El expurgo de documentos administrativos

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El expurgo de documentos administrativos

Las empresas acostumbran a generar una cantidad inmensa de documentos en el ejercicio de sus funciones. Las facturas, los albaranes, los contratos laborales y muchísimos otros textos que resultan imprescindibles para que funcionen correctamente. El problema es que se acumulan. Se acumulan y acumulan hasta convertir en una tarea muy complicada la correcta gestión documental. En otras palabras: los documentos descansan apilados sin un orden concreto, sin una clasificación tipológica, sin una jerarquía de utilidad. Y eso es un gran problema.

En primer lugar, por cuestiones meramente prácticas. Cuanto más organizados estén los documentos, más fácil será su recuperación y utilización cuando sean necesarios. Y, en segundo lugar, por aspectos técnicos. Al fin y al cabo, y como ya hemos hablado aquí en muchos otros artículos, existen obligaciones que todas las empresas del país deben cumplir en relación a la gestión documental. Como la destrucción de documentos que contengan los datos personales de terceros. En esos casos, el expurgo de documentos se vuelve imprescindible.

 

Gestión documental

Una correcta gestión documental abarca muchísimas características. En primer lugar, y esto es más importante que cualquier otra, implica comprender la naturaleza y ciclo de vida de cada documento. Solo de esta manera es posible determinar cuándo hay que destruirlo para cumplir con las normativas vigentes de protección de datos y evitar sanciones de la nueva LOPD que podrían comprometer seriamente la empresa. En estos casos, lo más inteligente es contratar a una empresa de destrucción de documentos para que realice este procedimiento.

Pero, además, conocer la naturaleza de cada documento nos permite también conocer qué documentos tenemos que conservar por ley. Porque sí, en ocasiones es obligatorio conservar los documentos de la empresa por un periodo determinado. Lo máximo son seis años. No hacerlo podría suponer, nuevamente, cuantiosas multas por parte de Hacienda, que puede demandar esos documentos para verificar que las distintas declaraciones fiscales son correctas. En definitiva, tener claro qué documentos tienes en tu empresa es fundamental para la misma.

En segundo lugar, otra característica de una correcta gestión documental es disponer de las instalaciones aptas para la conservación de los documentos. Eso implica seguridad, temperatura, humedad y muchos otros factores que pudiese poner en peligro los documentos. En tercer lugar, otra característica es respetar al máximo tanto la confidencialidad como la disponibilidad de los documentos. En cuarto lugar, aplicar restricciones de acceso a los documentos por niveles. Y, en quinto lugar, implementar medidas de seguridad para evitar hackeos.

 

Expurgo de documentos

Pero el expurgo de documentos administrativos también es otra de esas características elementales. Una vez hemos analizado y comprendido la naturaleza de los documentos que pueblan nuestra empresa, llega el instante de determinar cuáles podrían estar ocupando espacio innecesariamente. Espacio tanto físico como digital, cada vez más utilizado en la gestión documental empresarial. Después de todo, una documentación repleta de textos que ya no tienen utilidad no es una documentación óptima. El expurgo de documentos es más que necesario.

Una vez hemos realizado este expurgo y hemos delimitado qué documentos debemos conservar –ya sea porque resultan útiles para el funcionamiento de la empresa o porque la ley obliga a su conservación durante un tiempo-, llegará el momento de la destrucción documental. El expurgo de documentos y la destrucción de documentos son dos acciones hermanadas. De nada nos sirve definir qué documentos nos sobran o debemos destruir según la normativa LOPD si luego no realizamos su destrucción. O si la realizamos en malas condiciones.

 

Empresas de destrucción de documentos

En este sentido, seleccionar una buena empresa de destrucción de documentos marca una enorme diferencia en cuanto a la relación de la empresa con las normativas de protección de datos. Debemos recordar que la LOPD no contempla destrucciones caseras como romper los documentos con las manos y tirarlos a la basura. Es necesario utilizar trituradoras profesionales de papel. No confiéis en una empresa que no pueda proporcionaros un acta de destrucción de documentos. Es la llave de tu tranquilidad.