01 Jun Encargado de tratamiento de datos
La protección de datos de carácter personal se ha convertido en una prioridad para las organizaciones y sus directivos. Especialmente desde que entraran en vigor las normativas vigentes: el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea y la Ley Orgánica de Protección de datos española. Pero existe cierta confusión en torno a la figura del encargado de tratamiento de datos, a menudo confundida con esa otra figura del responsable del tratamiento de los datos personales. Lo analizamos.
Encargado tratamiento datos
Tal y como establece la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), la máxima autoridad nacional en cuanto al cumplimiento de las normativas vigentes en materia de protección de datos personales se refiere, «el encargado del tratamiento es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otros organismos que presta un servicio al responsable y que conlleva el tratamiento de datos personales por cuenta de este». En otras palabras: el encargado del tratamiento de datos realiza el tratamiento en nombre de otro.
En concreto, el encargado del tratamiento de los datos personales de terceros deberá realizar el proceso de la manera establecida por el responsable de los mismos. En líneas generales, dicho proceso incluye todas las acciones propias del tratamiento de datos, lo que abarca desde la recogida, el registro, la organización, la estructuración o la conservación a la modificación, transmisión, difusión, limitación, supresión, destrucción, portabilidad o habilitación para consulta, entre muchas otras más. Todas ellas fundamentales.
Diferencia entre responsable y encargado del tratamiento de datos
Dilucidar la diferencia entre el responsable y el encargado del tratamiento de datos puede ser difícil a veces debido a la autoridad con la que opera este último. Sin embargo, debemos tener en cuenta que este no puede, bajo ningún concepto, decidir acerca de la finalidad y los usos de los datos que trata. Esa es una tarea que corresponde exclusivamente al responsable de los datos personales. En este sentido, el encargado solo implementa acciones que le permitan cumplir con lo estipulado por el responsable.
Además, es muy importante ser conscientes de que, a pesar de la contratación de un encargado por parte de un responsable de tratamiento de datos, este continúa siendo el responsable del correcto tratamiento. Y por eso precisamente debe seleccionar con mucho cuidado y atención al encargado en el que confía. Después de todo, la normativa vigente contempla la obligación de escoger y supervisar adecuadamente al encargado de los datos. Los actos del encargado de tratamiento de datos personales afectan al responsable.
Encargado de tratamiento de datos personales
En este sentido, es fundamental también la elaboración de un contrato de servicio estricto donde aparezcan reflejadas todas las cuestiones importantes del tratamiento. Como mínimo, un contrato para un encargado del tratamiento de datos deberá contener la finalidad del tratamiento y la duración del mismo, así como el tipo de datos personales y categorías que interesan, las obligaciones y derechos del responsable. Además, es esencial que contemple el deber de confidencialidad y las medidas de seguridad.
Pero no solo eso. Los acuerdos entre el responsable del tratamiento de datos y el encargado del tratamiento de los datos deberá reflejar también los derechos de los interesados, la colaboración en el cumplimiento de las obligaciones del responsable y la colaboración con el responsable para demostrar el cumplimiento de lo establecido en todo el acuerdo. Todo ello destinado a que el encargado del tratamiento de datos realice el mismo de la manera conveniente para el responsable. Hay muchísimo en juego.