13 Jun ¿Cómo destruir de forma segura las facturas que no necesitas?
Pequeñas empresas. Medianas empresas. Grandes empresas. E incluso profesionales autónomos. Todas aquellas entidades que administren datos confidenciales de terceros están obligadas a cumplir con lo establecido en las normativas vigentes. Hablamos, más concretamente, del Reglamento General de Protección de Datos y la norma nacional derivada de esta: la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Normativas que afectan a todos los documentos que contengan datos personales. Todos. Incluidas, por supuesto, las facturas profesionales.
Estos documentos mercantiles, presentes en todos los tipos de negocios, también están sometidos a la obligación de destrucción confidencial. Una manera de garantizar que las informaciones confidenciales de los ciudadanos son utilizadas únicamente durante el periodo de tiempo consentido por los mismos. También, obviamente, una forma de proteger que estas informaciones no caigan en manos equivocadas. Sin embargo, las facturas cuentan con un régimen especial en cuanto a su conservación y destrucción. Te contamos cuánto tiempo se deben guardar las facturas.
Cuánto tiempo se deben guardar las facturas
Las facturas, como algunos otros documentos especiales, son exigibles legalmente. Es decir, pueden reclamarse administrativa o jurídicamente en muchas ocasiones. Por eso la destrucción de facturas que legalmente deben conservarse puede meternos en verdaderos problemas con la ley. Especialmente con Hacienda, que tiene poder para reclamarnos los libros de registro, así como las facturas originales sobre la que sustentan sus datos. Pero entonces, repetimos, ¿cuánto tiempo se deben guardar las facturas para cumplir con las normativas vigentes y no meterse en problemas?
Según El Código de Comercio estatal, “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenadores, durante seis años a partir del último asient realizado en los libros”. Esto engloba, por supuesto, todas las facturas que hayas emitido a terceros y todas las facturas que hayas recibido de terceros. También, en ocasiones concretas, incluso los albaranes con sus facturas correspondientes. Todo esto, además, se aplica a todas las empresas. Tanto a aquellas que se mantienen activas como a aquellas que se encuentran inactivas e incluso disueltas.
Destrucción confidencial con ABDC
Seis años. La pregunta derivada, por tanto, es la siguiente: ¿debo conservar todas mis facturas durante seis años en formato papel? El espacio físico es limitado. Y la respuesta es no. Según la Orden EHA/962/2007, que recoge disposiciones acerca de facturación telemática y conservación electrónica de facturas, “los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquier otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales”. Siempre claro está, que se digitalice mediante un software certificado por la Agencia Tributaria.
En otras palabras: lo que interesa a la administración tributaria es poder acceder, leer claramente y autentificar el contenido de las facturas. Y para ello exige que estas sean digitalizadas de manera profesional antes de pasar a la destrucción de las facturas físicas. Una vez hecho esto, y con la garantía de poder probar que las facturas digitales son auténticas, la destrucción de las copias originales deberá hacerse conforme a los establecido en las normativas de protección de datos. En ese sentido, en ABDC realizamos destrucción confidencial a domicilio que cumple con todos los requisitos.
Porque, debemos recordarlo, no basta con tirar a la basura o romper en unos cuantos trozos las facturas físicas una vez las hemos digitalizado. Para no exponer a tu empresa a denuncias ciudadanas que supongan cuantiosas sanciones económicas, hay que triturarlas en partículas de un tamaño muy reducido que no puede conseguirse salvo con maquinaria profesional. Confía en una empresa con experiencia para la destrucción de tus facturas. Confía en ABCD.