La importancia de la fotocopiadora

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La importancia de la fotocopiadora

La tecnología consigue hacernos la vida mucho más sencilla. Hasta tal punto que no podríamos imaginarnos cómo sería nuestro día a día sin determinados avances. Especialmente nuestro día a día laboral. Uno de ellos es la fotocopiadora. Su origen lo encontramos en un proceso llamado xerografía inventado en el año 1931 por el físico estadounidense Chester Floyd Carlson. De un modo más concreto, este proceso emplea un material fotosensible cuyas zonas expuestas a luz se cargan de electricidad. Hoy veremos la importancia de la fotocopiadora para la LOPD.

La importancia de la fotocopiadora en la destrucción de documentos

En un principio podríamos pensar que la importancia de la fotocopiadora para las empresas en relación al cumplimiento de las normativas relativas a la protección de datos personales como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o la Ley Orgánica de Protección de Datos es muy reducida. Incluso insignificante. Pero en realidad debemos tener muy en cuenta a estos elementos dado que durante los últimos diez años han evolucionado enormemente hasta llegar a ser una amenaza en este sentido. Debemos prestarles mucha atención.

Al menos si queremos evitar sanciones LOPD por parte de la Agencia Española de Protección de Datos. Y es que las fotocopiadoras contemporáneas no son meros aparatos destinados a copiar documentos. Ahora son aparatos mucho más complejos capaz de realizar funcionalidades muy diferentes. Desde la propia fotocopia hasta el escanéo, pasando por el almacenamiento y trato de la información. Teniendo en cuenta esto último, es obvio que debemos considerarlas en una política de privacidad empresarial. Tal y como haríamos con los ordenadores.

Después de todo, la mayoría de fotocopiadoras modernas contienen un disco duro. Disco duro en el que termina almacenándose información confidencial de terceras personas. ¿De qué tipo de personas? Pues desde empleados a través del almacenamiento de nóminas y otros archivos laborales hasta de otras compañías, pasando por informaciones confidenciales de quienes dan servicios externos a la marca. De ahí la importancia de la fotocopiadora. De ahí que estemos en la obligación de vigilarla como a cualquier otro dispositivo con disco duro.

Documentos de fotocopiadoras y escáners

Como hemos apuntado, una vez conocida la vital importancia de la fotocopiadora tenemos que incluirla en nuestra política de cumplimiento de la LOPD. ¿Pero cómo hacerlo? En primer lugar, es fundamental que prestemos mucha atención a estos componentes de oficina cuando ya han perdido su vida útil. Por norma general, las empresas suelen deshacerse de ellos y adquirir uno nuevo para sustituirlo. Eso está muy bien. Pero no podemos deshacernos de las fotocopiadoras simplemente tirándolas a la basura o dejándolas en un punto limpio.

En realidad, y según lo establecido por la LOPD, las empresas son responsables de los datos de terceras personas que almacenan y tratan hasta el final. Por eso la única opción recomendable cuando una fotocopiadora pierde su vida útil es contratar a una empresa como la nuestra. Y es que nosotros nos encargamos bien de hacer imposible una potencial recuperación ilegítima de los datos personales contenidas en el disco duro de las fotocopiadoras, bien de destruirlas con total garantías. Somos muy conscientes de la importancia de la fotocopiadora.

Ese es el gran peligro de las fotocopiadoras. Sin embargo, existen otras situaciones por las que las fotocopiadoras pueden meternos en problemas. Por ejemplo, los olvidos en la bandeja de la fotocopiadora. Es algo mucho más común de lo que podamos pensar. No obstante, puede tener consecuencias porque algunas personas podrían entrar en contacto con datos personales para cuyo tratamiento no tienen consentimiento del titular de los mismos. Cuando se trata de LOPD, debemos tenerlo todo muy en cuenta.