Gestión documental

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Gestión documental

Las empresas acumulan una gran cantidad de información que, además, no deja de crecer. La única manera de poder organizarla y tener un control eficiente es desarrollando un sistema de gestión documental. Gracias a este sistema podremos mejor la productividad de la empresa en general. Por esta razón, se trata de una herramienta cada vez más popular e importante en el mundo de los negocios.

Qué es la gestión documental

Se trata de un sistema creado específicamente para almacenar, administrar y controlar los documentos y su gestión. De esta forma, todos los archivos e imágenes quedan localizados de manera digital y todos los empleados pueden acceder y hacer uso de ella de manera cómoda y fácil. Por lo tanto, la gestión documental en empresas son técnicas y practicas que nos permiten organizar toda la información, sea del tipo que sea.

Esto quiere decir que se facilita el acceso a estos documentos a aquellas personas que necesiten hacer uso de los mismo. También se controla el periodo de tiempo que llevan en la empresa para saber cuando es necesaria su eliminación. Por último, se aplican principios de racionalización para que estén clasificados de la manera más optima y rentable para el desarrollo eficiente del trabajo.

Esta claro que este sistema puede ser fundamental en cualquier empresa. De hecho, es una práctica que lleva realizándose prácticamente desde que apareció la escritura. Sin embargo, la posibilidad de almacenar estos documentos de manera digital aumenta las posibilidades de control y organización.  Las ventajas que asegura para el negocio contribuyen a fomentar el éxito del mismo. El medio digital nos permite optimizar recursos y acelerar los ritmos de trabajo. Por esta razón, una gran cantidad de empresas se han sumado a la gestión documental digital.

Ventajas de la gestión documental

Ahora que ya sabes que es gestión documental, podemos hacer un repaso a sus ventajas principales para cualquier clase de negocio. Llevar a cabo este proceso hoy en día implica una digitalización de documentos. Por lo tanto, podremos disponer de copias de seguridad y aprovechar los recursos. Aunque suele ser una labor tediosa, merece la pena en contrapartida con la cantidad de beneficios que ofrece.

Este formato permite ampliar el numero de canales a través de los cuales se accede a la información. Sin embargo, los archivos quedan controlados porque la empresa decide cuales podrán tener acceso o no a los mismos. De esta forma, se centralizan los datos y la búsqueda resulta mucho más directa y eficiente.

Además, este sistema garantiza una custodia documental. Esto quiere decir que los archivos estarán protegidos y guardados de manera segura. Como ya hemos comentad, se pueden almacenar tantas copias de seguridad como necesitemos para garantizar que nuestros archivos están a salvo.  Además, controlaremos perfectamente que archivos deben ser eliminados llegado el momento. Sin embargo, para asegurar una destrucción confidencial de documentos de acuerdo a la normativa y la legalidad, es necesario contar con profesionales.

Por último, la gestión de archivos asegura que el trabajo se realice de una forma más rápida y eficiente. Los procesos de trabajo se pueden controlar de manera automatizada, se controlan las nuevas versiones y quien las ha efectuado y hay un control de cambios. Además, estos sistemas permiten que varias personas consulten la misma información de manera simultánea.

Desventajas de la gestión documental

La gestión documental supone una inversión. Esto quiere decir que será necesario realizar un desembolse económico para implantar el nuevo sistema. Además, también se debe invertir o establecer un sistema de seguridad rigurosos y con un alto nivel de protección. De otra forma, podría producirse una brecha en la seguridad y todos los datos de la empresa y de sus clientes quedarían al descubierto.

La gestión documental y organización de archivos tienen como principal ventaja la seguridad de la información ante un extravío, perdida o destrucción de la original. Sin embargo, para garantizar que realmente están protegidas nuestras copias, debemos resguardarlas en otro lugar. Es decir, en otro edificio y dispositivo. De esta forma, en caso de incendio o catástrofe en alguno de los dos lugares, la otra copia seguiría intacta.