22 Oct ¿Cómo eliminar una factura de manera segura y legal?
En la gestión empresarial, tarde o temprano nos enfrentamos a una pregunta clave: ¿cómo eliminar una factura de manera segura y legal? Ya sea en papel o en formato electrónico, las facturas contienen información sensible que debe tratarse con cuidado. No basta con tirarlas a la papelera, porque su mal manejo puede derivar en problemas legales, multas o incluso fraudes. Si alguna vez te has preguntado si se puede eliminar una factura emitida o cómo eliminar una factura electrónica de forma correcta, aquí te damos todas las respuestas.
Además, si necesitas deshacerte de un volumen considerable de facturas, la destrucción de documentos debe hacerse de manera adecuada para garantizar que la información no caiga en manos indebidas. Nosotros te ayudaremos a entender los pasos a seguir, asegurando que cumples con la normativa vigente y protegiendo tanto tu empresa como los datos de tus clientes.
¿Por qué es importante eliminar una factura de forma segura?
Cuando hablamos de facturas, no solo nos referimos a un simple papel o archivo digital. Las facturas contienen datos personales, fiscales y financieros que pueden ser utilizados para cometer fraudes o para el robo de identidad. No es raro escuchar noticias sobre empresas que han sido sancionadas por no cumplir con las normativas de protección de datos.
Entonces, ¿qué podemos hacer? Una buena práctica es llevar un control estricto de qué documentos deben conservarse y cuáles deben destruirse. Aquí es donde entra en juego la destrucción segura de facturas, un proceso que puede ser sencillo si se hace correctamente.
¿Se puede eliminar una factura emitida?
Una pregunta frecuente es si, una vez emitida, se puede eliminar una factura. La respuesta depende de varios factores. En general, la ley obliga a las empresas a conservar sus facturas por un periodo mínimo de tiempo, generalmente cinco años en España, para cumplir con las normativas fiscales y de contabilidad.
Si por algún motivo necesitas eliminar una factura que ya ha sido emitida, debes tener en cuenta que primero tiene que haberse cerrado el ciclo de vida fiscal de esa factura. De lo contrario, eliminarla sin cumplir los plazos legales puede acarrear sanciones económicas.
Sin embargo, una vez transcurrido el tiempo requerido por ley, es importante eliminar las facturas de forma segura para proteger la información contenida en ellas. La destrucción certificada de documentos es la mejor manera de asegurarte de que estás cumpliendo con la normativa.
Cómo eliminar una factura electrónica
Cada vez más empresas optan por la facturación electrónica, lo que plantea la pregunta de cómo eliminar una factura electrónica de forma segura. Aunque muchas veces se piensa que al tratarse de documentos digitales, el proceso es tan simple como pulsar «eliminar» en el ordenador, la realidad es que la seguridad en estos casos también es fundamental.
Es importante recordar que las facturas electrónicas tienen el mismo valor legal que las facturas en papel. Por lo tanto, se puede eliminar una factura electrónica, pero solo si se han cumplido los plazos legales de conservación. Es recomendable asegurarse de que no existe ninguna auditoría pendiente o requerimiento por parte de la Agencia Tributaria antes de proceder a la eliminación. En algunos casos, se puede solicitar la anulación de una factura, pero no se debe eliminar sin tener en cuenta todos estos factores.
Para eliminar una factura electrónica de forma segura, lo primero que debes hacer es asegurarte de que los sistemas que utilizas para su almacenamiento y posterior eliminación cuentan con medidas de seguridad adecuadas. Si no cuentas con un software especializado en la gestión de documentos electrónicos, puedes contratar un servicio externo de destrucción segura que garantice que esos archivos se eliminan correctamente, sin dejar rastro.
En el caso de las facturas almacenadas en discos duros o dispositivos físicos, no basta con borrarlas del sistema. Debes utilizar métodos como la destrucción física de los dispositivos o técnicas avanzadas como la sobreescritura de datos, para asegurarte de que los archivos no pueden ser recuperados.
