Documento compliance

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Documento compliance

Las empresas se encuentran limitadas por diferentes leyes nacionales y comunitarias. Leyes que protegen los intereses de los consumidores, de los usuarios, de los empleados y del propio Estado. Sin embargo, en la última década hemos visto florecer una cultura interna ética dentro de las empresas privadas. No hablamos de una ética individual, sino de toda una estructura basada en el cumplimiento del marco normativo. Y esto, que resulta esencial para las mismas, es lo que conocemos como compliance. ¿Pero qué es compliance?

¿Qué es compliance?

El compliance, más conocido en nuestra lengua como cumplimiento normativo, es una actitud empresarial marcada por la necesidad de establecer procedimientos que garanticen que todos los componentes de esta empresa cumplen con la normativa vigente. Después de todo, cada uno de los trabajadores que conforman una empresa la representan en determinada manera. Esto implica que una vulneración del marco legal por parte de un trabajador podría afectar a toda la organización. Incluso durante la propia gestión documental.

Al fin y al cabo, la gestión documental se encuentra limitada y afectada por la normativa vigente en materia de protección de datos personales. Los documentos compliance establecen mecanismos para la prevención y la reacción ante determinadas situaciones. Includias situaciones vinculadas a los documentos con datos e informaciones de terceras personas. De esa manera la organización aumenta el grado de cumplimiento con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Un ejemplo. Pero así con todas las normativas.

¿Qué es compliance de una empresa?

Pero no solo normativas legales. Las empresas crean compromisos con todo tipo de agentes externos como son los proveedores o los propios clientes. En ese sentido, los documentos compliance fijan políticas para la acción que permiten a la organización completa cumplir con dichos compromisos. Es, en definitiva, algo así como un código ético de conducta y de proceder que debe respetar tanto la empresa en su conjunto como cada uno de los profesionales que la conforman. Por tanto, son documentos claves para la reputación.

Y la reputación hoy en día lo es todo. En el mundo contemporáneo las marcas venden filosofías y formas de estar en el mundo. No solo productos y servicios. En ese sentido, los documentos compliance son tan claves como los principios de accountability de los que te hablamos en aquel otro artículo. La diferencia es que en este último caso estamos ante principios obligatorios marcados por el Reglamento General de Protección de Datos, mientras que el compliance es una actitud voluntaria de las organizaciones. Aunque fundamental.

Tratamiento documentos compliance

Ahora ya sabes qué es compliance en una empresa. ¿Pero cómo deben elaborarse estos documentos? En general deben seguir cinco conceptos claves. El primero de ellos es la identificación precisa de las amenazas potenciales que encara la empresa. Una vez hayamos identificados estos posibles riesgos entra en escena el concepto número dos: el establecimiento de las medidas necesarias para dichos riesgos afecten a la marca y la perjudiquen. Aquí también entrarían los mecanismos de implementación de dichas medidas.

El tercer concepto clave que debemos incluir en el compliance es la supervisión de las medidas fijadas. Aquí entraría el trazado de las auditorías internas. Esto es esencial para verificar la eficacia de las medidas contra las potenciales amenazas. El cuarto concepto clave gira en torno a los mecanismos de resolución en caso de imcumplimiento de las medidas provistas. Y el quinto y último concepto clave trata sobre la formación de la plantilla. No puede entenderse qué es el compliance corporativo sin la formación de los trabajadores.