19 Dic Archivo y conservación de documentos contables
Todas las empresas generan una enorme cantidad de documentación en el ejercicio normal de sus funciones. Y buena parte de dicha documentación pertenece al ámbito de la contabilidad. Estos documentos, tan importantes para las organizaciones, van acumulándose progresivamente a la espera de afrontar las diferentes declaraciones impositivas o a la espera de una inspección contable sorpresa. Sea como sea, esta acumulación puede provocar auténticos quebraderos de cabeza en materia de conservación de documentos contables. Es todo un desafío.
Especialmente cuando tenemos en cuenta las diferentes obligaciones legales que tenemos con respecto a todos estos documentos. Por un lado, obligaciones de conservación. Nuestro ordenamiento jurídico establece que unos documentos concretos deban conservarse necesariamente durante un periodo de tiempo determinado. Ocurre, por ejemplo, con las facturas. Como ya os contamos en uno de nuestros artículos titulados ¿Cuántos años hay que guardar las facturas?, Hacienda obliga a una conservación mínima de cuatro años para cada factura.
Y esto mismo ocurre con muchos otros documentos relacionados con la contabilidad. Al fin y al cabo, son todos estos documentos los que utiliza Hacienda para verificar que la información aportada en las declaraciones de la renta e impositivas son veraces. Y, por otro lado, y volviendo a las diferentes obligaciones legales, encontramos las obligaciones de destrucción confidencial. Unas obligaciones de destrucción de documentos contables que proceden de las diferentes normativas legales en materia de protección de datos personales, como la LOPD.
¿Cuáles son los documentos contables?
Ahora bien, ¿cuáles son los documentos contables? Pues todos aquellos documentos comerciales que sirvan como comprobantes escritos extendidos de una operación realizada en el marco de la actividad mercantil de la empresa. En ese sentido, encontramos una enorme variedad de ellos. Por un lado, divididos en función de quien emite dichos documentos. Así, diferenciamos entre los documentos contables externos, emitidos desde fuera de la empresa, como facturas de compras, y los documentos contables internos, como facturas de ventas.
Por otro lado, también podemos establecer diferencias entre los documentos contables en base a si se produce registro del documento o no. Así, en primer lugar, encontramos los documentos que se registran. Nos referimos a las facturas, las notas de crédito y débito, los tickets, los recibos, los pagarés, los cheques y las notas bancarias. Y, en segundo lugar, los documentos que no se registran. Son las órdenes de compra, las notas de venta, el remito y el resumen de cuenta. Variedad que exige un archivo y conservación de documentos contables de calidad.
Destrucción de documentos contables
Como apuntábamos antes, la destrucción de documentos confidenciales es una obligación para toda empresa. Si bien también es importante desde un punto de vista más egoísta, puesto que evita que los documentos contables caigan en manos equivocadas, poniendo en peligro la empresa, la realidad es que es una imposición de la LOPD. Bajo sus directrices, las organizaciones deben destruir aquellos documentos con datos personales cuyo tiempo de explotación haya expirado. Y, a ser posible, recibir un acta de destrucción de documentos contables.
Gracias a esta acta, entregada por una empresa especializada en destrucción documental como nosotros, puede certificarse ante las autoridades legales la correcta destrucción que exigen. Y eso es fundamental. En ese sentido, es muy importante contratar únicamente empresas capaces de aportar dicha certificación. Es una tranquilidad para cualquier empresa. Mediante dicha acta, confirmamos legalmente haber cedido la responsabilidad en todos los aspectos del proceso de destrucción (como el procedimiento o los plazos de conservación de documentos) a la empresa profesional de destrucción.
Si necesitas una marca con décadas de experiencia y prestigio, en Beck Destrucción Confidencial tenemos todo cuanto necesitas. Somos especialistas en la destrucción confidencial de documentos de todo tipo, incluidos los documentos contables. Contáctanos y deja que nos encarguemos de todo.