08 Dic Cómo archivar documentos en una empresa
La organización dentro de un negocio es fundamental para conseguir resultados eficaces. Por eso, necesitas establecer un protocolo sobre como archivar documentos en una empresa.
- Analiza todos los documentos de la empresa
- Elimina aquellos que no sean necesarios
- Crea una jerarquía
- Subclasifica
- Ubica cada tipo de archivos
- Nómbralos de forma clara y simple
Por qué es importante archivar y organizar los documentos en una empresa
En un negocio es fundamental organizar documentos empresa. No se trata solamente de una cuestión administrativa con la que podrás clasificar mejor los archivos del negocio. Además, supone otra serie de ventajas que te demuestras porque es importante archivar los documentos en una empresa.
Fácil localización
Si te ocupas de clasificar documentos empresa siempre sabrás donde están colocados y podrás encontrarlos mucho más fácilmente cada vez que los necesites. No solamente agilizarás el trabajo de algunos, sino que, como todos los empleados podrán saber exactamente como están organizados y donde están ubicados, todo el equipo podrá localizarlos mejor.
Optimización del tiempo
Realmente el tener bien colocados y organizados los archivos y documentos de la empresa supone un gran ahorro de tiempo para la empresa. Como toda la documentación se podrá encontrar de forma fácil y sencilla y se agilizarán las tareas de la misma, todos los empleados ahorrarán tiempos y conseguirás que trabajen más efectivamente.
Ahorro en costes
Si sigues un correcto procedimiento para archivar documentos en una empresa podrás reducir los espacios para almacenar los documentos y conseguirás ahorrar en costes. De hecho, muchos de estos archivos podrán almacenarse de forma digital y mucho más barata.
Cumplimiento de la normativa vigente
Por supuesto, al trabajar con un gestor documental podrás estar tranquilo sabiendo que cumples con la normativa vigente.
Qué documentos se archivan en una empresa
Fiscales
Toda la documentación fiscal y tributaria incluye los justificantes de ingresos, gastos, recibos, etc. Deben almacenarse en la empresa durante 4 años. Además, una vez excedido este tiempo deben eliminarse correctamente de acuerdo con la protección de datos.
Laborales
Esta clase de documentos debe almacenarse durante al menos 3 años, aunque aquella que tenga que ver con la seguridad social debe custodiarse un año más. En cualquier caso, la Ley recomienda que se almacene durante 10 años.
Documentos de banco y caja
Esta clase de documentos es recomendable que se almacenen durante, al menos unos 6 años desde el ultimo asiento realizado.
Correspondencia
La correspondencia importante de la empresa debe almacenarse durante al menos 6 años.
Pedidos y presupuestos
La actividad de la empresa genera irremediablemente presupuesto y pedidos que se reciben, se utilizan y se almacenan. Lo ideal es que los almacenes durante 6 años.
Facturas
Ten en cuenta que no solamente se tendrán en cuenta las facturas físicas sino también las digitales. En estos casos, el plazo de prescripción se tiene en cuenta desde la ultima amortización.
Procedimiento de los pasos para clasificar los documentos de un negocio
Son muchos los documentos que se archivan en una empresa. Por eso, es importante seguir un control y tener un orden para poder organizar los archivos y que sea efectivo.
- Eliminar los documentos innecesarios
- Crear una jerarquía de almacenamiento
- Organización en subclasificadores
- Elegir nombres claros y reconocibles
Siguiendo estos pasos para archivar documentos en una empresa conseguirás establecer un orden y aprovechar los beneficios de esta estrategia.
Recomendaciones para la clasificación de documentos empresariales
- Ten en cuenta las indicaciones de las leyes
- Incluye la fecha de los documentos
- Revisar cada cierto tiempo para eliminar los documentos expirados
- Realiza copias de seguridad periódicas