Tipos de documentos administrativos

Como su propio nombre indica, los documentos administrativos son aquellos documentos que nacen como consecuencia de la actividad administrativa que realizan los organismos públicos. Eso engloba al Estado, así como los órganos dependientes del mismo, pero también a los ayuntamientos, las diputaciones y las juntas y gobiernos de las comunidades autonómas. Además de por el organismo exacto de origen, encontramos en la actualidad diferentes tipos de documentos administrativos por su naturaleza. Veamoslos.

¿Qué son los documentos administrativos?

Es muy sencillo: los documentos administrativos son aquellos documentos producidos por algún órgano de la administración pública. Es decir, cualquier documento que un ayuntamiento, una comunidad autonóma o el propio estado generan en el ejercicio de las funciones y competencias con las que cuentan. En ese sentido, todos los tipos de documentos administrativos internos y externos son fundamentales.

Lo son porque gracias a ello la sociedad puede funcionar adecuadamente. Después de todo la relación de los ciudadanos con la administración es fundamental para que todo vaya como debe ir. Como ya apuntamos, los documentos administrativos pueden dividirse en varias categorías distintas en función de su intención y su naturaleza. ¿Pero cuáles son esas categorías exactamente?

Clases de documentos administrativos

En concreto, son cuatro los tipos de documentos administrativos que existen en estos momentos. En primer lugar, están los documentos administrativos de decisión. En segundo lugar, los documentos administrativos de transmisión. En tercer lugar los documentos administrativos de constancia. Y en cuarto y último lugar los documentos administrativos de juicio. Todos ellos con un papel social muy importante.

Conocerlos bien es necesario por varias razones, pero la más notable de ellas es la clasificación y gestión de los documentos en el seno de tu empresa. A fin de cuentas, no llevar a cabo una organización documental es un auténtico caos que suele tener consecuencias en el rendimiento de la misma. Acompáñanos un poco más porque lo que vamos a contarte te ayudará a separar adecuadamente tus documentos.

Decisión

Los documentos administrativos de decisión son aquellos que contienen una declaración de voluntad de un organismo público. A su vez, estos documentos pueden presentarse en dos formatos. De acuerdo, cuando se recogen las decisiones de un órgano administrativo a lo largo de una tramitación. De resolución, cuando esa decisión pertenece al final del proceso de tramitación.

Transmisión

Los documentos administrativos de trasmisión son documentos informativos. Nuevamente, pueden adoptar dos subcategorías diferentes. Por un lado, la del documento administrativo de transmisión interno, cuando el emisor y el destinatario pertenecen a la misma entidad administrativa. Y por otro lado, la del documento administrativo de transmisión externo, cuando pertenece a la misma.

Constancia

Los documentos administrativos de constancia tienen como finalidad la acreditación de actos, de hechos o de efectos. Pueden manifestarse como documento administrativo de acta, como documento administrativo de certificado o como documento administrativo de certificado producido por silencio administrativo según el objeto de la acreditación.

Juicio

Por último, tenemos los documentos administrativos de juicio, que son aquellos cuya finalidad es aportar a los órganos administrativos asesoramiento, datos, valoraciones y opiniones necesarias para la toma de las decisiones. Por la obligación de solicitarlos pueden ser preceptivos o facultativos. Además, también pueden ser vinculantes y no vinculantes.