Destrucción de documentos confidenciales en Ayuntamientos

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Destrucción de documentos confidenciales en Ayuntamientos

La Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD), nuestra adaptación nacional del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD), contempla la destrucción de documentos como un requisito obligatorio. Todas las empresas y profesionales autónomos que manejen un fichero de datos personales de terceros deben realizarla. ¿Cuándo? Cuando expiren los periodos de cesión de los datos personales que contienen. Es decir, cuando termine el tiempo de tratamiento consentido por el titular de los datos.

El incumplimiento de esta destrucción documental, regulada por la LOPD, puede desembocar en denuncias tanto de ciudadanos particulares como asociaciones ciudadanas. Las consecuencias no son laxas. En concreto, sanciones que pueden alcanzar hasta los 600.000 euros. Cantidades que podrían hacer peligrar la propia supervivencia de las empresas. No en vano, el RGPD implantado en mayo de 2018, y de obligada adaptación para todos los estados miembros de la Unión Europea, busca proteger al máximo los derechos de los ciudadanos. Internet ha cambiado las reglas del juego.

Multinacionales informáticas como Google, Facebook o Twitter manejan cantidades inimaginables de datos de carácter confidencial de sus usuarios. Son verdaderas potencias mundiales informativas. El Reglamento Europeo de Protección de Datos nació, precisamente, para salvaguardar los derechos de privacidad de los ciudadanos y usuarios ante gigantes como estos. Pero, y esto es muy importante, la normativa de protección de datos afecta a todo tipo de empresas. Gigantes, medianas y pequeñas. También, por supuesto, al Estado, la entidad que mayor cantidad de información ciudadana controla.

Y los ayuntamientos son parte del Estado. Organismos municipales que realizan el tratamiento de muchísimos documentos que contienen información privada de los vecinos. Tampoco ellos están exentos de cumplir con las disposiciones fijadas en la Ley Orgánica de Protección de Datos. De ahí que la destrucción de documentos en los ayuntamientos sea un mecanismo imprescindible para acatar la ley. Por desgracia, periódicos y telediarios han dado cuenta, en los últimos meses, de toda clase de malas prácticas de destrucción documental por parte de algunos ayuntamientos.

 

Destrucción documentos en ayuntamientos para cumplir con el RGPD

El RGPD diseñado conjuntamente por el Parlamento Europeo y el Consejo Europeo obliga a la destrucción de documentos confidenciales, sí. Pero no cualquier clase de destrucción de documentos. No basta, en ningún caso, con tirarlos a la basura despreocupadamente. Ni siquiera, aunque hayan sido rotos en unos cuantos trozos previamente. Para destruirlos de manera adecuada y cumplir con el RGPD es necesario aplicar métodos mucho más profesionales. Como comprar e instalar una trituradora en el ayuntamiento o contratar un servicio externo de destrucción de documentos confidenciales.

¿Y por qué? Pues porque el Reglamento General de Protección de Datos requiere que los ayuntamientos, al igual que cualquier empresa o profesional autónomo, triture los documentos para convertirlos en partículas con unas dimensiones concretas. Dimensiones que, en ningún caso, pueden obtenerse de manera manual. Otra opción es la quema de los documentos. En este caso, y más que nunca, contar con un servicio profesional que evite posibles incidentes es imprescindible. Sea como sea, la destrucción de documentos debe hacerse bajo los parámetros del RGPD.

Por otro lado, y cada vez más, muchos de las informaciones confidenciales de los ciudadanos que administra un ayuntamiento se encuentran en soporte digital. Actas, cartas, circulares, memorandos… Documentos en digital que, una vez transcurrido su plazo de tratamiento, deben ser igualmente destruidos. Y no, no basta con eliminar los archivos del disco duro. Siguen siendo recuperables. La correcta destrucción digital pasa por la destrucción de los discos duros cuando van a ser sustituidos. Solo así podemos garantizar la protección total de los derechos de los titulares.