28 Jun Metadatos de un documento
Los metadatos de un documento son información adicional que se agrega a un archivo o documento para ayudar a describir, categorizar y gestionar el contenido. Los tipos de metadatos en documentos más comunes son los campos, las plantillas, los enlaces, las versiones, las etiquetas y las firmas digitales. Los metadatos de un documento están regulados por el ISO 23081.
Qué son los metadatos de un documento electrónico
Los metadatos de un documento son información adicional que se almacena en el archivo y que describe sus características, contenido y contexto. Los metadatos pueden incluir información como el autor del documento, la fecha de creación, la fecha de modificación, el tamaño del archivo, el tipo de archivo, las etiquetas, las palabras clave, entre otros.
Tipos de metadatos en documentos
Los tipos de metadatos de un documento más comunes son:
Campos
Los campos son áreas específicas en un documento donde se puede ingresar información. Los metadatos de campo pueden incluir el título del documento, el autor, la fecha de creación, el número de versión, el nombre del departamento y cualquier otra información relevante para el documento. Los campos también pueden ser útiles para automatizar procesos, como la creación de índices o la generación de informes.
Plantillas
Las plantillas son un conjunto predefinido de campos que se pueden utilizar para crear documentos similares. Los metadatos de plantilla pueden incluir el nombre de la plantilla, la descripción, los campos incluidos y cualquier otra información relevante. Las plantillas pueden ser útiles para estandarizar la información que se incluye en los documentos y para facilitar la creación de nuevos documentos.
Enlaces
Los enlaces son metadatos que se utilizan para vincular documentos relacionados entre sí. Los enlaces pueden ser útiles para organizar los documentos y para proporcionar información adicional. Por ejemplo, si un documento hace referencia a otro documento, se puede utilizar un enlace para vincular los dos documentos para que sean fácilmente accesibles.
Versiones
Las versiones son metadatos que se utilizan para controlar las diferentes versiones de un documento. Los metadatos de versión pueden incluir el número de versión, la fecha de creación, el autor de la versión y cualquier otra información relevante. Las versiones pueden ser útiles para realizar un seguimiento de las revisiones del documento y para asegurarse de que se estén utilizando las versiones más recientes.
Etiquetas
Las etiquetas son metadatos que se utilizan para categorizar el contenido de un documento. Las etiquetas pueden ser útiles para organizar y buscar documentos. Las etiquetas pueden incluir palabras clave, categorías o cualquier otra información relevante.
Firmas digitales
Las firmas digitales son metadatos que se utilizan para verificar la autenticidad y la integridad de un documento. Las firmas digitales se utilizan comúnmente para validar documentos importantes, como contratos o transacciones financieras. Las firmas digitales pueden incluir información sobre el firmante, la fecha y hora de la firma, y cualquier otra información relevante.
Ejemplo de metadatos de un archivo electrónico
Un ejemplo metadatos documento electrónico te puede ser útil para entender más en profundidad qué son los metadatos de un documento.
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- Título del documento: «Informe de ventas trimestrales»
- Autor: John Doe
- Fecha de creación: 01/04/2022
- Fecha de última modificación: 05/04/2022
- Número de versión: 1.0
- Departamento: Ventas
- Descripción: Informe que detalla las ventas trimestrales de la empresa
- Palabras clave: ventas, trimestre, informe, empresa
- Enlaces: Ninguno
- Plantilla utilizada: Plantilla de informe de ventas trimestrales
- Firmas digitales: Ninguna
Estos metadatos proporcionan información valiosa sobre el documento, como el título, autor, fecha de creación y fecha de última modificación. También indican el número de versión del documento y el departamento al que pertenece. Las palabras clave y la descripción pueden ser útiles para buscar y encontrar el documento fácilmente. Además, se indica la plantilla utilizada para crear el documento, lo que ayuda a estandarizar el contenido. Finalmente, la falta de firmas digitales indica que el documento aún no ha sido validado por un firmante autorizado.
Este tipo de datos ayuda a digitalizar documentos en empresas, facilitando el almacenamiento y gestión de información.
Qué regula la norma ISO 23081: metadatos para la gestión de documentos
El iso 23081 metadatos para la gestión de documentos es la normativa que se encarga de regular este tipo de datos.
Creación, gestión y uso
La norma ISO 23081 establece requisitos para la creación, gestión y uso de metadatos en la gestión de documentos. Estos requisitos incluyen:
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- Identificación de los metadatos necesarios: La norma establece que se deben identificar los metadatos necesarios para la gestión de los documentos. Esto implica que se deben definir los metadatos requeridos para la identificación, descripción, autenticación, acceso, preservación y uso de los documentos.
