28 Feb Qué es el principio de exactitud de los datos y por qué hay que cumplirlo
En la era digital, el manejo adecuado de los datos se ha convertido en una prioridad para empresas y organizaciones de todo el mundo. Para facilitar su cumplimiento existen diferentes principios de protección de datos, unas máximas establecidas en las normativas vigentes en relación a esta materia. Dentro de este contexto, el principio de exactitud de los datos emerge como un pilar fundamental para asegurar que la información gestionada sea precisa y confiable.
En este artículo queremos explicarte qué es el principio de exactitud de los datos y por qué es crucial su cumplimiento para cualquier entidad que maneje información personal. ¡Empecemos!
¿Qué es la exactitud en el manejo de datos?
La exactitud a la hora de tratar con datos se refiere a la precisión, veracidad y actualización de los datos personales recogidos y procesados por las organizaciones. Esto significa que toda información debe reflejar de manera fidedigna la realidad del momento en que se recopila y se actualiza constantemente para corregir cualquier inexactitud.
Este principio de exactitud no solo es relevante para la calidad de la información, sino también para la toma de decisiones basada en dichos datos, afectando directamente a la eficacia operativa y la reputación de la empresa.
Importancia del principio de exactitud en la protección de datos
El principio de exactitud de los datos se posiciona como uno de los fundamentos más importantes en el ámbito de la protección de datos. Este principio implica que las organizaciones deben asegurar que los datos personales que recopilan, procesan y almacenan sean precisos, completos y estén actualizados.
A continuación, desglosamos cómo se refleja este principio tanto en la legislación europea como en la española, proporcionando orientaciones claras para su aplicación.
Principio de exactitud según el RGPD
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece directrices estrictas para garantizar la exactitud de los datos personales. De acuerdo con el artículo 5 del RGPD, se establecen los siguientes requisitos para los responsables del tratamiento de los datos:
- Exactitud y actualización. Los datos deben ser precisos y estar siempre actualizados. Es responsabilidad del encargado del tratamiento corregir o eliminar sin demora los datos personales que resulten ser inexactos.
- Medidas razonables. Se deben adoptar todas las medidas razonables para asegurar que los datos inexactos, teniendo en cuenta los fines para los que se procesan, sean borrados o rectificados sin demora.
- Verificación de la exactitud. Los responsables del tratamiento deben verificar la exactitud de los datos personales en el momento de la recogida y periódicamente a lo largo del tiempo.
Qué dice la LOPD sobre el principio de exactitud de los datos
La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD, o LOPD en su versión abreviada) en España complementa y refuerza el RGPD, subrayando la relevancia del principio de exactitud de los datos personales. Según la LOPDGDD, se destacan las siguientes directrices:
- Eliminación de datos inexactos. Los datos que sean inexactos o incompletos deben ser eliminados o rectificados por el responsable del tratamiento, especialmente si estos datos pueden influir en decisiones que afecten a los intereses o derechos de los ciudadanos.
- Obligación de actualización. Existe una obligación clara para los responsables de asegurar que se mantengan actualizados los datos, adaptándose a los cambios reales en la situación del interesado.
- Participación del interesado. Se promueve la participación activa del interesado en la actualización de sus datos, facilitando mecanismos para que pueda revisar y modificar su información personal.
Cómo garantizar el cumplimiento del principio de exactitud de los datos
Garantizar el cumplimiento del principio de exactitud de los datos requiere de un enfoque proactivo y de la implementación de una serie de medidas y buenas prácticas dentro de la organización. Aquí te detallamos algunas estrategias clave:
- Implementación de políticas de gestión de datos. Establecer políticas claras sobre cómo se recogen, almacenan, procesan y actualizan los datos personales.
- Formación y concienciación del personal. Es crucial formar y concienciar a todos los miembros de la organización sobre la importancia de la exactitud de los datos y cómo contribuir a su mantenimiento.
- Verificación y validación de datos. Implementar procedimientos de verificación y validación de los datos al momento de su recogida y de forma periódica, para asegurar su precisión.
- Actualización de datos. Facilitar mecanismos para que los sujetos de los datos puedan actualizar su información fácilmente.
- Auditorías regulares. Realizar auditorías internas regulares para evaluar la exactitud de los datos y la eficacia de las políticas y procedimientos de gestión de datos.
- Uso de tecnología. Aplicar soluciones tecnológicas para automatizar la detección y corrección de inexactitudes en los datos.
¿Qué pasa si se incumple el principio de exactitud de los datos?
El incumplimiento del principio de exactitud de datos personales puede tener consecuencias significativas para las organizaciones, tanto desde una perspectiva legal como operativa. Este principio no solo es un requisito legal bajo regulaciones como el RGPD y la LOPDGDD, sino también un elemento crucial para garantizar la confianza y seguridad en el manejo de información personal.
Las implicaciones económicas, legales y operativas de incumplir el principio de exactitud de los datos, como indicamos, pueden ser severas, incluyendo:
- Sanciones económicas. Tanto el RGPD como la LOPDGDD establecen sanciones económicas que pueden alcanzar hasta el 4% del volumen de negocio global anual de la empresa o hasta 20 millones de euros, dependiendo de la gravedad del incumplimiento. Estas multas están diseñadas para ser proporcionales, disuasorias y efectivas.
- Acciones legales por parte de los afectados. Los individuos cuyos datos hayan sido gestionados de manera inexacta pueden iniciar acciones legales contra la organización responsable, reclamando compensaciones por los daños sufridos a raíz de dicha gestión.
- Reputación legal. Más allá de las sanciones económicas, el incumplimiento puede afectar negativamente la reputación legal de la empresa, dificultando las relaciones con socios comerciales, reguladores y el mercado en general.
- Decisiones empresariales erróneas. La toma de decisiones basada en datos inexactos puede llevar a errores estratégicos, pérdidas económicas y desaprovechamiento de oportunidades de negocio.
- Deterioro de la relación con el cliente. La inexactitud en los datos personales puede resultar en una comunicación deficiente con los clientes, afectando su satisfacción y fidelidad hacia la empresa.
- Eficiencia operativa reducida. La gestión de datos inexactos requiere de recursos adicionales para su corrección, lo que implica un uso ineficiente del tiempo y del presupuesto destinados a operaciones más críticas.
- Pérdida de confianza de los consumidores. La confianza es un activo intangible crucial en la era digital. El manejo inadecuado de los datos personales puede erosionar la confianza que los consumidores depositan en una marca.
- Daño a la reputación corporativa. Las noticias sobre el incumplimiento de la protección de datos se difunden rápidamente, pudiendo dañar la reputación de la empresa a largo plazo y disuadir a nuevos clientes potenciales.
Para evitar estos riesgos, es fundamental adoptar un compromiso firme con la exactitud de los datos, integrándolo en la cultura organizativa y en los procesos operativos. Desde nuestra empresa de protección de datos en Madrid, estamos aquí para ayudarte a cumplir con el principio de exactitud de los datos, ofreciendo soluciones personalizadas que se adaptan a las necesidades específicas de tu organización.
Recuerda, proteger la exactitud de los datos no es solo una obligación legal, sino también un componente clave para el éxito y la sostenibilidad de tu empresa en el entorno digital. No te pierdas los siguientes artículos para saber más sobre este tema: