¿Aplica el RGPD de archivos físicos? Claves para cumplir con la normativa

07 Sep ¿Aplica el RGPD de archivos físicos? Claves para cumplir con la normativa

En plena era digital, es muy común que pensemos que la protección de datos se limita a los ordenadores, servidores o sistemas en la nube. Pero, ¿qué ocurre con los documentos en papel que aún manejamos a diario en oficinas, archivos o almacenes? Pues que también están regulados. Y aquí es donde entra en juego el RGPD de archivos físicos. Sí, el Reglamento General de Protección de Datos no se queda solo en lo digital. También se aplica, y con fuerza, a todos aquellos documentos impresos que contengan información personal. Por eso, hoy te vamos a contar todo lo que necesitas saber para que tú y tu empresa cumpláis con la normativa sin sustos ni multas.

¿Qué es exactamente el RGPD de archivos físicos?

Antes de meternos en harina, aclaremos un punto fundamental: el RGPD de archivos físicos es la aplicación del Reglamento General de Protección de Datos a todo soporte no digital que contenga datos personales.

Es decir, hablamos de expedientes médicos, nóminas, contratos laborales, historiales de clientes, actas, formularios… todo aquello que esté impreso en papel y contenga información que permita identificar a una persona.

La normativa no distingue entre formatos. Si hay datos personales, hay que protegerlos. Y esto implica adoptar medidas físicas y organizativas concretas para evitar accesos no autorizados, pérdidas o filtraciones.

¿Por qué es importante cumplir con el RGPD de archivos físicos?

Quizás estés pensando que esto es exagerado, que los papeles están guardados en un armario con llave y ya está. Pero no. El cumplimiento del RGPD en papel es igual de exigente que el digital. Y aquí van las razones:

• Las sanciones pueden ser muy elevadas, llegando a los 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocio.

• Los archivos físicos pueden ser robados, extraviados o destruidos accidentalmente sin un control adecuado.

• Cualquier auditoría puede destapar fallos graves en la protección de datos impresos.

• Las personas afectadas por un mal uso de sus datos pueden reclamar daños y perjuicios.

Vamos, que más vale prevenir que lamentar.

Cómo aplicar correctamente el RGPD de archivos físicos

Para que no te pille el toro, te explicamos de forma clara y directa qué debes tener en cuenta. Lo dividiremos en secciones para que puedas identificar qué aspectos estás cumpliendo y en cuáles te toca mejorar.

Clasificación y organización de documentos físicos

La base de todo empieza aquí. Si no sabes qué tienes, ni dónde lo tienes, mal asunto.

La auditoría documental, lo primero es hacer una buena auditoría documental. Se trata de revisar todos los papeles y determinar:

• Qué contienen.

• Quién los usa.

• Cuánto tiempo deben conservarse.

• Si tienen carácter confidencial.

Una auditoría no es solo una tarea administrativa. Es una herramienta para detectar riesgos y corregir malas prácticas.

Archivos confidenciales, identifica todos los archivos confidenciales que manejes. Si incluyen datos sensibles (salud, ideología, religión, datos bancarios), la protección debe ser todavía más estricta.

No vale con dejarlos en una carpeta encima de la mesa. Tienen que estar bajo llave y con acceso limitado.

Retención y destrucción de documentos

Una de las claves del RGPD de archivos físicos es que no se pueden conservar los documentos eternamente. Hay plazos legales para todo.

Retención de documentos en papel, la retención de documentos en papel debe responder a criterios normativos y funcionales. Por ejemplo:

• Las nóminas se deben guardar durante 4 años.

• Los contratos laborales, mientras dure la relación y hasta 4 años después.

• Los historiales clínicos, al menos 5 años.

Una vez superado ese plazo, toca eliminarlos de forma segura.

Destrucción certificada, no se trata de romper papeles a mano y tirarlos al contenedor azul. La destrucción certificada garantiza que los documentos se eliminan de forma irrecuperable, conforme a la normativa de protección de datos.

Y aquí es donde nosotros, como empresa especializada, podemos ayudarte a cumplir con la ley sin complicaciones.

Seguridad física de los archivos

No solo se trata de tener los papeles en carpetas. La seguridad física según el RGPD va mucho más allá.

Acceso restringido, los documentos deben estar en zonas con acceso controlado. Esto puede implicar:

• Armarios con cerradura.

• Habitaciones con llave.

• Sistemas de registro de entradas y salidas.

Cada persona debe tener acceso solo a lo que necesita para su trabajo.

Si hay incendios, robos y filtraciones debes contar con:

• Sistemas antiincendios.

• Alarma y videovigilancia.

• Mobiliario ignífugo.

• Espacios secos y protegidos.

La protección no es solo contra hackers, sino contra amenazas físicas reales.

Cumplimiento de la LOPD en archivos físicos

La LOPD y archivos físicos siguen vivas dentro del marco normativo español, complementando al RGPD europeo.

Informar al titular de los datos

Aunque el soporte sea papel, el titular tiene los mismos derechos:

• Acceso.

• Rectificación.

• Supresión.

• Oposición.

Debe estar informado de cómo se tratarán sus datos y durante cuánto tiempo.

Registro de actividades de tratamiento. Sí, también se aplica a los documentos impresos. En el registro de actividades hay que reflejar qué documentos en papel se manejan, con qué finalidad, y quién tiene acceso a ellos.

Buenas prácticas para gestionar el RGPD de archivos físicos

Ahora que ya conoces la teoría, veamos algunas recomendaciones prácticas para que lo apliques sin complicarte la vida.

Digitaliza siempre que sea posible. Reducir el papel disminuye riesgos. La digitalización facilita el control y permite aplicar medidas más efectivas. Eso sí, los documentos originales deben destruirse de forma segura si ya no son necesarios.

Establece protocolos claros. Que todos los empleados sepan qué hacer con los documentos físicos. Desde cómo recibirlos, archivarlos, entregarlos a terceros o destruirlos.

Realiza formaciones periódicas. La formación en protección de datos impresos es clave. La mayoría de los fallos se deben a desconocimiento.

Externaliza el servicio de destrucción. Delega la eliminación de documentos en una empresa como la nuestra, que te garantice recogida, transporte y destrucción conforme a ley, y te entregue un certificado oficial.

¿Qué riesgos hay si no cumples con el RGPD de archivos físicos?

Muchos piensan que el verdadero riesgo está en internet, pero los archivos físicos siguen siendo una fuente de filtraciones muy común. Las consecuencias pueden ser graves:

• Sanciones económicas.

• Pérdida de reputación.

• Demandas judiciales.

• Daños a terceros por uso indebido de sus datos.

Y lo peor de todo es que muchos de estos problemas se podrían evitar con un poco de orden y sentido común.

Tus papeles también hablan

Hemos llegado al final del artículo, y si algo queremos que te quede claro es que el RGPD de archivos físicos no es un adorno legal. Es una responsabilidad real que toda empresa debe asumir si maneja documentos en papel con información personal.

Desde la auditoría documental, la retención responsable, hasta la destrucción certificada, cada paso cuenta para proteger los datos y cumplir con la normativa.

Y si todo esto te parece un lío o no sabes por dónde empezar, en nuestra empresa somos expertos en destrucción confidencial de documentos, nos encargamos de la gestión segura de documentos físicos, realizamos retiradas periódicas, destrucción certificada, vaciado de oficinas y todo lo necesario para que tú puedas dormir tranquilo sabiendo que estás cumpliendo la ley.

¿Hablamos? Porque proteger los datos también es proteger tu empresa.