Todo sobre expurgar documentos

Las organizaciones producen una cantidad enorme de documentación a lo largo del tiempo. Buena parte de la misma tiene que ver con cuestiones administrativas, laborales, contables, fiscales o legales, pero también media mucha documentación informativa que puede tener gran valor para la empresa. Sin embargo, para el aprovechamiento de esta información es necesario realizar un expurgo de documentos. De lo contrario, es verdaderamente complicado dar con ella.

En qué consiste el expurgo de documentos

El expurgo de archivos es un procedimiento mediante el cual se seleccionan y elimina aquellos documentos que han perdido su valor funcional e histórico. En ese sentido, es un proceso destinado a aliviar la carga que tiene una empresa en sentido documental. Esto tiene efectos muy positivos en la misma.

Por tanto, la expurgación de archivos no es una mera actividad física. Es, ante todo, una actividad estratégica que requiere una mirada experta para ser llevada a cabo adecuadamente. Especialistas que identifiquen los documentos y sepan determinar su valor. ¿Pero en qué se diferencia de la eliminación?

Diferencia entre destruir y expurgar

La eliminación es un procedimiento físico. Coges un documento físico y lo tiras a la papelera. O coges uno de tipo digital y lo envías a la papelera de reciclaje. Es un acto directo. Sin más. Por el contrario, el expurgo está supeditado a unas motivaciones: se determinan unos documentos a conservar y unos documentos a tirar en función de la naturaleza de los mismos y de las necesidades de la empresa.

Importancia de la expurgación de documentos

La importancia de la expurgación de documentos en las organizaciones es enorme. En primer lugar, porque el espacio es limitado. Especialmente cuando hablamos del espacio físico. No puedes almacenar archivos sin parar hasta que en la oficina no quepa un alfiler. No tiene sentido alguno.

En segundo lugar, porque permite que la recuperación de la información útil sea bastante más eficiente. Tal y como podrás imaginar, es más difícil encontrar un documento cuando se encuentra rodeado de cientos y cientos de documentos sin valor. Se trata de eliminar las ramas muertas.

Qué tener en cuenta al expurgar documentos

Por último, hay otra ventaja de suprimir documentos estratégicamente que debes tener en cuenta y se trata del cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, cuya transposición a nuestro marco jurídico tiene lugar a través de la Ley Orgánica de Protección de Datos. Y es que estas normas determinan que los responsables de los datos personales de terceros deberán deshacerse adecuadamente y según ciertos requisitos de los documentos que los contienen cuando expire el plazo de autorización.

Necesidades

¿Cómo expurgar documentos? Lo primero que debemos realizar es un análisis de las necesidades. ¿Hay falta de espacio en la empresa? ¿Mala accesibilidad a la información? Una vez tengamos esto claro, podremos ser mucho más precisos a la hora de conservar o suprimir documentos. Además también hay que considerar los medios técnicos de expurgo a disposición.

Viabilidad

Evaluar la viabilidad de los documentos implica evaluar qué espacio y condiciones median para determinar si es viable seguir manteniéndolos. O si lo será en el futuro. Esto permite tomar decisiones de un modo más fundamentado y coherente. En ese sentido el análisis de viabilidad comprende el estudio de los documentos y el estudio de las posibilidades de almacenamiento.

Criterios

Por último, deben tenerse en cuenta innumerables criterios adicionales, cuya importancia depende de cada organización concreta: la antigüedad, la duplicidad, la redundancia, el uso, la disponibilidad, la propiedad, la calidad o la actualización. Como ves, es un procedimiento complejo que debe realizarse con criterios para no terminar eliminando archivos que son relevantes.