15 Dic Documentos internos de una empresa
Los documentos internos de una empresa son aquellos que pueden consultar los miembros del equipo que forman parte de la empresa. Mientras que otros archivos o documentos de carácter externo la utilizaran otras personas ajenas al negocio, la documentación interna seguramente no vayan a verla fuera de la empresa. Para almacenarlos correctamente sigue lo siguientes pasos:
- Identifica los procesos clave
- Desarrolla una plantilla
- Almacena los procesos
- Compártelos con los empleados
- Realiza limpiezas regulares
Cuáles son los documentos internos de una empresa
Hay diferentes tipos de documentos internos según quienes vayan a utilizarlos o la parte del proceso de la que formen parte.
Del equipo
La información que solamente tiene que ver con el trabajo que se lleva a cabo, es decir, la que van a manejar los empleados durante su jornada y sus labores. Aquí se incluyen muchas clases de archivos, desde los planes del equipo, hasta los informes, las notas de las reuniones u otros archivos que forman parte de los planes de trabajo.
De referencia
Dentro de la empresa también hay archivos y documentos que sirven para conseguir instruir o enseñar al personal y los miembros del equipo sobre los procesos de trabajo, las políticas del negocio u otras cuestiones internas de la empresa. De esta forma, por ejemplo, puede ser una guía sobre cómo realizar cierta labor o un protocolo de actuación según algunas situaciones concretas.
Del proyecto
Cuando se cuenta con archivos y documentos que sirven para un proyecto concreto y especifico, como una propuesta, diseños, etc. Son esta clase de proyectos.
Por qué usar estos tipos de documentación interna
Saber cuáles son los documentos internos de una empresa ayudará a clasificar correctamente la información y localizarla de una forma más clara. Sin embargo, también hay otras razones por las que esta documentación interna es fundamental dentro de la empresa. Si documentas los procesos de tu negocio, podrás conseguir más datos sobre los resultados, los objetivos y la forma de trabajar del equipo.
Establece procesos comunes
Supón que tienes que realizar por primera vez un informe sobre las acciones y los procesos realizados. Si tienes que empezar de cero, seguramente te costará mucho lograr establecer un esquema, decidir la forma en la que colocar los datos, etc. Sin embargo, si cuentas con otro informe similar previo realizado por otros compañeros, podrás realizarlo mucho más rápido.
Mejora la adaptación de nuevos trabajadores
Si empiezas un nuevo trabajo y te sientes totalmente desorientado, como si tuvieras que apañártelas por tu cuenta, puede ser muy frustrante y , además, tardarás tiempo en adaptarte y empezar a trabajar eficientemente. Sin embargo, si en la empresa se cuenta con documentación interna, tendrás una fuente de conocimientos en la que poder basarte para aprender más y saber qué es lo que tienes que hacer.
Da oportunidad al intercambio de conocimientos
Ten en cuenta que gracias a esta documentación todos los conocimientos de los empleados quedan registrados. Eso implica que el saber hacer podrá transmitirse para futuras ocasiones en las que se pueda necesitar esa experiencia previa. De esta forma, se intercambian los conocimientos dentro del equipo y entre los diferentes miembros del mismo.
Cómo crear un documento interno empresarial
Por todas estas razones, es fundamental que aprendas como realizar documentos de uso interno en una empresa. Lo único que debes hacer es seguir todos estos pasos:
Clasifica los procesos clave en el negocio
No todo lo que se realiza dentro de la empresa debe quedar totalmente registrado y de forma exhaustiva. Por eso, antes de comenzar, debes realizar un análisis de los procesos del negocio para determinar cuales son aquellos de los que se debe dejar constancia. Para empezar, aquellas acciones o procesos que se repiten de forma recurrente son dignos de ser documentados. Establece otros criterios con los que puedas determinar que procesos será útil que queden registrados.
Diseña una plantilla
Todo funcionará mucho más rápido si cuentas con una plantilla. Además, conseguirás dar un aspecto más homogéneo y acorde a la marca. Solamente debes preocuparte de que la plantilla incluya los puntos más importantes para el futuro como una pequeña descripción de por qué existe este proceso, lo que necesite el personal, etc.
Elige dónde guardar los procesos
Por último, tienes que almacenar correctamente los documentos. Para ello, lo mejor es que crees un espacio donde puedas alojar todos estos registros y que los empleados puedan acceder cómodamente a ellos.
Recomendaciones para el diseño de los documentos de uso interno en una empresa
Por último, ten en cuenta que son muchas las personas que van a acceder a esta clase de documentos y necesitan poder entender de forma rápida y sencilla toda la información.
- Evita utilizar un lenguaje complejo
- Incluye ejemplos y elementos gráficos
- Da muchos detalles
- Acepta contribuciones
- Crea documentos dinámicos
- Realiza limpiezas periódicas