08 Oct Archivo de la información en soporte papel
La transformación digital ha penetrado en nuestras vidas hasta niveles que hasta hace muy poquito tiempo parecían inimaginables. Tanto en el ámbito personal como en el ámbito empresarial. Es por es que cada vez más los archivos informativos de las organizaciones se encuentran en formato digital. Sin embargo, el papel continúa estando muy pero que muy presente en nuestro día a día. Hasta tal punto que, de momento, sigue siendo necesario administrar eficazmente un archivo de información en soporte papel.
Guardar información en papel
No es una cuestión menor. Las nuevas normativas vinculadas a la protección de datos personales como son el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) impulsado por la Unión Europea y la Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPD-GDD), adaptación del RGPD a nuestro marco jurídico nacional, establecen una serie de normas fundamentales para la defensa de los datos confidenciales de terceros. Normas relativas, entre otras cosas, a cómo guardar la información en papel.
La razón es sencilla de entender: guardar la información en papel de cualquier manera puede desembocar en que personas no autorizadas accedan al contenido de dichos papeles. Eso supone una vulneración de los derechos de los titulares de los datos personales y, en consecuencia, podría conllevar sanciones económicas muy importantes por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), como recoge la LOPD. En ese aspecto, es importante contar con un archivo de calidad para evitar sanciones LOPD.
Archivar información en soporte papel
¿Pero qué significa eso de disponer de un archivo de información en soporte papel de calidad? Pues de un gran abanico de factores. En ese sentido, el más importante tiene que ver con el acceso. Un archivo en papel requiere medidas de seguridad especiales que provoquen que solo quienes cuentan con autorización para acceder a la información sensible puede hacerlo. La utilización de archivadores de seguridad es un método bastante empleado por parte de las empresas. Proporciona una gran seguridad.
Pero también es importante, a la hora de archivar datos en soporte papel, la clasificación. Porque no basta con guardar los archivos de cualquier manera en un archivador. En realidad, deben ser clasificados en base a determinados factores que permitan tanto su recuperación óptima como su seguimiento. Al fiin y al cabo, y cuando hablamos de documentos confidenciales, existen fechas a partir de las cuales debemos destruirlos de manera profesional. Es importante la organización para que dichos plazos no se pasen.
Tipos de archivo de información
Ya lo apuntábamos antes: en la actualidad existen dos grandes tipos de archivos de información. Por un lado el archivo de información en soporte papel, cada vez menos colmado pero igualmente imprescindible en estos momentos. Por otro lado, el archivo de información en soporte digital para los documentos digitales. Y es muy importante cuidar ambos. La Agencia Española de Protección de Datos sanciona en caso de que uno u otro no cumplan con los requisitos establecidos por el RGPD y la LOPD.
Cómo se archiva información en formato papel
¿Te estás preguntando cómo debes archivar datos en soporte papel? Pues nosotros podemos ayudarte. Y es que en Beck Destrucción Confidencial llevamos muchos años ayudando a las empresas a desarrollar unos archivos de información en formato papel óptimos. Además, ofrecemos un servicio mucho más amplio ante los documentos sensibles en papel que va desde el archivo hasta la destrucción, pasando por el reciclaje de documentación confidencial. Podemos ser sus aliados. Póngase en nuestras manos expertas.