16 Jun ¿Cuántos años hay que guardar la contabilidad de una empresa?
En el funcionamiento normal de una empresa, esta genera una enorme cantidad de documentos. Y algunos de ellos son transversales a todo tipo de organizaciones privadas o públicas. En otro de los artículos del blog de Beck Destrucción Confidencial ya os hablamos de los tipos de archivos de una empresa que podemos encontrarnos. Hoy queremos hablar de un tipo de documento muy importante para cualquier empresa: los documentos contables. También veremos cuánto tiempo tenemos que conservarlos según establece la ley.
Documentos contables
Como todos sabemos, la base de la contabilidad son los documentos. Son estos los que acreditan un asiento contable, es decir, una operación contable. Existen muchos ejemplos de documentos contables diferentes. Desde las populares facturas hasta los comprobantes de pago, pasando por las letras de cambio, entre otros muchos ejemplos. Prácticamente todas las empresas gestionan este tipo de documentos contables. Por eso es tan importante conocer cuáles son los plazos legales de conservación de cada uno de ellos.
Además, debemos tener en cuenta que los documentos contables no son solo documentos físicos. Hace ya mucho tiempos que los documentos contables pasaron también al ámbito digital. Es más, nuestra Agencia Tributaria acepta documentos contables tanto en formato físico como en formato electrónico siempre que estos últimos sean los documentos originales. En ese sentido, los plazos de conservación obligatorios no son diferentes por el hecho de tratarse de documentos contables físicos o documentos contables digitales.
Libros y registros contables
Antes hemos hablado de los diferentes ejemplos de documentos contables que existen en la actualidad. La factura, el comprobante de pago y la letra de cambio no son los únicos. También nos encontramos con esos documentos más complejos conocidos como libros y registros contables. ¿Pero qué son los libros contables en realidad? Pues documentos donde quedan registrada todas las operaciones financieras de una empresa durante un periodo de tiempo determinado. Por eso son tan importantes de cara a la Agencia Tributaria.
En ese sentido, existen dos libros contables obligatorios. Por un lado, el libro diario. Por otro lado el libro de inventario y cuentas anuales. Además, existen otros libros y registros contables voluntarios como los libros auxiliares o el libro mayor. Todos estos libros deberán ser legalizados mediante su presentación eventual en el Registro Mercantil donde cada empresa tenga su domicilio fiscal. Sin embargo, seguimos con la pregunta en el aire: ¿cuántos años hay que guardar la contabilidad de una empresa?
¿Cuánto tiempo guardar libros contables de una empresa?
Como decíamos antes, existen al menos dos libros contables obligatorios: el libro diario y el libro inventario y cuentas anuales. ¿Pero cuántos años hay que guardar la contabilidad de una empresa? Pues en el caso de los libros contables deberán ser almacenadas como mínimo seis años. Incluida toda la documentación de carácter contable que permita acreditar la información contenida en dichos libros contables. Esto es clave dado que la Agencia Tributaria podría establecer sanciones muy severas en caso contrario.
Además, hay documentos que deberemos mantener toda la vida legal del negocio. Como las variaciones del censo, las actas de inspección o los libros de vista. En cuanto a las facturas, deben ser conservadas durante cuatro años según lo establecido por Hacienda. De nuevo, es muy importante hacerlo para no enfrentar las sanciones del organismo público. También pueden ser decisivas a la hora de resolver litigios con los clientes. En términos generales, merece la pena conservar los documentos contables para autoprotegerse.