26 May Protocolo de destrucción de documentos
La destrucción confidencial de documentos tiene muchas ventajas para las empresas. Después de todo, ¿qué empresa puede permitirse el riesgo de que sus datos confidenciales terminen en las manos de la competencia o de potenciales delincuentes? En ese sentido, eliminar todos los documentos que ya no tienen valor tirándolos a la basura es una muy mala opción. Pero es que ya no hablamos únicamente de una posibilidad. Desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica de Protección de Datos, la destrucción profesional del documento confidencial es obligatoria.
Ley de destrucción de documentos
La nueva LOPD, activada en diciembre de 2018, transpone a nuestro marco jurídico muchas de las disposiciones primordiales del Reglamento General de Protección de Datos europeo. Una de ellas refiere a cómo proceder respecto a los documentos que contienen datos personales de los usuarios, clientes, trabajadores u otras empresas. Es decir, los datos privados de terceros. Para eliminarlos, nos dice esta ley de destrucción de documentos, no basta con romperlo en trocitos y tirarlos a la primera papelera que encontremos. Es necesaria mucha más atención.
En realidad, los documentos deben ser primeramente clasificados según los distintos niveles de seguridad LOPD. Ya os hablamos de estos niveles en otro de nuestros artículos. Grosso modo, la Ley Orgánica de Protección de Datos 3/2018 establece diferentes categorías para los archivos y cada una de ellas demanda unas acciones u otras. También en relación a la manera en la que los documentos son eliminados. Es por eso que las empresas bien organizadas tienen bastante más probabilidades de actuar conforme a la LOPD. Y, por tanto, de evitar sanciones.
¿Pero cómo deben ser eliminados los documentos confidenciales entonces? Pues, tal y como ya hemos señalado, depende del tipo de documento. Y es que en función de esto la LOPD nos pide destruir los documentos en partículas de uno u otro tamaño. Para esto, por supuesto, tenemos que contar en nuestra empresa con una trituradora profesional capaz de destruir los archivos y documentos en dichas partículas. También puede dejarse en manos de una empresa experta. Y todo ello debe quedar reflejado en el protocolo de destrucción de documentos.
Protocolo de destrucción de documentos
Contar con un protocolo de destrucción de documentos óptimo es fundamental si queremos que nuestra empresa cumpla adecuadamente con la normativa vigente. La organización lo es todo. ¿Tu empresa carece de uno? Pues lo primero que tienes que hacer es conocer el marco jurídico de la protección de datos. Y no solo el marco jurídico general, sino especialmente aquel que se refiere al sector en el que opera tu empresa. Por ejemplo, las obligaciones de una clínica dental no son las mismas que las de una tienda de alimentación. Es clave conocer esto.
Una vez conozcamos nuestras obligaciones concretas, deberemos estudiar qué tipo de archivos y documentos solemos tratar. Esto nos indicará de qué manera debemos proceder al respecto. Posteriormente tenemos que seleccionar un método de eliminación ajustado a la normativa. En muchos casos las empresas optan por comprar e instalar una trituradora en sus instalaciones. La ley lo permite. Sin embargo, es importante que tengamos en cuenta que no valen todas las trituradoras. Volvemos al principio del protocolo de destrucción de documentos: conocer.
Por otro lado, y como señalábamos antes, puedes contar con una empresa de destrucción de la documentación confidencial profesional. Una como Beck Destrucción Confidencial. No solo para agilizarte los procedimientos, sino también porque te proporcionará ciertas ventajas respecto al último punto del protocolo de destrucción de documentos: el registro. Al fin y al cabo, nosotros entregamos un certificado de destrucción tras cada intervención. Esto es clave para demostrar haber eliminado los documentos confidenciales conforme a la LOPD.