Tipos de archivos de una empresa

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Tipos de archivos de una empresa

Prácticamente todas las empresas generan una enorme cantidad de documentación durante su funcionamiento. Una documentación que incluye desde documentos constitutivos de la misma hasta documentos fiscales, pasando por documentos contables, documentos laborales y otros muchos tipos de documentos. En ese sentido, contar con un sistema de archivo que permita el almacenamiento, la organización y la recuperación de los documentos es fundamental. En este post vamos a explorar los tipos de archivos de una empresa.

 

Clase de archivo según su organización

Actualmente encontramos tres clases de archivos según su organización. En primer lugar, los archivos de gestión documental centrales. Son aquellos en los que toda la documentación está recogida bajo la responsabilidad de una sola dependencia. Son más vulnerables, pero también poseen sus ventajas como una mayor facilidad de utilización. Eso sí, exigen una organización todavía más meticulosa dado que existe una variedad documental mayor. Normalmente existe personal dedicado especialmente a su gestión.

En segundo lugar encontramos los tipos de archivos de gestión documental descentralizados. La gran diferencia es que en estos los documentos están repartidos a lo largo de los diferentes departamentos, que cuentan con sus propias subdivisiones de archivo. En estos casos es clave la coordinación entre departamentos para que los formatos de almacenamiento y recuperación sean similares entre ellos. Esta estandarización ayuda a que cualquier persona de la empresa sea capaz de recuperar correctamente los documentos de todos los departamentos.

En tercer y último lugar encontramos los tipos de archivo de una empresa descentralizados pero con control central. En este caso existe una unidad de archivo central que diseña e implementa una filosofía archivística que proporcione coherencia entre las distintas subunidades de archivo repartidas por los distintos departamentos. Es una de las variedades más utilizadas puesto que facilita enormemente la gestión documental. También ayuda a tener un control de documentos, dado que todos los departamentos realizan transferencias a la unidad central.

 

Tipo de gestión de archivo

Sin embargo, existen también otros tipos de archivos de una empresa en función de factores de otra índole. Como por ejemplo la edad de los propios documentos. Así encontramos archivos de corte administrativo, archivos de corte histórico y archivos de corte intermedio. O por ejemplo el alcance territorial de la actividad empresarial. Así encontramos archivos locales, archivos nacionales, archivos europeos o archivos internacionales. Son solo algunos factores distintivos. También podemos realizar una distinción en función del tipo de actividad económica.

 

Gestión documental

La gestión documental es importantísima en el funcionamiento de una compañía. Y no solo por cuestiones históricas y publicitarias, tal y como se ha venido enfocado desde hace décadas. En realidad, el gran valor de la gestión documental, que comienzan a entender las empresas, es la propia organización de la empresa. Hoy, más que nunca, tener organizados los documentos y ser capaces de recuperarlos con facilidad es esencial. Especialmente la primera parte. Después de todo, existen muchas normativas vinculadas a los documentos.

Por ejemplo la LOPD. Esta obliga a la destrucción confidencial de los documentos que incluyan datos personales una vez finaliza el tratamiento o el plazo de consentimiento. Tener localizados dichos documentos es imprecinsible para cumplir con esta LOPD y evitar sanciones económicas graves. Y lo mismo ocurre con los documentos fiscales que nuestro marco legislativo obliga a conservar durante plazos de tiempo determinado. Una buena gestión documental contribuye a que las empresas cumplan, en definitiva, con la ley.