¿Qué pasos seguir para eliminar una factura de manera segura?
Tanto si se trata de una factura en papel como de una factura electrónica, el proceso para eliminarlas de forma segura y eficiente pasa por algunos pasos clave. A continuación, te explicamos cómo eliminar una factura de manera correcta en tres sencillos pasos.
Revisar la normativa fiscal
Antes de proceder a la eliminación de cualquier factura, es fundamental que verifiques los plazos legales de conservación en tu país. En España, el plazo mínimo es de cinco años, aunque puede variar según la normativa aplicable. Este paso te asegura que no estás infringiendo ninguna ley.
Elegir un método de destrucción seguro
Para facturas en papel, la mejor opción es la trituración de documentos, un proceso que asegura que la información se vuelve ilegible. Existen máquinas trituradoras especializadas que cortan los documentos en trozos tan pequeños que no se pueden reconstruir. Si prefieres externalizar este servicio, puedes contratar a una empresa especializada en la destrucción de documentos que te proporcione un certificado de destrucción.
Para facturas electrónicas, como ya hemos mencionado, es vital utilizar herramientas de seguridad que aseguren la eliminación completa de los archivos. El método dependerá del sistema que utilices para almacenar la información. Por ejemplo, si almacenas las facturas en servidores en la nube, deberías asegurarte de que el proveedor cumple con las normativas de protección de datos y ofrece opciones de eliminación segura.
Solicitar un certificado de destrucción
Finalmente, es recomendable que siempre solicites un certificado de destrucción cuando externalices el servicio de eliminación de facturas. Este documento te servirá como prueba de que has cumplido con todos los pasos requeridos para eliminar la información de forma segura y conforme a la ley.
¿Es legal eliminar una factura emitida?
Otra de las preguntas frecuentes es si es legal eliminar una factura emitida. En principio, no es ilegal eliminar una factura siempre que se respeten los plazos de conservación obligatorios. Sin embargo, la destrucción de documentos debe hacerse de manera controlada y segura para evitar posibles infracciones.
No eliminar las facturas de forma adecuada puede generar responsabilidades legales en caso de auditoría o de fuga de datos. Por ello, muchas empresas optan por servicios profesionales de destrucción de documentos que garanticen que el proceso se realiza correctamente.
¿Cómo evitar problemas al eliminar facturas?
El principal problema al que nos enfrentamos al eliminar una factura es no seguir los procedimientos legales y de seguridad adecuados. Para evitar problemas, sigue estos consejos:
- Mantén un archivo digital o físico de las facturas emitidas, ordenado cronológicamente, para facilitar su localización en caso de auditoría
- No elimines ninguna factura antes de cumplir con los plazos de conservación que marca la ley
- Utiliza métodos seguros para la destrucción de las facturas, tanto en papel como electrónicas.
- Asegúrate de que el proceso de eliminación sea irreversible, ya sea mediante trituración física o eliminación de archivos electrónicos.
- Confía en empresas especializadas en la destrucción de documentos si no tienes los recursos internos necesarios.
En resumen, eliminar una factura no es tan sencillo como parece. Tanto si se trata de facturas en papel como electrónicas, es fundamental cumplir con los plazos legales y seguir un proceso seguro que garantice que la información contenida no pueda recuperarse. El uso de servicios profesionales de destrucción de documentos puede ser la mejor solución para empresas que manejan grandes volúmenes de información y que necesitan cumplir con la normativa de protección de datos.
Si te preguntas cómo eliminar una factura de forma correcta y necesitas ayuda, somos expertos en la destrucción de documentos. Ofrecemos un servicio que cumple con los estándares más estrictos de seguridad, garantizando la eliminación total de cualquier información sensible y proporcionándote la tranquilidad que necesitas para centrarte en lo más importante: tu negocio.