05 Dic Modelo de certificado de destrucción de documentos
En uno de nuestros artículos pasados os hablamos acerca del certificado de destrucción de documentos. Ese documento tan valioso donde se especifica que una empresa destructora de documentos ha realizado las labores profesionales de destrucción a una segunda empresa. Como ya apuntamos en aquel otro post, el certificado tiene una importancia tremenda para las organizaciones. Por eso es fundamental contratar únicamente empresas con la capacidad de expedir dichos informes. A continuación, profundizaremos en las razones de dicha importancia.
¿Para qué sirve el certificado de destrucción de documentos?
Como decíamos antes, el certificado de destrucción de documentos tiene un valor testimonial. Expresa de un modo profesional que una empresa determinada ha procedido a la destrucción de sus documentos mediante la intervención de una compañía especializada en dicho proceso. Es decir, confirma que la empresa no ha utilizado medios poco profesionales para deshacerse de todos sus documentos sobrantes. Esto, que podría no parecer de gran trascendencia, es en realidad un factor diferencial. Un certificado de destrucción documental es esencial.
¿La razón? Pues que existen numerosas disposiciones legales que establecen protocolos muy concretos a la hora de destruir documentación empresarial. Por ejemplo, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, mucho más conocida como LOPD. Esta ley establece que una empresa no puede simplemente romper en trozos y tirar a la basura los documentos que no tienen utilidad. Deben destruirse siguiendo unas pautas de confidencialidad, tamaño de las partículas y reciclaje. Procesos que manejan las empresas de destrucción de documentos.
¿Cómo es un certificado de destrucción de documentos?
Vale, ya conocemos para qué sirve el certificado de destrucción de documentos. Es el justificante de que hemos cumplido con las normativas legales en relación a ello. Una manera precisa de evitar sanciones muy importantes por parte de las autoridades defensores de la protección de datos personales. La pregunta es: ¿cómo son estos documentos? ¿Qué elementos contiene un modelo de certificado de destrucción de documentos? Pues todos los elementos informativos acerca del procedimiento que interesan a las autoridades competentes.
Más concretamente, son cuatro los elementos imprescindibles que tienen que aparecer en cualquier certificado. En primer lugar, el día que tuvo lugar la destrucción. Esto es clave para demostrar que se cumplieron los plazos adecuados. Muchos documentos confidenciales que contienen datos personales de terceros expiran en puntos muy concretos. En esos momentos, deben ser destruidos para cumplir con la LOPD. De lo contrario, una auditoría externa podría conllevar una sanción muy cuantiosa que, en los peores casos, supera los 600.000 euros.
Asimismo, y, en segundo lugar, también debe concretar el lugar de la destrucción. En tercer lugar, el certificado de destrucción de documentos tiene que detallar el método empleado en la destrucción. Las máquinas usadas en el procedimiento, la manipulación por parte de los profesionales técnicos, los desplazamientos desde el lugar de la empresa hasta el lugar de destrucción… Y, en cuarto y último lugar, el tamaño final de la partícula. La LOPD establece diferentes tamaños para diferentes tipos de documentos. No sirven medidas generales.
Empresas de destrucción de documentos
La LOPD, adaptación española de la normativa europea RGPD, establece que la destrucción documental también puede realizarse de manera interna. No obstante, estamos ante una ley muy meticulosa con los procedimientos de destrucción documental. Es imprescindible, si vamos a destruir los documentos confidenciales por nosotros mismos, que conozcamos hasta el último detalle. Después de todo, el incumplimiento de la LOPD no es un juego. Debemos conocer el nivel de seguridad de cada documento y el método particular de destrucción que merece.
En ese sentido, resulta mucho más seguro contar con la ayuda de una empresa de destrucción de documentos. Pero no una empresa cualquiera. Una que, además de contar con experiencia y prestigio, sea capaz de emitir un certificado de destrucción. De esta manera, nuestra empresa podrá gozar de la tranquilidad que se merece. Con Beck Destrucción Confidencial, te lo prometemos, la tuya será absoluta.