29 Abr ¿Por qué aumenta la destrucción de documentos confidenciales en época electoral?
La destrucción de documentos es una actividad permanente en la sociedad actual. Las empresas recurren al servicio de empresas especializadas en la materia con el objetivo de proteger la empresa. Se destruyen documentos físicos pero también documentos digitales. No basta con borrarlos de la papelera de reciclaje. Requiere la intervención de las empresas expertas en la materia para que no supongan un peligro para el negocio. Esto mismo se aplica a la destrucción de equipos informáticos. No obstante, durante cualquier campaña electoral se genera una enorme cantidad de documentación. No en vano, el Ministerio del Interior utilizará hasta 375 millones de papeletas para las elecciones presidenciales del 28 de abril. Y también debe ser destruida.
Destrucción de documentos confidenciales en época electoral
Más concretamente, esta actividad post-electoral depende de la aprobación del Consejo General del INE o el órgano superior de Dirección de la autoridad electoral local. Así establece qué tipo de documentos serán triturados después del conteo pertinente. Esos documentos son los votos válidos, los votos nulos, las papeletas sobrantes de la elección correspondiente y todos los documentos empleados durante el conteo. El sellado y el enfajillado de las papeletas también se incluye dentro de estos documentos. De la misma manera, abarca el resto de la documentación electoral utilizada en el proceso electoral y que una vez terminado resulta sobrante. La destrucción de documentos confidenciales es necesaria para preservar la calidad de las elecciones.
Preparación del proceso de destrucción
El proceso de destrucción requiere diferentes pasos coordinados por el Consejo General del INE y los órganos locales. En primer lugar, estos deben contactar a las empresas especializadas en la destrucción de documentos. Además, deben acudir a sus instalaciones para comprobar donde tendrá lugar la destrucción, revisar bajo qué métodos se llevará a cabo. De la misma manera, certifican que se cumplen las medidas de seguridad que requiere un proceso como este. Es muy importante que las empresas encargadas de él ofrezcan un servicio de destrucción de documentos no contaminantes. De esta forma, garantizan que estas acciones postelectorales no repercuten negativamente en el entorno medioambiental.
En segundo lugar, y setenta dos horas antes de que se produzca la preparación de la documentación con el objetivo de su destrucción, el Consejo General del INE y los órganos locales deberán convocar a los consejeros electorales y a los representantes de los diferentes partidos políticos. Bajo un calendario bien definido, serán planificadas las acciones de preparación, traslado y destrucción de toda la documentación electoral. Esto es muy importante para que no haya errores en el proceso. También lo es, y por eso es un elemento imprescindible, la supervisión de toda la actividad trituradora de documentos. Una correcta destrucción documental implica unas elecciones más saludables.
Proceso de destrucción
Una vez tiene lugar la destrucción de documentación electoral, tanto el INE como los órganos locales levantan acta de los siguientes elementos implicados en el proceso: procedimiento de apertura de la bodega electoral, condiciones físicas de los paquetes de documentación, preparación de los mismos, número de cajas con documentación, hora de apertura y cierre de la bodega electoral, hora de salida del vehículo que llevará los paquetes con documentación hasta el espacio de la empresa contratada para la destrucción, hora de llegada al propio espacio, hora e inicio del acto de destrucción en sí mismo y, en última instancia, la firma de los consejeros electorales y representantes de cada uno de los partidos políticos.
Una vez concluido el proceso, la garantía de la destrucción de la documentación electoral supone no solo un paso necesario en la salud de unas elecciones, sino también el cumplimiento de la propia Ley Electoral. La misma recoge las siguientes palabras en relación con este procedimiento: “Se destruirán [las papeletas] en presencia de los concurrentes con excepción de aquellas a las que se hubiera negado validez o que hubieran sido objeto de alguna reclamación, las cuales se unirán al acta y se archivarán con ella, una vez rubricadas por los miembros de la mesa”.