¿Cuántos años hay que guardar las facturas?

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¿Cuántos años hay que guardar las facturas?

Según la definición de la RAE, una factura es una “cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago”. Todos nos hemos topado con miles de ellas a lo largo de los años. Incluso es bastante probable que las hayamos expedido nosotros mismos. Es más, las empresas están repletas de estos documentos. Hasta tal punto que, en cierto momento, comienzan a convertirse en un problema por cuestiones de almacenamiento. De ahí la pregunta: ¿Cuánto hay que guardar las facturas?

 

Guardar facturas particulares

La legislación española contempla diferentes supuestos en función de si las facturas son recibidas o emitidas. En ese sentido, las facturas de bienes y servicios adquiridos por particulares no tienen una fecha de conservación obligatoria, puesto que su no conservación solo puede perjudicar al comprador. De todas formas, las principales asociaciones de consumidores recomiendan guardar facturas hasta que, como mínimo, expire la garantía de la compra realizada. De esta manera podremos realizar reclamaciones con la justificación documental requerida.

En otros productos de mayor valor, como por ejemplo un coche, lo recomendable es conservar las facturas hasta que dejemos de ser los propietarios del mismo. Sea por venta a otro particular o sea porque lo hemos mandado al desguace para su destrucción final. Lo mismo ocurre con los electrodomésticos. También conviene guardar la factura hasta el final de sus días por si tuviésemos que reclamar al seguro ante alguna incidencia en el hogar. Es la mejor manera de autoprotegernos. Ese es el tiempo que hay que guardar las facturas de particulares.

 

Guardar facturas autónomos y empresas

Pero la cosa cambia cuando somos nosotros quienes emitimos las facturas. Es el caso de los autónomos, durante cuya labor profesional deben emitir muchas con asiduidad. En estos casos, lo que recomiendan las asesorías de autónomos es guardar las facturas durante todo el tiempo que dura la relación con un cliente concreto. La razón es que podrían presentarse litigios y problemas legales, en cuyo caso serían imprescindibles para defendernos. Sea como sea, Hacienda obliga a los autónomos a guardar las facturas por un mínimo de cuatro años.

Esto de guardar facturas para Hacienda tiene todo el sentido del mundo. Después de todo, son la prueba que podría exigirnos la agencia tributaria para determinar si nuestras declaraciones fiscales son correctas o no. Así que mucho ojo con no eliminarlas antes de los cuatro años, pues podríamos meternos en serios problemas. Como también puede ocurrir con las empresas. A efectos tributarios, estas deben conservar las facturas durante otros cuatro años también. Sin embargo, aquí hay truco en realidad. Porque la cifra real de conservación son seis años.

Así lo estipula el Código de Comercio. En sus páginas podemos encontrar el siguiente fragmento de texto: “Los comerciantes conservarán los libros, correspondencias, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenadores, durante 6 años a partir del último asiento realizados en los libros”. Por otro lado, y en el caso del Impuesto de Sociedades al que se le están aplicando compensaciones de bases imponibles negativas, deberemos guardar las facturas durante 10 años.

 

¿Cómo guardar las facturas?

Hasta hace relativamente poco tiempo, todas las facturas se conservaban en formato físico. Un sistema que, sin embargo, exigía unas condiciones especiales. En primer lugar, mucho espacio. Y, en segundo lugar, condiciones relativas al entorno como la temperatura o la humedad. Por suerte, la ley no obliga a la conservación física de la factura, sino que permite su digitalización. Además, existen sistemas de gestión que hacen que guardar facturas sea más sencillo que nunca. Eso sí, los plazos de conservación de documentos no cambian en absoluto. Es clave entender esto.