Documentos externos de una empresa

Los documentos externos de una empresa, como la tuya, son todos los archivos que son necesarios para que el sistema de administración de tu negocio funcione correctamente. Son todos los documentos que no han sido hechos por tu empresa, es decir, que han sido elaborados por tus clientes o por tus proveedores. Son fundamentales para que te puedas desgravar diferentes impuestos como el I.V.A. o el IRPF.

Cuáles son los documentos externos de un negocio

Los documentos externos son documentos básicos en tu negocio, ya que se crean porque algún ente externo a tu empresa los necesita. Por ejemplo, estos documentos son facturas, comprobantes de pago, descargos impositivos, informes impositivos y los reglamentos y normas.

Tipos de documentos externos en una empresa

Los tipos de documentos externos que hay en tu empresa son los siguientes:

Facturas

Siempre que compres cualquier bien tienes que pedir una factura en la que conste toda la información de la operación. Es decir, tiene que aparecer el impuesto del valor añadido, el IRPF, los productos o servicios que has comprado, los datos de la empresa al que le has comprado dicho producto y tus datos. Siempre tendrás que guardarlas para poder dejar de pagar ciertos impuestos cuando hagas la declaración de la renta, en caso de que seas autónomo.

Comprobantes de pago

Los comprobantes de pago te permiten certificar el pago de un servicio o un producto a un proveedor. Siempre que compres algún producto que es necesario para tu negocio, tendrás que pedir el comprobante de pago, ya que es un documento de carácter contable que sirve para que acredites a la administración pública un contrato de compra de ciertos bienes en caso de que te lo requieran.

Informes impositivos

Los informes impositivos de tu empresa son unos informes que tienes que elaborar de mensualmente en el que tienes que incluir todas las facturas que has recibido por parte de clientes o proveedores. También tienes que incluir en tu informe impositivo un resumen de tu crédito fiscal, las restituciones y el régimen especial de tu empresa. Este documento te permite conocer las ventas de tu negocio y un resumen del débito fiscal.

Descargos impositivos

Tienes que guardar todos los descargos impositivos que tienes en tu empresa para poder gravar todas las operaciones que se realizan en tu empresa y que puedes incluirlos cuando realices la declaración del impuesto sobre sociedades en tu negocio. Estos descargos impositivos tienes que guardarlos durante 12 meses, ya que el período impositivo del impuesto de sociedades dura este tiempo.

Reglamentos y normas

Tu empresa tiene que cumplir con todos los reglamentos y normas vigentes en el país donde realizas la actividad. Estos reglamentos están relacionados con el impacto medioambiental, el tiempo que debes mantener los documentos en el archivo de tu oficina o el salario mínimo que deben cobrar tus trabajadores, entre otras.

Qué hacer con la documentación externa de una empresa

Cuando llega algún tipo de documentación externa a tu empresa, la tienes que guardar hasta que se acabe el período impositivo para declarar el impuesto de sociedades, si tienes una sociedad limitada o una sociedad anónima, o hasta que tengas que presentar la declaración de la renta, en caso de que seas autónomo. Cada vez que llegue un documento externo a tus manos, lo tendrás que gestionar, clasificar, ordenar y conservar en el archivo de tu oficina.

Lo mejor que puedes hacer para gestionar la documentación externa de tu empresa es contar con un gestor que se encargue de todos los documentos de tu empresa para que no tengas que preocuparte por toda la documentación externa que necesita guardar tu empresa.