¿Cuánto tiempo debería conservar los documentos de mi empresa?

cuanto-tiempo-se-deben-guardar-los-documentos

¿Cuánto tiempo debería conservar los documentos de mi empresa?

Como ocurre también en los casos particulares, se tiende a acumular una gran cantidad de documentos en las empresas. Sin embargo, cada cierto tiempo hay que organizar las carpetas y el archivo del negocio, ya sea por falta de espacio, porque han quedado obsoletos o por cumplir con la normativa. El problema es que muchos de estos papeles deben conservarse durante cierto tiempo para poder cumplir y responder ante la ley y las inspecciones de trabajo. Por este motivo, hay que realizar un almacenaje y archivo correcto, de forma que se pueda controlar y gestionar su mantenimiento o eliminación.

Lo más importante es que exista un buen sistema para la conservación de documentos en una empresa que tenga en cuenta cuantos años debería guardarse cada clase de documentos. Si los papeles están clasificados por categorías su tratamiento y control resultará mucho más sencillo. Únicamente habrá que acogerse a la normativa vigente y conservar los documentos de cada tipo los años que correspondan, teniendo en cuenta que su periodo recomendado de conservación varía según la materia. Para ayudar a organizar este sistema de trabajo, hoy hablaremos sobre cuanto tiempo se deben guardar los documentos según si la materia es mercantil, fiscal, general o documentación que contenga datos confidenciales.

 

Documentos mercantiles

Estos documentos son los libros de contabilidad, la documentación sobre la empresa, correspondencia o cualquier clase de justificantes que hagan referencia al ámbito mercantil. El Código de Comercio establece que todos los documentos mercantiles deben ser conservados durante un periodo de 6 años desde el último asiento realizado en los libros. Sin embargo, en muchas ocasiones se necesita revisar o consultar los registros contables, por lo que es recomendable guardar algunos documentos mercantiles de forma indefinida, como los libros oficiales de contabilidad, las cuentas anuales, los registros contables o los contratos a largo plazo. Por esta razón, resulta conveniente aprovechar los avances tecnológicos con los que contamos hoy en día y realizar una copia de seguridad informática, de forma que contemos con copias digitales que ocupan mucho menos espacio y se pueden conservar fácilmente.

 

Documentos fiscales

 La Ley General Tributaria marca un plazo general de 4 años para todos los documentos que estén relacionados con impuestos o declaraciones, desde la finalización del plazo de presentación. De esta forma Hacienda podrá determinar de deuda tributaria por liquidación o exigir el pago de las mismas. Si se presentan pérdidas o deducciones, el plazo de prescripción es mucho mayor, ya que se extiende hasta los diez años. Por lo tanto, se puede contar hacia atrás cuatro años para decidir que documentación ya puede ser destruida, teniendo en cuenta que si Hacienda ha notificado alguna reclamación o recurso o si la empresa ha realizado alguna de estas demandas, todos los documentos referentes a la misma deben seguir conservándose.

Además, la normativa también establece 4 años de plazo para la conservación de facturas para todas las empresas y profesionales, aunque la normativa de prevención de blanqueo de capitales aumenta el periodo a 10 años. También hay que tener en cuenta que en esta categoría se incluye cualquier clase de documentación equivalente a una factura, aunque no lo sea como tal.

 

Otros documentos

 Desde que entró en vigor el Reglamento General de Protección de Datos, los documentos que contengan datos personales tienen un plazo de destrucción estipulado. Esto quiere decir que todos los papeles que contengan datos personales sobre los clientes, trabajadores o proveedores deben ser eliminados a partir de una determinada fecha.Estos datos deben ser eliminados en cuanto hayan dejado de ser útiles para la finalidad con la que se recogieron. Por lo tanto, solamente deben conservarse mientras que puedan ser necesarios para la presentación de documentos de la empresa ante los organismos competentes. Pasado este plazo, se deben eliminar de forma eficaz.

Para la correcta eliminación de los archivos de un negocio, la mejor opción es contar con una empresa profesional dedicada a la destrucción de documentos confidenciales, ya que la normativa vigente exige ciertos requisitos para la custodia y la eliminación de esta clase de datos. Actualmente también se puede optar por una destructora de documentos, aunque contando con profesionales garantizaremos cumplir con las leyes marcadas para la protección de datos y aseguraremos una destrucción eficaz sin consecuencias posteriores.