06 Mar Normas ISO sobre gestión documental: cómo obtenerlas en 10 pasos
La gestión documental es un componente esencial para el éxito y la eficiencia de cualquier empresa, especialmente en la era digital donde la información se genera a un ritmo sin precedentes. Conocer y aplicar las normas ISO sobre gestión documental no solo asegura la calidad y seguridad de la información, sino que también proporciona un marco de trabajo estandarizado para la gestión eficaz de documentos.
En este artículo, te guiaremos a través de todo lo que necesitas saber sobre las normas ISO en gestión documental, una herramienta clave para todo tipo de empresas.
¿Qué es una normativa ISO?
La Organización Internacional de Normalización (ISO) es una entidad independiente que desarrolla y publica estándares internacionales en diversas áreas, incluyendo la gestión documental. Estas normas ISO proporcionan principios, marcos y requisitos para implementar sistemas de gestión de calidad, seguridad de la información, y eficiencia en los procesos, entre otros.
Al seguir estas normativas, las empresas pueden garantizar que sus prácticas de gestión documental cumplen con estándares reconocidos globalmente, lo que facilita la mejora continua y la conformidad con requisitos legales y de seguridad.
Importancia de las normas ISO sobre gestión documental
Las normas ISO sobre gestión documental son importantes para cualquier organización que desee optimizar su manejo de la información. Estos estándares internacionales brindan un marco sólido y coherente para la gestión eficaz de documentos, destacándose por:
- Estandarización de procesos. Las normas ISO sobre gestión documental proporcionan directrices claras para la organización, almacenamiento, recuperación y disposición de documentos, asegurando procedimientos uniformes y eficientes en toda la empresa.
- Mejora de la accesibilidad y transparencia. Implementar estas normas facilita el acceso rápido y seguro a la información, mejorando la transparencia operativa y la capacidad de respuesta ante solicitudes de información internas y externas.
- Protección de la información. Establecen prácticas de seguridad robustas para proteger los documentos contra pérdida, robo o daño, garantizando la integridad y confidencialidad de la información crítica.
- Interoperabilidad entre sistemas. Promueven la compatibilidad y la fácil integración entre diferentes sistemas de gestión documental, lo que es fundamental para la colaboración eficiente entre organizaciones.
- Cumplimiento normativo y legal. Las normas ISO sobre gestión documental ayudan a las empresas a cumplir con regulaciones sobre privacidad y protección de datos, minimizando riesgos legales y fortaleciendo la confianza de clientes y socios.
- Optimización de la gestión de recursos. Al mejorar la eficiencia en la gestión de documentos, las empresas pueden reducir costes asociados al almacenamiento físico y la gestión de archivos, así como optimizar el tiempo de los empleados.
Principales normas ISO sobre gestión documental
La adopción de las principales normas ISO sobre gestión documental es un paso estratégico crucial para cualquier organización que busque optimizar y estandarizar sus procesos de manejo de información y documentación.
Estas normas ofrecen un marco de trabajo detallado y probado para la creación, gestión, almacenamiento, y disposición de documentos, asegurando la eficiencia, seguridad, y conformidad legal.
A continuación, exploramos más a fondo algunas de las normas ISO más relevantes en el ámbito de la gestión documental:
ISO 15489: gestión de documentos de archivo
La norma ISO 15489 es reconocida globalmente como el estándar de oro para la gestión de registros y documentos de archivo. Proporciona directrices extensas para el manejo efectivo de registros a lo largo de su ciclo de vida, incluyendo la identificación, clasificación, almacenamiento, preservación, y disposición de documentos.
Esta norma enfatiza la necesidad de un control riguroso de los registros para asegurar su autenticidad, fiabilidad, integridad, y accesibilidad a lo largo del tiempo.
Su aplicación es vital para organizaciones que buscan asegurar la transparencia y la rendición de cuentas, facilitando al mismo tiempo la recuperación eficiente de información y la protección contra pérdidas accidentales o intencionadas de documentos importantes.
ISO 30300: sistema de gestión para documentos (SGD)
La serie ISO 30300 establece los fundamentos y la terminología para los sistemas de gestión de documentos, proporcionando un marco estratégico y operacional para la implementación y mejora continua de la gestión documental. Esta norma cubre aspectos cruciales como la definición de políticas, la asignación de responsabilidades, los procedimientos de gestión, y las prácticas de evaluación de desempeño.
Implementar la ISO 30300 ayuda a las organizaciones a alinear sus prácticas de gestión documental con los objetivos generales de la empresa, mejorando la eficiencia operativa y la capacidad de adaptación a cambios legales o de mercado.
ISO 30301: requisitos para un sistema de gestión para documentos
Como complemento a la ISO 30300, la ISO 30301 especifica los requisitos para un sistema de gestión de documentos eficaz. Esta norma se centra en cómo implementar, mantener, y mejorar un SGD, asegurando que la gestión de documentos respalde de manera efectiva la estrategia y operaciones del negocio.
La certificación bajo la ISO 30301 demuestra el compromiso de una organización con la excelencia en la gestión documental, facilitando la confianza entre socios comerciales y clientes, y asegurando el cumplimiento de regulaciones aplicables a la gestión de información.
ISO 27001: seguridad de la información
Aunque la ISO 27001 se centra en la seguridad de la información, su relevancia para la gestión documental es indiscutible. Esta norma establece requisitos para un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI), incluyendo la protección de información confidencial almacenada en documentos.
La ISO 27001 aborda riesgos de seguridad, controles, y procedimientos de gestión, asegurando que los documentos importantes, tanto digitales como en papel, estén protegidos contra accesos no autorizados, alteraciones, o pérdidas.
