Los peligros de almacenar archivos de una empresa

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Los peligros de almacenar archivos de una empresa

Las empresas generamos una ingente cantidad de archivos en el ejercicio de nuestras funciones. Archivos que contienen datos de la propia empresa, archivos que contienen datos de trabajadores, archivos que contienen los datos de los proveedores e incluso archivos que contienen datos de clientes. Por supuesto, y tras recabar de una manera legal el consentimiento de los titulares, podemos almacenar archivos con datos personales en nuestra empresa a través de los mecanismos de almacenamiento que consideremos más adecuados. Pero hay peligros.

Después de todo, tanto los archivos físicos como los archivos digitales están expuestos a interceptación. Si bien la Ley Orgánica de Protección de Datos, transposición a nuestro ordenamiento jurídico del Reglamento General de Protección de Datos europeo, nos obliga a tomar medidas serias para el control del acceso y el tratamiento de esos archivos confidenciales, lo cierto es que nunca somos 100% invulnerables. Y, en ese sentido, conservar archivos puede traernos también graves problemas con la Agencia Española de Protección de Datos.

Sin embargo, la información es poder. Y mientras dicha información sea relevante y tengamos el consentimiento legal para almacenar y tratarla, puede darnos muchas ventajas. Tanto en el funcionamiento de nuestra empresa como a la hora de competir contra el resto de empresas del sector. Además, y como ya hemos explicado en otros artículos, nuestro marco jurídico obliga a las empresas a conservar determinados archivos durante un plazo de tiempo concreto. La pregunta es: ¿cuánto tiempo se deben guardar los datos personales?

 

¿Cuánto tiempo se deben guardar los datos personales?

Lo primero que debemos saber es que los archivos que la ley nos obliga a conservar durante un tiempo pueden ser conservados tanto en formato físico como digital. Eso sí, los archivos almacenados deben ser originales y no una copia del original. Esto es muy importante porque, en caso de que un organismo de la Administración acuda a solicitárnoslo, la copia equivaldrá a la ausencia del archivo. Una condición que puede saldarse con multas por no conservar los archivos originales el tiempo estipulado por la ley. ¿Pero qué tiempo es?

Pues depende de los documentos. En el caso de los documentos mercantiles y de contabilidad, la ley determina que deben ser conservados por un plazo de seis años. Ahí entran facturas, pagarés, comprobantes de pago, libros de contabilidad o libros de registro. En el caso de los documentos laborales deberán conservarse cuatro años. Y, en el caso de los documentos fiscales como declaraciones tributarias, autoliquidaciones, notas fiscales o archivos acreditativos del pago de impuestos, se deberán conservar durante al menos cuatro años también.

 

Destrucción confidencial de los archivos almacenados

Una vez terminado ese plazo podemos deshacernos de los archivos. Lo mismo ocurre con muchos otros archivos sobre los que no pesa ninguna obligación de conservación. Almacenar información está bien, pero hay que ser muy reflexivos en torno a los beneficios que proporciona tener un archivo almacenado y los peligros que tendría que cayera en manos equivocadas. En caso de que el balance salga negativo debemos desprendernos de él. Pero no de una manera convencional, tirándolo a la basura. Es necesario seguir mecanismos profesionales.

Y es que así lo estipula la LOPD. Los archivos de una empresa deben ser sometidos a la destrucción confidencial  para que la información que contiene sea irrecuperable. Eso puede hacerse de manera interna, a través de unas trituradoras profesionales, o de manera externa, contando con los servicios de una empresa especializada como Beck Destrucción Confidencial. Nosotros evaluamos los niveles de seguridad de sus archivos y los sometemos a los procedimientos legales de destrucción. Pon a salvo tu empresa.