15 Sep Cómo digitalizar documentos
La digitalización es el proceso mediante el cual se transforman documentos de papel en documentos digitales. Pero no de cualquier mod sino con una estructura estandarizada de campos de indexación que permitirá la posterior recuperación efectiva de los mismos. En este nuevo artículo de nuestro blog vamos a ver cuáles son sus ventajas, sus diferencias con el escaneado y sus métodos.
Ventajas de la digitalización de documentos administrativos
Entre las ventajas de la digitalización están el ahorro del espacio físico, el aumento de la protección de los datos, la mejora de la gestión de los datos, la optimización de la recuperación de los datos y el acceso a los mismos desde diferentes puntos. En general, digitalizar da a las organizaciones una mayor eficiencia. Los datos son el presente y el futuro. Tenerlos digitalizados permite usarlos mucho mejor.
Diferencia entre digitalizar y escanear
La gran diferencia entre digitalizar y escanear está en la indexación. La digitalización da lugar a documentos que contienen estructuras estandarizadas de campos de indexación, mientras que el escaneo da lugar a documentos que solo se dientifican mediante el nombre. Es el mismo resultado para el uso y el disfrute del contenido del documento, pero no para su clasificación y su recuperación. Por eso suelen ser más recomendables los procedimientos de digitalización.
Métodos para la digitalización de archivos
La digitalización emplea las tecnologías computacionales para capturar y almacenar imágenes en el universo digital. En este sentido, se requiere siempre de alguna de estas tecnologías avanzadas para digitalizar documentos. Puede ser un escáner. Puede ser la cámara de un smartphone. O puede ser la cámara de una tablet. En todos los casos, la información digitalizada queda guardada en los discos duros de los dispositivos y, a partir de ahí, puede moverse de ubicación, multiplicarse y compartirse libremente.
Digitalizar un PDF
Adobe Crobat es una de las herramientas más populares para la digitalización de documentos administrativos o de cualquier otro tipo. Y su funcionamiento es muy sencillo. En primer lugar, hay que seleccionar la funcionalidad Herramientas. A continuación, debes clicar en Crear PDF y después en Escáner. Una vez hecho esto, debes pasar por [configuración de documento predefinida] y finalmente pulsar en la opción Digitalización. Adobe Crobat se comunicará con tu impresora para ejecutar la tarea.
A través de páginas web
Otra alternativa para digitalizar documentos es acudir a las páginas web especializadas en esta operación, todas las cuales utilizan una tecnología conocida como tecnología OCR. Entre las más destacadas encontramos Free Online OCR, Free OCR, i20CR, ABBYY FineReader Online y NewOCR. Estos páginas convierten documentos en documentos editables gracias al reconocimiento de caracteres. Y la mayoría de ellas aceptan una gran variedad de formatos como GIF, BMP, JPEG, TIFF o PNG. Son todas gratuitas, aunque algunas tienen versiones premiums que extienden las funcionalidades.
Usando la cámara del móvil
Digitalizar documentos online es una posibilidad gracias a todas esas páginas, pero también puedes descargarte una aplicación para una digitalización offline desde tu propio móvil. La más popular de todas ellas es CamScanner, con la que podrás digitalizar tantas imágenes como desees. Aunque no es la única. Otras alternativas que puedes instalarte son Google Drive, SwiftScan, Genius Scan, Adobe Scan o la sencilla Tiny Scanner. Gracias a interfaces de gran usabilidad, estas apps no tienen mucha pérdida. ¡Esperamos haberte ayudado!