06 Jun Destrucción documentos comunidad de propietarios
Una comunidad de vecinos debe disponer, para su bien funcionamiento, de toda una serie de documentos que contienen datos personales de los diferentes propietarios. Desde los nombres a los números de los documentos, pasando por sus números de teléfono, sus correos electrónicos, sus direcciones postales e incluso los números de sus cuentas bancarias. Y, en caso de tener trabajadores internos contratados, la comunidad de propietarios también manejará los datos personales de estos. En definitiva, muchos datos confidenciales en su poder.
Por tanto, y como cualquier otra entidad o profesional que cuenta con un fichero de datos personales de terceros, las comunidades de vecinos están sujetas a las normativas relacionadas con la protección de datos. Hablamos del Reglamento General de Protección de Datos y su derivada nacional española, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los derechos Digitales de 2018. Entre sus obligaciones se encuentra la destrucción de los documentos confidenciales. ¿Pero cuándo hay que realizarla y cuándo no?
Destrucción documentos confidenciales
Como decíamos, la destrucción de documentos confidenciales una vez completado su periodo de cesión es una obligación para todo tipo de entidades y profesionales que los manejen. Incluidas las comunidades de vecinos. No hacerlo o no hacerlo correctamente, según lo establecido en las normativas de protección de datos como el Reglamento General de Protección de Datos o la Ley Orgánica de Protección de Datos, puede significar afrontar cuantías que van hasta el 2% del volumen de negocio total anual del ejercicio financiero anterior.
Sin embargo, y en el caso de las comunidades de vecinos, hay excepciones. Documentos cuya destrucción no se define por los periodos de cesión, sino por consideraciones especiales. En otras palabras: se trata de documentos de carácter privado que deben conservarse más allá de lo normal. Y debe hacerse así si se quiere cumplir con las normativas vigentes tanto de España como de la Unión Europea. ¿Pero cuáles son estos documentos? ¿Y cuánto tiempo debemos conservarlo?
¿Cuántos años hay que conservar la documentación de comunidad de propietarios?
La respuesta es depende. Hay una enorme variedad de documentación de la comunidad de propietarios que debe ser tratada de manera especial. La duración de su conservación de cada documento dependerá, por tanto, de la naturaleza que tengan. Por ejemplo, los documentos de afiliación, altas y bajas del personal profesional de la comunidad deberán conservarse durante un plazo de cuatro años. Así lo dicta la ley española. También todos los documentos de cotización y documentos de pago de nóminas.
Por otro lado, convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relacionados con la Junta de Propietarios deberán conservarse durante cinco años. Así lo establece el artículo 19,4 de la Ley de Propiedad Horizontal. Sin embargo, los documentos sobre las obligaciones contractuales, facturas acreditativas y contratos tendrán que conservarse durante quince años. La base legislativa proviene, esta vez, del artículo 1964 del Código Civil. La destrucción de estos documentos supondría enfrentar graves sanciones.
Por último, hay una clase de documentos confidenciales que las comunidades de vecinos deben conservar para siempre bajo toda circunstancia. Se trata de los documentos legales, los documentos judiciales, los documentos notariales y los documentos registrales. Esto incluye, entre muchísimos otros textos, las sentencias judiciales, el libro de actas de la comunidad de propietarios o los estatutos de la comunidad. Todos ellos, sin excepción, serán conservados de manera indefinida. Destruir estos documentos es, sin duda, la mayor infracción de todas.
Del mismo modo que la destrucción, hay muchas otras gestiones relacionadas con los datos confidenciales de la comunidad de propietarios a las que debemos prestar mucha atención. Como la protección, la actualización o la respuesta ante el ejercicio de derechos ARCO de los titulares de los datos. Recordemos: las comunidades de vecinos también están sujetas a las normativas de protección de datos personales. Una auditoría LOPD podría ahorrarte muchos problemas.