el expurgo documental de archivos no es solo una obligación legal, también es una decisión estratégica para cualquier empresa u organismo.
Entre sus beneficios destacan:
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Mayor agilidad para encontrar documentos activos.
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Mejora del ambiente laboral al reducir el desorden.
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Optimización del espacio en oficinas o servidores.
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Reducción de riesgos ante brechas de seguridad o sanciones por incumplimiento normativo.
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Imagen profesional y responsable ante clientes y colaboradores.
En resumen, todo son ventajas si se hace bien.
Normativa que regula el expurgo documental en España
Este proceso no se deja al azar. Está regulado por diversas normas y directrices tanto a nivel nacional como autonómico.
Algunas de las más relevantes son:
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Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español. Obliga a conservar documentación con valor histórico o patrimonial.
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Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD). Impone la necesidad de eliminar datos personales cuando ya no sean necesarios.
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Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Establece criterios de conservación limitada y destrucción segura.
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Normativas autonómicas de archivos y documentación. Cada comunidad puede tener su propia regulación adicional sobre retención documental.
¿Y qué pasa con el archivo muerto?
El famoso archivo muerto no es más que aquel lugar (físico o digital) donde almacenamos documentos que ya no usamos, pero no nos atrevemos a eliminar.
Es el lugar ideal para aplicar el expurgo documental de archivos, ya que allí se concentran expedientes antiguos, duplicados, copias, borradores y otros elementos prescindibles.
Con una buena planificación y la ayuda de profesionales, ese archivo muerto puede revivir como un espacio útil, optimizado y actualizado.
¿Cómo puede ayudarte ABDC con el expurgo documental?
En ABDC, somos especialistas en gestión de archivos, destrucción confidencial y cumplimiento normativo. Si no sabes por dónde empezar, nosotros te guiamos.
Ofrecemos:
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Asesoramiento para establecer calendarios de conservación.
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Clasificación y análisis documental previo.
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Procedimientos de selección documental.
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Servicios de destrucción segura y certificada.
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Recogida de documentos en contenedores homologados.
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Gestión integral del archivo muerto.
Y, sobre todo, nos encargamos de que tu empresa cumpla con la normativa documental, sin complicaciones.
Cuando se trata de archivos, no lo dejes para mañana
Como has visto, el expurgo documental de archivos no es una tarea menor ni algo que puedas ir dejando para “cuando haya tiempo”. Es una obligación legal, una necesidad organizativa y una decisión inteligente.
Eliminar correctamente los archivos obsoletos, mantener actualizada tu documentación y aplicar un sistema de retención documental eficaz es clave para el buen funcionamiento de cualquier empresa.
Desde nuestra empresa somos expertos en la destrucción confidencial de documentos, te ayudamos a cumplir con todos los requisitos legales y operativos relacionados con el expurgo documental de archivos. Olvídate de problemas, sanciones o acumulaciones innecesarias.
Con nuestros servicios, ganarás espacio, tranquilidad y seguridad documental. Porque destruir bien es conservar mejor. ¿Hablamos?