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- Estándares de metadatos: La norma ISO 23081 establece que se deben utilizar estándares de metadatos para garantizar que los metadatos sean consistentes y compatibles con otros sistemas de gestión de documentos. Los estándares de metadatos pueden incluir vocabularios controlados, esquemas de metadatos y ontologías.
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- Proceso de creación de metadatos: La norma establece que se debe establecer un proceso para la creación de metadatos, que incluya la definición de roles y responsabilidades, la formación de usuarios, la validación de metadatos y la revisión periódica de los metadatos.
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- Gestión de metadatos: La norma ISO 23081 establece que se debe establecer un proceso para la gestión de metadatos, que incluya la actualización y mantenimiento de los metadatos, la gestión de versiones y la eliminación de metadatos obsoletos.
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- Uso de metadatos: La norma establece que los metadatos deben utilizarse para la gestión de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. Esto implica que los metadatos deben ser utilizados para la identificación, descripción, autenticación, acceso, preservación y uso de los documentos.
Principios reguladores
La norma ISO 23081 establece una serie de principios reguladores que deben seguirse en la gestión de los metadatos para la gestión de documentos. Estos principios incluyen:
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- Interoperabilidad: Los metadatos deben ser interoperables con otros sistemas y estándares de gestión de documentos para garantizar la compatibilidad y el intercambio de información.
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- Consistencia: Los metadatos deben ser consistentes y precisos para garantizar su utilidad y fiabilidad.
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- Accesibilidad: Los metadatos deben ser accesibles a los usuarios autorizados para garantizar su utilidad y relevancia.
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- Protección: Los metadatos deben ser protegidos contra el acceso no autorizado y la alteración para garantizar su integridad y seguridad.
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- Transparencia: Los metadatos deben ser transparentes en cuanto a su origen, significado y uso para garantizar su comprensión y confianza.
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- Relevancia: Los metadatos deben ser relevantes para la gestión de los documentos y no deben incluir información innecesaria o redundante.
Esquema de metadatos para la gestión de archivos
El esquema de metadatos para la gestión del documento electrónico incluye:
Datos obligatorios
Los datos obligatorios son aquellos que deben incluirse en el esquema de metadatos para garantizar una descripción completa y precisa de los documentos. Algunos ejemplos de datos obligatorios pueden incluir:
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- Identificación: un número o código único que identifica el documento.
- Título: el nombre del documento.
- Fecha de creación: la fecha en que se creó el documento.
- Autor: el nombre del autor o creador del documento.
- Tipo de documento: el tipo de documento, por ejemplo, informe, contrato, correo electrónico, etc.
Información adicional
Se refiere a datos que no están directamente relacionados con el contenido del archivo, pero que son importantes para su gestión, como el nombre del autor, la fecha de creación, la ubicación física del archivo, entre otros.
Organización y tratamiento
Es la forma en que se organiza y se trata la información dentro del archivo. Esto puede incluir la estructura de carpetas y subcarpetas, el uso de palabras clave o etiquetas para clasificar los archivos, la aplicación de políticas de retención de documentos, entre otros.
Cómo ver los metadatos de un documento
Para ver metadatos de un archivo puedes consultar las propiedades del documento y ver la pestaña de detalles.
1. Propiedades del documento
Haz clic derecho en el archivo del que deseas ver los metadatos y selecciona «Propiedades» en el menú desplegable que aparece.
2. Pestaña detalles
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- Se abrirá una ventana con las propiedades del archivo. Busca y haz clic en la pestaña «Detalles».
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- En la pestaña de detalles, podrás ver la información del archivo, como el nombre del autor, la fecha de creación, la fecha de modificación, el tipo de archivo, el tamaño del archivo, entre otros.
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- Si deseas ver más detalles sobre algún elemento específico de la lista, haz clic en el elemento y se desplegará una descripción más detallada.
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Herramientas para ver los metadatos de un archivo
Las herramientas que puedes utilizar para ver metadatos de un archivo son:
Metapicz
Es una herramienta en línea que permite ver los metadatos de imágenes en formato JPEG, PNG y GIF. Solo tienes que cargar la imagen en la plataforma y te mostrará los datos de la imagen, como la cámara utilizada, la fecha de creación, la ubicación geográfica, entre otros.
Get Metadata
Es una aplicación de software libre para Windows que permite ver los metadatos de varios tipos de archivos, incluyendo imágenes, documentos de Word, PDF, archivos de audio y video, entre otros. Esta herramienta es muy útil si necesitas verificar los metadatos de varios archivos al mismo tiempo.
Lo que sacamos en claro de esta información es la facilidad para gestionar los archivos digitalizados. De esta forma se podrán manejar de manera más sencilla, sobre todo si se requiere realizar una destrucción confidencial de documentos.