Plazo de retención de documentos: guía completa y normativa

25 Dic Plazo de retención de documentos: guía completa y normativa

Entender el plazo de retención de documentos es esencial para cualquier empresa que maneje información sensible, datos personales o archivos con valor legal, fiscal o administrativo. El plazo de retención de documentos determina cuánto tiempo debes conservar cada tipo de archivo antes de proceder a su eliminación segura y certificada. Además de prevenir sanciones legales, implementar una política de retención sólida ayuda a optimizar la gestión documental y mejorar la eficiencia operativa. En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber para establecer y cumplir los plazos de retención de documentos en tu empresa.

¿Qué es el plazo de retención de documentos y por qué importa?

El plazo de retención de documentos es el periodo mínimo durante el cual una empresa debe conservar un documento antes de poder eliminarlo legalmente. Este plazo no es arbitrario: está definido tanto por la legislación vigente como por obligaciones fiscales, administrativas y de protección de datos. Conservar documentos más allá del tiempo necesario puede convertirse en un riesgo, mientras que eliminarlos antes de tiempo puede exponerte a sanciones o a la falta de pruebas en procesos legales o fiscales.

Uno de los elementos más importantes en la gestión de cualquier archivo documental es saber con precisión cuánto tiempo debes guardar cada tipo de documento. Esto incluye contratos, facturas, registros de empleados, informes financieros y otros documentos sensibles que forman parte del ciclo de vida de documentos de cualquier organización.

¿Cómo se determinan los plazos de retención de documentos?

Para determinar el plazo de retención de documentos, es necesario tener en cuenta múltiples factores legales y empresariales. Entre ellos destacan:

Legislación y normativa aplicable

Las leyes fiscales, laborales y de protección de datos como el RGPD o la legislación española en la materia establecen el plazo de retención de documentos mínimo que, según el tipo, pueden ir desde unos pocos años hasta periodos más largos. El incumplimiento de estos requisitos puede conllevar sanciones por parte de la Agencia Española de Protección de Datos u otras autoridades competentes.

Tipo de documento

No todos los documentos requieren el mismo plazo de retención. Por ejemplo, las facturas suelen solicitarse por la normativa fiscal durante varios años, mientras que otros registros internos pueden tener plazos distintos según su utilidad y obligaciones legales.

Relevancia para la actividad

Además de las obligaciones legales, cada empresa debe evaluar internamente qué documentos son vitales para sus operaciones. Para ello, muchas organizaciones utilizan las tablas de retención documental, que ayudan a clasificar los archivos según su ciclo de vida y plazo legal recomendado.

¿Qué documentos y plazos son más habituales en la retención documental?

Cada empresa tiene un conjunto diferente de archivos, pero existen categorías comunes cuyos plazo de retención de documentos están regulados o recomendados por la ley:

Contratos, acuerdos y compromisos

Los contratos comerciales, de prestación de servicios o laborales suelen requerir un plazo de conservación suficientemente largo para cubrir posibles reclamaciones o auditorías.

Facturas y documentos fiscales

Las facturas, libros contables y documentos vinculados a obligaciones tributarias tienen plazos de retención impuestos por normativa fiscal, que en muchos casos exigen conservarlos varios años tras su emisión.

Registros laborales y de seguridad social

Este tipo de documentos debe conservarse también durante plazos específicos para cumplir con obligaciones laborales y de inspección.

Comunicaciones internas y expedientes internos

Aunque no siempre legalmente obligatorios, estos documentos forman parte del historial operativo de la empresa y su conservación suele estar regulada por políticas internas y mejores prácticas de gestión documental.

Estas categorías son ejemplos representativos, pero cada negocio debe adaptar sus plazos según su actividad específica y las exigencias legales que le apliquen.

Cómo aplicar los plazos de retención de documentos en tu empresa

Establecer y cumplir el plazo de retención de documentos requiere una política documental clara y prácticas internas bien definidas. Aquí te explicamos los pasos clave:

Auditoría documental

El primer paso siempre es identificar todos los tipos de documentos que se manejan en tu organización y evaluarlos según su importancia legal, fiscal y operativa.

Elaboración de una política de retención

Una vez identificados, debes establecer la duración de cada archivo en tu sistema según normativa y mejores prácticas, y documentar esta política para que todo el equipo la conozca y la aplique.

Clasificación y almacenamiento

Clasifica cada documento según su tipo y plazo de retención. Un buen sistema de gestión documental facilitará las búsquedas, el acceso y control de los plazos de retención activos.

Revisión periódica y eliminación segura

Cuando el plazo de retención de documentos se cumpla, debes proceder a la eliminación segura de los documentos que ya no son necesarios. En este punto, contar con un servicio profesional de destrucción documental puede ser una gran ventaja para garantizar cumplimiento legal y seguridad.

En nuestra empresa ofrecemos servicios completos de gestión documental, desde el control y la recogida hasta la destrucción con certificación oficial. Al confiar esta fase a expertos, te aseguras de cumplir con la normativa vigente y proteger la información sensible de tu empresa. Visita nuestro blog para más información sobre la cadena de custodia documental y otros aspectos relacionados de la gestión de archivos.

Beneficios de respetar correctamente los plazos de retención de documentos

Cumplir con el plazo de retención de documentos no solo evita sanciones, sino que aporta beneficios adicionales:

Reducción de riesgos legales

Eliminar documentos antes de tiempo puede dejarte sin pruebas en caso de inspecciones fiscales o litigios, mientras que conservarlos de forma innecesaria puede exponerte a filtraciones de datos. Adoptar una política de retención fiable mitiga estos riesgos.

Mejora de la eficiencia y organización

Cuando dominas los plazos de retención de documentos, tu empresa puede mantener su archivo optimizado, evitando el coste y el espacio que supone acumular papeles obsoletos.

Protección de datos y reputación

Al responsabilizarte por los plazos de retención y la eliminación segura, proteges la privacidad de empleados, clientes o proveedores, y refuerzas la imagen responsable de tu organización.

Cumplimiento, eficiencia y seguridad en la gestión documental

Implementar una política clara de plazo de retención de documentos es indispensable para cumplir con la normativa vigente, proteger la información sensible y mantener la organización interna de tu empresa. Desde la clasificación hasta la eliminación segura de archivos, cada paso del ciclo de vida documental debe gestionarse con responsabilidad y técnicas acordes a la ley.

En nuestra empresa de destrucción confidencial de documentos te ayudamos no solo a establecer esos plazos sino a gestionar toda la cadena documental, incluida la destrucción certificada cuando llegue el momento. Esto te libera de preocupaciones, te mantiene dentro de la ley y garantiza que la documentación de tu empresa siempre esté bajo control.