Plazos conservación documentos administrativos

Cuando tienes una empresa que realiza una actividad económica, es obligatorio que cumplas todos los plazos de conservación de los documentos administrativos, para no enfrentarte a sanciones. Cada uno de los documentos tiene un plazo de conservación diferente y no todos están regulados por la misma ley. Si no sabes cuánto tiempo tienes que guardar los documentos administrativos de tu empresa, sigue leyendo.

Por qué es obligatorio guardar los documentos administrativos según la normativa

Es obligatorio guardar los documentos administrativos porque así se establece en la ley, ya que es necesario que los conserves como justificante por si se diera el caso de que tienes que enfrentarte a una inspección de la Administración Pública. Tienes la obligación de guardar contratos, escrituras, documentos fiscales, los resultados del ejercicio anterior o todo el papeleo de tus inversiones, entre otros. Todos estos documentos tienen tiempos diferentes de conservación en tu empresa.

Cuánto tiempo hay obligación de conservar los documentos administrativos

Los plazos de prescripción son el tiempo que tienes la obligación de conservar los documentos administrativos. Tienes que conservar durante 6 años los libros, los justificantes, la correspondencia y la documentación ordenadamente, a partir del último asiento que hayáis realizado en tu empresa. Aunque tu actividad empresarial cese, deberás seguir conservando dichos documentos.

Contable y mercantil

Según el artículo 30 del CC tienes que conservar durante 6 años todos los documentos que sean de material mercantil y contable, como por ejemplo las facturas de tus proveedores.

Fiscal

Tienes que conservar los documentos administrativos de carácter fiscal durante 10 años, según el artículo 66 de la Ley 58/2003, Ley General Tributaria. Todos estos archivos se corresponden con el modelo del IVA, el IRPF o los impuestos de sociedades. Asimismo, este plazo puede interrumpirse por acciones de la administración tributaria, por la interposición de reclamaciones o recursos y por la autoliquidación de la deuda tributaria.

Delitos contra Hacienda y la Seguridad Social

Según la Ley Orgánica 10/1995, en su artículo 131, estás obligado a conservar durante 10 años todos los archivos relacionados con las posibles infracciones que puede haber cometido tu empresa contra Hacienda y la Seguridad Social.

Laboral

Según el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, tienes que conservar todos tus documentos de carácter laboral relacionado con contratos de trabajo, registros de jornada, salarios, los boletines de cotización de la Seguridad Social de tus empleados, los documentos de identidad y los datos de los trabajadores temporales durante 4 años. Este mismo Decreto establece que durante 5 años debes conservar todos los documentos relacionados con los planes de prevención de riesgos laborales, los planes de emergencia o los expedientes de accidentes laborales o de enfermedad, entre otros.

Laboral

Según el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, tienes que conservar todos tus documentos de carácter laboral relacionado con contratos de trabajo, registros de jornada, salarios, los boletines de cotización de la Seguridad Social de tus empleados, los documentos de identidad y los datos de los trabajadores temporales durante 4 años. Este mismo Decreto establece que durante 5 años debes conservar todos los documentos relacionados con los planes de prevención de riesgos laborales, los planes de emergencia o los expedientes de accidentes laborales o de enfermedad, entre otros.

Seguridad Social

La Seguridad Social exige a todas las empresas conservar todos los documentos relacionados con esta entidad pública durante 4 años. Asimismo, la Ley Orgánica 7/2012 contempla que se guarden durante 10 años.

Inmovilizado material

Si tienes documentos relacionados con el material inmovilizado, los tendrás que mantener en el archivo de tu empresa hasta que los hayas amortizado o vendido.

Inversiones

Tienes la obligación de conservar todos los documentos relacionados con las inversiones de tu empresa hasta que finalice el plazo de regularización del IVA. Por lo tanto, tendrás que conservarlos durante 5 años normalmente, pero si están relacionados con terrenos y edificaciones deberás guardarlos durante 10 años.

Préstamos

Tienes que guardar en tu archivo todos los documentos que están relacionados con los préstamos que has pedido en tu empresa hasta que acabes de devolverlos por completo.

Resultado del ejercicio anterior

Si los resultados del ejercicio anterior de tu empresa han tenido una base imponible negativa, tendrás que conservarlos hasta 4 años después de su compensación.

Blanqueo de capital

Para prevenir el blanqueo de capital, la Ley 10/2010, en el artículo 25, indica que todos los sujetos están obligados a guardar durante 10 años todos los documentos relacionados con el cumplimiento de sus obligaciones.

Qué dice el Reglamento de la Protección de datos sobre la conservación de documentos

El Reglamento de la Protección de datos administrativos contempla que la conservación de documentos debe hacerse de manera ordenada para que no se revelen los datos personales de las personas que están relacionadas con los documentos que debes conservar. Es recomendable que esté supervisada por el gestor de tu empresa para garantizar la correcta protección de datos.