04 May Archivos informáticos: qué son, tipos y su gestión
Los archivos informáticos son la base de la tecnología moderna y se utilizan en todos los aspectos de nuestra vida diaria, desde la comunicación y el entretenimiento hasta la educación y el trabajo.
Con el creciente uso de la tecnología en el mundo, la importancia de los archivos informáticos se ha vuelto cada vez más crucial para la gestión de datos y la productividad.
En este artículo, exploraremos las características generales de los archivos informáticos, sus diferentes tipos y cómo los utilizamos en nuestra vida cotidiana.
Además, te recomendaremos prácticas importantes de gestión de archivos informáticos y también te daremos algunos consejos de seguridad para así mantenerlos seguros y protegidos.
Qué es un archivo en informática
Se considera archivo en informática a una serie de información que se clasifica en función del formato y es una serie de bytes que se almacenan en tu ordenador. Puedes identificar tus archivos con un nombre determinado y con una descripción. Además, para aumentar la organización de tus archivos puedes incluirlos en diferentes carpetas.
Características generales de un archivo informático
A continuación, se detallan algunas características generales de un archivo informático.
Representable
Un archivo informático debe ser representable en una pantalla o dispositivo de salida para ser entendido por los usuarios. Esto significa que los archivos pueden contener diferentes tipos de datos, como texto, imágenes, audio, video, entre otros, pero todos ellos deben ser representables de alguna manera.
Por ejemplo, un archivo de texto puede ser representado en una pantalla como un conjunto de caracteres, mientras que un archivo de imagen puede ser representado como una imagen visual en una pantalla.
Único en su carpeta o directorio
Dentro de una misma carpeta o en un mismo directorio no pueden existir más de dos archivos que tengan el mismo nombre, es decir, que sea idéntico. En el caso de que tengan el mismo nombre, siempre habrá uno de los dos archivos que tenga alguna marca diferente para poder buscarlos e identificarlos sin problema.
Modificable
Los archivos informáticos pueden ser modificados por los usuarios, lo que significa que se puede agregar, eliminar o editar el contenido del archivo. Esta característica permite a los usuarios actualizar y mejorar la información contenida en los archivos a medida que cambian las necesidades.
Medible en tamaño
Los archivos informáticos tienen un tamaño medible en bytes, kilobytes (KB), megabytes (MB), gigabytes (GB) o terabytes (TB), dependiendo de la cantidad de datos que contienen. Esta característica es importante ya que afecta la capacidad de almacenamiento de la computadora o dispositivo de almacenamiento electrónico. Un archivo demasiado grande puede ocupar demasiado espacio en el disco duro y ralentizar el rendimiento del sistema.
Por lo tanto, es importante ser consciente del tamaño de los archivos y administrarlos de manera adecuada.
Cómo afecta el tipo de formato al archivo
La forma en la que afecta el tipo de formato al archivo está relacionada con la manera en la que se clasifican los documentos en tu ordenador. Cada uno de los formatos tiene que cumplir con unos estándares. Según el formato de tus archivos puede presentar incompatibilidades para acceder a ellos y consultar la información que hay en su interior.
Ejemplos de archivos informáticos
Los archivos informáticos pueden contener diferentes tipos de datos, y a continuación, se presentan algunos ejemplos comunes de archivos informáticos:
Documentos
Los documentos son archivos informáticos que contienen texto y pueden ser creados con programas como Microsoft Word, Google Docs o Apple Pages. Estos archivos pueden contener formatos de texto, tablas, imágenes y otros elementos de diseño.
Audios
Los archivos de audio son archivos informáticos que contienen música, voz o efectos de sonido. Algunos ejemplos de formatos de archivo de audio comunes incluyen MP3, WAV y FLAC.
Fotos e imágenes
Los archivos de imagen son archivos informáticos que contienen imágenes digitales. Algunos ejemplos de formatos de archivo de imagen comunes incluyen JPEG, PNG y GIF.
Videos
Los archivos de video son archivos informáticos que contienen secuencias de imágenes en movimiento y sonido. Algunos ejemplos de formatos de archivo de video comunes incluyen MP4, AVI y MOV.
Sistema operativo
El sistema operativo es un tipo especial de archivo informático que es esencial para que una computadora funcione. Estos archivos incluyen Windows, macOS, Linux y otros sistemas operativos.
Comprimidos
Los archivos comprimidos son archivos informáticos que contienen uno o más archivos comprimidos para ahorrar espacio en el disco duro o para facilitar su transferencia a través de la red. Algunos ejemplos de formatos de archivo comprimidos comunes incluyen ZIP, RAR y 7z.
