La importancia de la eliminación certificada de archivos para proteger tu información

15 Oct La importancia de la eliminación certificada de archivos para proteger tu información

En un entorno donde la información se ha convertido en uno de los activos más valiosos, garantizar su destrucción segura es fundamental. La eliminación certificada de archivos es el proceso mediante el cual se asegura que los documentos y soportes digitales que contienen información confidencial sean destruidos de forma irreversible, cumpliendo con la normativa vigente y con plena trazabilidad.

Cada día, miles de empresas y particulares manejan información sensible: contratos, datos personales, informes médicos o financieros. Si estos documentos no se destruyen correctamente, pueden caer en manos equivocadas y generar graves consecuencias legales o reputacionales. En este artículo, te explicamos en profundidad por qué la eliminación certificada de archivos es esencial y cómo implementarla adecuadamente.

¿Qué es la eliminación certificada de archivos?

La eliminación certificada de archivos consiste en la destrucción segura de documentos, ya sean físicos o digitales, mediante métodos que garanticen la imposibilidad de su recuperación. Este proceso se acredita mediante un certificado oficial emitido por la empresa encargada, lo que brinda seguridad y cumplimiento legal al cliente.

Tipos de archivos que deben eliminarse de forma certificada

No todos los documentos requieren la misma protección, pero existen categorías que deben gestionarse con especial cuidado. Entre ellas encontramos:

• Documentos con datos personales. Contratos, nóminas, copias de DNI o historiales médicos.

• Información financiera. Facturas, extractos bancarios y balances contables.

• Datos empresariales. Estrategias, patentes, informes internos y correspondencia confidencial.

• Soportes digitales. Discos duros, USB, CDs o copias de seguridad.

Cada uno de estos elementos requiere un método de eliminación certificada de archivos adaptado a su formato y nivel de confidencialidad.

Beneficios de la eliminación certificada de archivos

Implementar un servicio profesional de eliminación certificada de archivos aporta ventajas que van mucho más allá de la simple destrucción de documentos. A continuación te mostramos los principales beneficios.

Cumplimiento normativo

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD) exigen que la información personal sea tratada y eliminada de forma segura. La eliminación certificada de archivos garantiza el cumplimiento de estas normativas, evitando sanciones y asegurando la correcta gestión documental.

Seguridad y confidencialidad

Los servicios certificados aplican protocolos de seguridad que impiden el acceso no autorizado a la información durante todo el proceso. Desde la recogida hasta la destrucción final, la trazabilidad está completamente garantizada.

Responsabilidad medioambiental

La destrucción certificada no solo protege tus datos, sino también el medio ambiente. Los materiales resultantes se reciclan, fomentando una economía circular sostenible.

Ahorro de tiempo y recursos

Delegar la eliminación certificada de archivos en una empresa especializada como ABDC permite que tú y tu equipo os centréis en tareas productivas, mientras los profesionales se encargan de todo el proceso.

El proceso de eliminación certificada de archivos

La eliminación segura no se trata de un simple triturado. Se sigue un protocolo preciso para asegurar que ningún documento pueda ser recuperado.

Recogida segura

El servicio comienza con la recogida del material en contenedores cerrados, que garantizan la confidencialidad desde el origen. Los vehículos están geolocalizados para asegurar la trazabilidad.

Destrucción controlada

Una vez en las instalaciones, los archivos se destruyen mediante maquinaria homologada que garantiza un nivel de destrucción irreversible, cumpliendo la norma UNE-EN 15713.

Emisión del certificado de destrucción

El proceso concluye con la emisión del certificado de eliminación certificada de archivos, documento que acredita la destrucción completa y legal de la información.

Normativa sobre la eliminación certificada de archivos

La normativa europea y española es muy estricta en cuanto a la gestión de datos personales. Cualquier empresa o profesional que maneje este tipo de información debe cumplir con las siguientes regulaciones:

• RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). Exige la destrucción segura de datos personales una vez dejan de ser necesarios.

• LOPDGDD. Complementa al RGPD en el ámbito nacional.

• UNE-EN 15713. Establece los requisitos para la destrucción segura de material confidencial.

Cumplir estas normas no solo evita sanciones, sino que refuerza la reputación y la confianza de los clientes.

Cómo elegir una empresa de eliminación certificada de archivos

Seleccionar un proveedor de confianza es clave. Estos son algunos aspectos que debes considerar:

• Certificaciones oficiales. Asegúrate de que la empresa emita un certificado de destrucción válido.

• Trazabilidad del proceso. La empresa debe garantizar control total desde la recogida hasta la destrucción.

• Compromiso medioambiental. Verifica que los residuos se reciclen adecuadamente.

• Experiencia y reputación. Consulta opiniones y referencias de clientes anteriores.

Eliminación certificada de archivos digitales

Con la digitalización, no solo los documentos en papel deben eliminarse correctamente. Los soportes electrónicos también requieren procedimientos especializados.

Destrucción de discos duros y dispositivos

Los discos duros, memorias USB o CDs pueden contener información recuperable incluso después del borrado convencional. Por ello, la eliminación certificada de archivos digitales emplea técnicas de desmagnetización o trituración física de los dispositivos.

Borrado seguro de datos

Para los sistemas informáticos, se aplican métodos de sobreescritura y borrado seguro, que garantizan que los datos no puedan ser restaurados mediante software especializado.

Impacto ambiental de la eliminación certificada de archivos

Además de proteger la privacidad, este proceso contribuye a la sostenibilidad. Los materiales destruidos, principalmente papel y plásticos, se envían a plantas de reciclaje autorizadas.

Gracias a esta práctica, la eliminación certificada de archivos ayuda a reducir la huella de carbono y fomenta una gestión documental responsable.

la eliminación certificada de archivos como garantía de seguridad

Como has visto, la eliminación certificada de archivos es mucho más que un procedimiento técnico; es una garantía de seguridad, cumplimiento y confianza. Al implementar este servicio, proteges tu información, cumples la normativa y contribuyes a un entorno más sostenible.

En nuestra empresa de destrucción confidencial, somos especialistas en la eliminación certificada de archivos físicos y digitales. Contamos con la tecnología, la certificación y la experiencia necesarias para ofrecerte un servicio profesional, rápido y seguro. Si buscas una solución integral para proteger tus datos, te invitamos a conocer más sobre nuestros servicios