28 Nov Formas de archivar documentos en una oficina
Ya lo hablamos en otro de nuestros artículos: una adecuada gestión documental es una pieza fundamental del engranaje de cualquier empresa. La clasificación de los documentos nos permite, entre otras cosas, localizar más fácilmente aquellos que requieren tratamientos especiales a la vista de las diferentes normativas. Hablamos, por ejemplo, de la destrucción de documentos con datos personales de terceros que ya no son útiles. O, al contrario, de la obligada conservación de facturas y otros documentos para cumplir con las solicitudes de Hacienda.
En cualquier caso, una buena organización documental implica un mejor funcionamiento. Es una manera muy directa de incrementar la eficiencia de la organización. La progresiva digitalización de la sociedad está llevando también a una digitalización de las empresas. Cada vez más, los documentos se encuentran digitalizados. Debido a esto, los sistemas de organización documental están definidos por software especializados que promueven la máxima optimización de la gestión documental. Son, sin ninguna duda, el futuro de las empresas y entiedades.
No obstante, no todas las empresas se encuentran en fase de digitalización. Todavía son muchas las empresas y organizaciones que conservan cantidades inmensas de documentos en formato físico. Para todas ellas, hallar un buen sistema de organización de archivos es imprescindible. Una manera de lograr la optimización que ofrece un software de gestión documental, pero sin la intervención de este. A continuación, vamos a daros unas pistas acerca de estos sistemas para que las implementéis y ahorréis muchos costes de tiempo, espacio y dinero.
Sistema de organización de archivos
Una de las formas de archivar documentos de oficina más extendida es, valga la repetición, los archivadores de oficina. Estas carpetas permiten guardar y conservar todo tipo de documentos. Aquí la clave está en hallar el método de clasificación más pertinente para cada empresa. Puede ser alfabético, puede ser cronológico, puede ser temático, puede ser por niveles de seguridad… El único problema es que, al tener una única copia, solo puede registrarse un documento en un sistema de clasificación. Esto puede restarnos muchas capacidades.
En este sentido, y ateniendo a obligaciones como las que mencionamos antes de destrucción documental o de conservación documental, la mejor organización de archivos de gestión es la temática. Por ejemplo, aunando todos los documentos que incorporan datos personales. Luego, dentro de cada archivador, pueden aplicarse las pertinentes subcategorías. Lo importante es crear un árbol temático fácil de entender, con todas sus ramas muy localizadas. De esta manera todos los trabajadores sabrán cómo relacionarse con los documentos organizados.
Por otro lado, tenemos otra forma de archivar documentos de oficina: los muebles con cajones. Estos tienen la ventaja de que todos los documentos están localizados en unos mismos emplazamientos. No obstante, pueden incrementar el riesgo de desorganización si no se realiza un estricto mantenimiento de los mismos. Sea como sea, lo más importante en la organización documental física es el sistema interno. Repetimos: hay que analizar en profundidad los documentos que maneja una empresa antes de establecer el criterio de clasificación idóneo.
Empresas de destrucción de documentos
Una idónea clasificación, ya lo anticipábamos, es la clave para no saltarnos ninguna de las obligaciones contraída por la empresa con la legislación. En ese sentido, la destrucción de documentos con datos personales es una de las obligaciones más importantes. Impuesta por la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), una adaptación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo, esta normativa delimita en qué condiciones y cuándo debemos proceder a la destrucción. En ese sentido, tener una empresa de destrucción de documentos a tu lado es la mejor manera de evitar importantes sanciones económicas por parte de la Agencia Española de Protección de Datos. Contáctanos y déjanos hacerte la vida mucho más fácil.