Procedente de internet
Los archivos descargados de Internet son archivos informáticos que se descargan de la red y pueden ser de diferentes tipos. Estos pueden incluir archivos de música, documentos, imágenes, videos y otros formatos de archivo. Es importante tener en cuenta la seguridad al descargar archivos de Internet y asegurarse de que sean de una fuente confiable.
Puntos clave para llevar una correcta gestión de archivos
Para una correcta gestión de archivos en informática tienes que tener en cuenta los puntos clave que te exponemos a continuación:
Identificar y localizar el fichero
La organización es sinónimo de buena gestión. Por ello, es fundamental contar con un sistema de identificación y nomenclatura claro para los archivos. Así, podrás identificar cada tipo de archivo y localizarlo en el menor tiempo posible.
Controlar el acceso de los usuarios
Puedes establecer un sistema de seguridad para controlar quién tiene acceso a los archivos de tu negocio, y configurar los permisos de acceso adecuados para cada usuario o grupo. Esto se debe a que no todos los departamentos de tu empresa deben tener acceso a los mismos archivos, ya que las tareas que desarrollan pueden no estar relacionadas con algunos archivos determinados.
Bloquear el uso del archivo
En algunos casos, puede ser necesario bloquear el uso de un archivo para evitar modificaciones no autorizadas o errores humanos. El bloqueo del archivo suele utilizarse en las empresas para cuidar los datos personales o para enviar las nóminas a los empleados.
Ubicar los ficheros en bloques libres
Puedes organizar los archivos de tal forma que se almacenen en bloques libres de tu ordenador, para evitar problemas de fragmentación y aumentar la velocidad de lectura y escritura.
Administrar el espacio del disco duro
Si quieres, puedes monitorear y administrar el espacio disponible en el disco duro para evitar problemas de espacio. Por lo tanto, te puedes asegurar que los archivos importantes tengan suficiente espacio para almacenarse de la forma correcta.
Permitir la transferencia de datos controlada
Contar con un sistema para controlar y monitorear las transferencias de archivos, te permite evitar problemas de seguridad o pérdida de datos en el momento de la transferencia.
Facilitar la estructuración efectiva de los ficheros
La estructuración de los ficheros debe ser efectiva, clara y lógica, para que puedas clasificarlos fácilmente. Así, conseguirá que la búsqueda y gestión sea más dinámica. En este punto, el tipo de archivo y el nombre que le asignes a cada uno de ellos cobra especial relevancia.
Cómo realizar una correcta destrucción del archivo en la informática
La correcta destrucción de archivos es importante para proteger la privacidad y la seguridad de los datos. A continuación te dejamos los pasos que deberías seguir si quieres destruir este tipo de archivos informáticos con total seguridad:
- Identificar los archivos que se van a eliminar. Antes de eliminar cualquier archivo, asegúrese de que no se necesiten más. Si se está deshaciendo de una computadora o dispositivo, también es importante eliminar todos los archivos personales y de configuración.
- Borrar los archivos. El primer paso es borrar los archivos de la forma convencional, es decir, seleccionando el archivo y presionando la tecla «Eliminar» o arrastrándolo a la papelera de reciclaje. Sin embargo, esto no borra permanentemente el archivo, sino que lo envía a la papelera de reciclaje. Asegúrese de vaciar la papelera de reciclaje para borrar permanentemente los archivos.
- Utilizar herramientas de eliminación de archivos. Las herramientas de eliminación de archivos pueden asegurar que los datos se eliminen de forma segura. Estas herramientas sobrescriben los datos con información aleatoria varias veces para garantizar que los datos no se puedan recuperar. Hay muchas herramientas de eliminación de archivos disponibles, algunas de las cuales son gratuitas y otras que se pueden comprar.
- Formatear el disco duro. El formateo del disco duro es una opción para eliminar completamente todos los datos almacenados en el dispositivo. Esta opción es útil cuando se quiere deshacerse de un dispositivo de forma permanente.
- Destrucción física del dispositivo. En algunos casos, la eliminación segura de los datos puede requerir la destrucción física del dispositivo. Esto se puede hacer utilizando una trituradora de discos o un imán para borrar los datos del disco duro.
Si no te quieres complicar, para borrar un archivo definitivamente y de forma adecuada y segura también puedes contactar con una empresa de destrucción de archivos informáticos como la nuestra.
Si quieres conocer más sobre nuestros servicios, no lo dudes más y rellena el formulario de nuestra página web. Estaremos encantados de responder a todas tus preguntas sin compromiso.