Su implementación es fundamental para organizaciones que manejan datos sensibles o críticos, ofreciendo un marco para la gestión de la seguridad de la información que complementa directamente las prácticas de gestión documental.
Pasos para obtener e implementar una certificación ISO en gestión documental
La certificación ISO en gestión documental es un reconocimiento prestigioso que valida la conformidad de una organización con las mejores prácticas internacionales en la gestión de documentos. Obtener esta certificación no solo demuestra un compromiso con la calidad y eficiencia, sino que también mejora la gestión de la información, la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo.
A continuación, detallamos los pasos esenciales para lograr la certificación ISO en el ámbito de la gestión documental, enfocándonos en cómo las normas ISO sobre gestión documental pueden estructurar y mejorar estos procesos.
Compromiso de la dirección
El primer paso hacia la certificación ISO en gestión documental comienza con el compromiso inquebrantable de la dirección. Este compromiso se traduce en el respaldo explícito de los líderes de la organización hacia la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos (SGD) conforme a las normas ISO.
La alta dirección debe demostrar su apoyo, no solo verbalmente sino también asignando los recursos necesarios, tanto humanos como financieros, y estableciendo políticas claras que reflejen la importancia de la gestión documental dentro de la estrategia general de la empresa.
Análisis de brechas
El análisis de brechas es un proceso detallado mediante el cual se evalúan las prácticas actuales de gestión documental de la organización en comparación con los requisitos específicos de las normas ISO sobre gestión documental elegidas para la certificación.
Este análisis identifica las áreas de deficiencia o «brechas» donde la organización necesita mejorar para cumplir con los estándares ISO. El resultado del análisis proporciona una base clara para la planificación de acciones correctivas y la asignación de recursos para abordar estas áreas.
Planificación y formación
Basándose en los resultados del análisis de brechas, se desarrolla un plan detallado que establece cómo la organización abordará cada brecha identificada para cumplir con los estándares de las normas ISO sobre gestión documental.
Este plan incluye la formación y sensibilización de todos los empleados implicados en la gestión de documentos. La formación es crucial para asegurar que el personal comprenda la importancia de la gestión documental, conozca los procedimientos y políticas específicas de la norma ISO y esté equipado para implementar cambios en sus prácticas laborales diarias.
Implementación de mejoras
Este paso implica la puesta en práctica de las acciones planificadas para cerrar las brechas identificadas. La implementación de mejoras puede incluir la actualización de tecnologías de gestión documental, la revisión y rediseño de procesos, la creación o actualización de políticas de gestión de documentos, y la mejora de medidas de seguridad y protección de la información.
Durante esta fase, es esencial mantener una comunicación clara y continua para asegurar que todos los cambios sean comprendidos y adoptados por el personal.
Documentación
La documentación es un componente clave en el proceso de certificación ISO, ya que proporciona evidencia de que la organización ha implementado los sistemas y procesos conforme a las normas ISO sobre gestión documental.
Esto incluye la elaboración de manuales de procedimientos, políticas de gestión documental, registros de formación y auditorías internas, y otros documentos que demuestren la conformidad con los requisitos de la norma.
Auditoría interna
Antes de solicitar la certificación ISO, se realiza una auditoría interna para evaluar la eficacia del SGD implementado y asegurar que todos los procesos y procedimientos cumplen con los requisitos de las normas ISO sobre gestión documental.
La auditoría interna identifica cualquier área que requiera mejoras adicionales y valida la preparación de la organización para la auditoría de certificación externa.
Acciones correctivas
Basándose en los hallazgos de la auditoría interna, la organización debe implementar acciones correctivas para abordar cualquier inconformidad o área de mejora identificada. Este paso es crucial para asegurar que todos los aspectos del SGD cumplan plenamente con las normas ISO antes de proceder a la auditoría de certificación externa.
Auditoría de certificación
La auditoría de certificación es realizada por una entidad de certificación acreditada. Durante esta auditoría, un auditor externo evalúa la conformidad del sistema de gestión documental de la organización con los requisitos de la norma ISO aplicable.
La auditoría incluye la revisión de la documentación, entrevistas con el personal, y la observación de los procesos en acción.
Obtención de la certificación
Si la auditoría de certificación concluye satisfactoriamente, la organización recibe la certificación ISO, validando que su sistema de gestión documental cumple con los estándares internacionales de calidad y seguridad establecidos por las normas ISO sobre gestión documental.
Mantenimiento y mejora continua
La certificación ISO no es un fin, sino el comienzo de un compromiso continuo con la mejora. La organización debe mantener y mejorar constantemente su sistema de gestión documental, asegurando que permanezca efectivo y conforme con las normas ISO a lo largo del tiempo. Esto incluye realizar auditorías internas regulares, revisar y actualizar la documentación según sea necesario, y aplicar acciones correctivas y preventivas para abordar cualquier problema identificado.
En conclusión, las normas ISO sobre gestión documental son fundamentales para cualquier organización que aspire a alcanzar la excelencia en la gestión, seguridad y eficiencia de sus documentos e información. La certificación ISO no solo refuerza la credibilidad y confianza entre clientes y socios comerciales, sino que también asegura que la empresa se mantenga al día con las mejores prácticas internacionales y requisitos regulatorios.
Implementar estas normas y obtener la certificación correspondiente es un claro indicativo del compromiso de una empresa con la calidad, seguridad y mejora continua.
Como empresa especializada en gestión y destrucción de documentos confidenciales te recomendamos estudiar la posibilidad de implementar estas normas en tu organización para disfrutar de todas las ventajas que ofrecen.