Importancia de la digitalización de documentos

digitalización_de_documentos

Importancia de la digitalización de documentos

Hoy en día, una de las mejores formas de asegurar un ahorro de tiempo y de dinero es garantizar que todos los documentos, o su gran mayoría, se encuentren en formato digital. Sin embargo, en muchas empresas está tarea se pospone continuamente, dando más relevancia a otras labores. La digitalización de archivos permite contar con una base de datos organizada y que pueda ser almacenada de forma práctica. Además, presenta otras muchas ventajas frente a los medios convencionales. Por ejemplo, la facilidad para encontrar los documentos o el acceso a través de diferentes dispositivos. Este es el motivo por el que  es tan importante asegurar que este proceso se realiza en cada negocio. De esta forma, la empresa puede disfrutar de los beneficios que conlleva.

¿Qué es la digitalización de documentos?

 

El proceso por el cual se consigue transformar la documentación física en un formato digital es la digitalización de documentos. Realizando este cambio, también se modificará la gestión de información en la empresa. Tradicionalmente, este procedimiento debía realizarse de forma manual. Esto quiere decir que la propia empresa escaneaba cada uno de sus archivos. Aunque esta técnica se sigue realizando en muchos negocios, actualmente existen otras opciones para que no sea un trabajo tan tedioso.

Hoy en día se pueden encontrar escáneres con alta potencia. De esta forma, se aumenta el número de páginas escaneadas por minuto. Además, hay muchas empresas especializadas en esta clase de gestiones. Por lo tanto, toda empresa debe decidir como prefiere realizar esta labor. Según el negocio,  es conveniente realizar este proceso mediante recursos propios o subcontratando estos servicios. Según la cantidad de documentación, los recursos y el personal del negocio, será preferible una opción u otra.

En cualquier caso, esta transformación es una labor muy beneficiosa para el negocio. Hay que tener en cuenta que digitalizar un documento nos permitirá acceder a una serie de ventajas que no nos aporta el soporte físico. Por este motivo, la mayor parte de las empresas, independientemente de su tamaño, ya cuentan con archivos digitalizados para facilitar su trabajo diario. Además, la destrucción de soportes informáticos asegura una eliminación total de los datos cuando sea necesario.

Ventajas de la digitalización de documentos

 

Las ventajas de este sistema son muchas. Para empezar, se consigue un gran ahorro de espacio. La digitalización permite almacenar una gran cantidad de información sin la necesidad de destinar un sitio físico para ello. Por lo tanto, este espacio puede dedicarse a otros fines. Además, este ahorro en papel, supone una implicación medioambiental. Este hecho da a la empresa una imagen mucho más moderna y comprometida.

También es un elemento que contribuye a mejorar la productividad del negocio. Por una parte, se simplifican los tiempos, ya que la información se puede extraer de forma rápida sin necesidad de buscarla exhaustivamente. Otro factor positivo es que  permite realizar consultas de manera simultanea por todas las personas que lo necesiten. Por si fuera poco, este medio nos ahorra desplazamientos, ya que todo se encuentra en el dispositivo tecnológico que tengamos más cerca.

El sistema digital es más seguro también para conservar los documentos. En este formato corren menos riesgo de ser dañados o extraviados. Sin embargo, este sistema nos obliga a ser cautos. Toda la información debe estar correctamente guardada y deben existir copias de seguridad.

Por último, hay que tener en cuenta que los datos almacenados de forma digital también deben ser controlados. Todos aquellos archivos que contienen información de carácter personal deben ser destruidos de manera eficiente para cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos y el RGPD. Por este motivo, es recomendable contar con los servicios de una empresa profesional especializada en la destrucción confidencial documentos. Solamente los profesionales conocen todos los aspectos legales y garantizan la máxima seguridad para la empresa y todos sus trabajadores, clientes y proveedores.