22 Oct ¿Qué es un documento confidencial?
A lo largo de nuestros artículos hemos hablado largo y tendido sobre la destrucción de documentos de carácter confidencial. De las normativas vigentes en materia de protección de datos que obligaban a destruir muchos de ellos. De la digitalización de los mismos para mejorar la gestión documental. O de las amenazas de seguridad en el entorno electrónico que podían ponerlos en peligro. Sin embargo, aún no habíamos ahondado en profundidad en una de las claves principales de todo esto: ¿qué es realmente un documento confidencial? ¿Qué lo distingue?
A continuación, vamos a estudiarlo. Pero antes de seguir debemos hacer una paradita en la definición que la RAE realiza del concepto de confidencial: “que se hace o se dice en la confianza de que se mantendrá la reserva de lo hecho o lo dicho”. Es decir, que se mantendrá en conocimiento de un reducido número de personas. Comprender esto es muy importante para entender las disposiciones de las normativas vigentes en materia de protección de datos, como la LOPD, en relación a la destrucción de documentos confidenciales. Dicho esto, allá vamos.
Características de un documento confidencial
Para las normativas relativas a la protección de datos personales de las personas, un documento confidencial es aquel que contiene información personal identificativa o identificable de las mismas. Esto incluye tanto nombre como apellidos, pero también el domicilio, la dirección de correo electrónico, el número de documento nacional de identidad, el teléfono móvil, la dirección postal o la dirección IP del ordenador, entre muchos otros. Pero hay más: los datos especialmente protegidos como datos raciales, ideológicos, religiosos, médicos o penales.
En otras palabras: todos los documentos que incluyan estos datos de carácter personales son considerados como documentos confidenciales. Pero también los documentos que contengan información sensible de la empresa y que, en caso de caer en manos equivocadas, podrían suponer un peligro para la supervivencia de la misma. En ese sentido, son documentos confidenciales los documentos de entidades bancarias, como extractos bancarios, comprobantes de ingresos o recibos de cajeros automáticos. También los estados de las cuentas bancarias.
Las nóminas laborales también lo son. Después de todo, incorporan información confidencial personal de todos los trabajadores. Y las declaraciones de impuestos, que tienen un periodo obligatorio de conservación de hasta cinco años. Y el clásico documento burocrático. Este documento es confidencial también. Del mismo modo, lo son también los registros de seguros, los registros médicos y los registros de viajes, materializados en tickets de avión o de tren. También los documentos con planes de negocio, estrategias de marketing o datos financieros.
¿Cómo destruir documentos confidenciales?
Conocer en qué consisten los documentos confidenciales es el primer paso. Porque todos estos documentos son documentos cuya mala gestión podría poner en peligro a la empresa. Por un lado, porque contienen información muy importante y privada de la empresa. Información que no debería caer en manos de la competencia, hackers o medios de comunicación. Son informaciones secretas. Y, por otro lado, porque muchos de ellos contienen datos personales y, por tanto, están sujetas a la normativa de destrucción de documentos confidenciales.
O, dicho de otro modo: la ley obliga a las empresas a destruir estos documentos cuando la finalidad para la que fueron almacenados termina. O cuando los usuarios de los datos personales ejercen algunos de los derechos que la LOPD contempla y que conocemos como derechos ARCO. En esos casos, saber cómo destruir documentos y cumplir con las normativas de protección de datos es fundamental para evitar cuantiosas sanciones LOPD. Y es que no vale con cualquier destrucción. Debe ser profesional y ajustarse a los parámetros legales.
Nuestra empresa cuenta con décadas de experiencia realizando la destrucción confidencial. Ponte en nuestras manos y olvídate de preocupaciones.