Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa

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    Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa

    Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa

    Según el tipo de documentos, es decir, ya sean laborales, societarios, fiscales,  contables, administrativos, etc. , tendrás que guardarlos durante un período de tiempo u otro. Todos los períodos obligatorios de conservación de documentos de empresas se contemplan en la normativa vigente. Cuando empiezas una actividad comercial te preguntas cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa, por lo que, es fundamental que estés bien informado sobre la duración necesaria para conservar cada uno de los documentos de tu empresa.

    Por qué es obligatorio conservar documentos empresariales

    La normativa de conservación de documentos de empresas establece la obligación de guardar todos los documentos relacionados con la vida laboral, mercantil, fiscal y societaria de la empresa, para poder comprobar su correcto funcionamiento si fuera necesario.

    Normativa vigente

    • Según la normativa fiscal, es decir, la Ley General Tributaria, regula la obligación de conservar documentos empresariales de naturaleza fiscal.
    • El Código de Comercio es donde se encuentran todas las normas relacionadas con los documentos mercantiles, es decir, los documentos contables. Estos documentos se contemplan en el artículo 30 de este Código y son: los libros de contabilidad de tu empresa, los justificantes y toda la documentación relacionada con este ámbito de tu negocio. Además, con la llegada del mundo digital, es obligatorio guardar todo lo que esté relacionado con la facturación, ya sea enviada o recibida.
    • Las normas reguladas en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en la Orden Social, están relacionadas con la regulación del trabajo, ya seas autónomo o empleado. Esto se debe a que existe una relación de contraprestación entre dos partes.

    ¿Durante cuántos años hay que guardar los documentos en una empresa?

    Contables

    Todos los documentos contables tienen que ser custodiados por tu empresa durante 6 años, tras el último asiento realizado en los libros de contabilidad. Los libros oficiales de tu empresa es donde realizas toda la contabilidad, las cuentas anuales firmadas, las copias de seguridad electrónicas o los contratos a largo plazo, aunque no sea obligatorio guardarlos más de lo que se establece en la normativa vigente, sí que es recomendable que los mantengas indefinidamente.

    Ahora, ya sabes cuántos años hay que guardar las facturas de una empresa, es decir, 6 años, así que tenlas a buen recaudo, por si fuera necesario consultarlas o realizan una inspección en tu negocio.

    Fiscales y tributarios

    Todos los documentos fiscales y tributarios tienen que ser guardados por las empresas durante 4 años, que empiezan a contar a partir de su finalización. Es obligatorio para todas las compañías, pero hay que tener especial cuidado en algunos casos:

    1. Si el ejercicio contable de tu empresa ha tenido pérdidas, tendrás que conservar dichos documentos durante 10 años.
    2. Si Hacienda hace revisiones de impuestos, el plazo de conservación vuelve a iniciarse al acabar la revisión por parte de la entidad pública.
    3. Si compras algún inmovilizado, como por ejemplo muebles con un valor superior a 3.005,06 €, tendrás que guardar las facturas durante 9 años. En el caso de los inmuebles, tendrás que guardar toda la documentación relacionada con la compra durante 14 años.

    Laborales

    Hay que guardar contratos y nóminas antiguas durante 5 años por si fuera necesario realizar reclamaciones en el caso de que las cotizaciones no estuvieran completas o faltaran datos. Además, todas las empresas tienen que contar con un registro de horas de trabajo de sus trabajadores de todos los meses de los últimos 4 años. Por otro lado, siempre tendrás que tener un ejemplar del documento de cotización durante al menos un mes. Todos los documentos que estén relacionados con riesgos laborales es obligatorio que los mantengas en tu archivo durante 4 años.

    Societarios

    Son las convocatorias, las actas, los libros y las escrituras de tu empresa. Estos documentos tienes que guardarlos toda la vida de la empresa y como mínimo es recomendable conservarlos 6 años más tras la disolución de tu negocio.