04 Nov Documentos mercantiles
Los documentos mercantiles son una de las variantes más importantes de los documentos de una empresa. Lo son porque constituyen una prueba de la actividad operacional de la misma y, por tanto, sirven como justificante de dicha actividad contable ante Hacienda y ante la ley. En este sentido, conviene conocer qué son los documentos mercantiles exactamente, cuáles son los documentos mercantiles exactamente y las responsabilidades legales que tenemos hacia ellos. Todo eso y más a continuación.
La importancia de los documentos mercantiles
En términos oficiales, la definición de documentos mercantiles sería algo así como todo documento que acredita y legitima el ejercicio de las transacciones y la documentación de las operaciones de tipo mercantil. En otras palabras: es la representación numérica y textual de las operaciones económicas y financieras que lleva a cabo una organización. Y dado que esta última está sujeta a deberes fiscales con el Estado, deben ser retenidos estos documentos durante determinado tiempo para cumplir con las obligaciones.
Cuáles son los documentos mercantiles
¿Pero cuáles son los documentos mercantiles? En líneas generales suelen dividirse en dos categorías. Por un lado están los documentos mercantiles negociables. Aquí podemos incluir todos los documentos que se pueden negociar a través de endoso o descuento en una entidad financiera antes de su vencimiento. Y entre los ejemplos encontramos los cheques, los pagarés o las letras de cambio. Por otro lado, encontramos otros documentos conocidos como documentos no negociables, cuyo significado se explica solo.
Y es que, a diferencia de lo que ocurría con los documentos mercantiles negociables, estos no pueden tener acceso a la negociación. Aquí hablamos de documentos como los recibos, las facturas, los vales, las notas de crédito y débido o los albaranes. En otras palabras: todos aquellos documentos que cumplen una función de base documental para los registros en los libros de contabilidad y que tienen valor testimonial jurídico. Con todo esto, vemos la gran importancia de los documentos mercantiles.
Archivos mercantiles
La importancia de los documentos mercantiles nos conduce a una conservación obligada de los mismos. Y esto es así porque Hacienda o los tribunales pueden necesitarlo para estudiar ciertas situaciones relativas a nuestra organización. En concreto, y según el artículo 30 del Código de Comercio, los empresarios deberán conservar los libros de contabilidad, la correspondencia, la documentación y los justificantes relacionados y vinculados a su negocio durante un mínimo de seis años desde el último asiento.
Una responsabilidad que no desaparece con la jubilación o con el fallecimiento del empresario. En su lugar, los siguientes administradores de la organización deberán mantener conservados los documentos durante el tiempo que reste hasta cumplir esos seis años desde el último asiento. Incluso en caso de que la sociedad desaparezca, los liquidadores deberán cumplir con esta norma del Código de Comercio. Ahora ya conoces la naturaleza y la relevancia de los documentos mercantiles. Pero queda una duda.
Cómo son los documentos mercantiles
¿Cómo son los documentos mercantiles en relación a la destrucción segura de documentos? Pues una vez se han cumplidos esos seis años de obligada conservación, estos documentos deben someterse a una misma destrucción profesional. Y esto es así por cuestiones de la protección de datos de terceras personas físicas o jurídicas, pero también para proteger la confidencialidad de la propia compañía. Si necesitas un servicio de carácter profesional, en Beck Destrucción Confidencial podemos ayudarte.