Tipos de destrucción documental: mecánica, digital y química

23 Jul Tipos de destrucción documental: mecánica, digital y química

A diario, en empresas de todos los tamaños, se generan toneladas de documentación que contienen información confidencial: contratos, expedientes, historiales, informes, bases de datos… Y todos esos documentos, en algún momento, dejan de ser útiles. Pero ojo, dejar de ser útiles no significa que puedas tirarlos a la basura como si nada. Ahí es donde entran en juego los distintos tipos de destrucción documental. En este artículo te vamos a explicar en qué consiste cada método, cuándo conviene usar uno u otro y cómo asegurarte de que los residuos documentales se gestionan de forma segura, legal y responsable.

¿Por qué es tan importante la destrucción documental?

Antes de meternos en harina con los tipos de destrucción documental, conviene que tengamos clara una cosa: eliminar documentos no es una acción trivial. Es una parte crítica del proceso de gestión de la información.

Muchos de esos papeles o archivos contienen datos sensibles. Si caen en manos equivocadas, pueden suponer desde una filtración de datos personales hasta un robo de propiedad intelectual. Además, la ley es clara: hay que garantizar la confidencialidad de los datos hasta su eliminación.

Y no lo decimos nosotros, lo dicen normativas como el RGPD, la LOPDGDD y la Ley de Protección de Datos en general.

¿Qué entendemos por destrucción documental?

La destrucción documental es el conjunto de procesos mediante los cuales se eliminan archivos, ya sean en papel o digitales, de forma irreversible y segura. Su objetivo no es solo liberar espacio, sino garantizar que la información contenida en esos documentos no pueda ser recuperada ni utilizada de forma indebida.

Y aquí viene lo interesante: no hay un único método para hacerlo. Existen diferentes tipos de destrucción documental, cada uno adaptado al soporte, volumen y nivel de confidencialidad del material a eliminar.

Tipos de destrucción documental: una clasificación necesaria

Vamos a dividir los principales tipos de destrucción documental en tres categorías: mecánica, digital y química. Cada una tiene sus peculiaridades, ventajas y usos concretos. Te lo explicamos todo, paso a paso.

Destrucción mecánica: el clásico que nunca falla

La destrucción mecánica es el método más conocido y utilizado para eliminar documentos en papel. Consiste, básicamente, en triturar o desintegrar físicamente los archivos hasta hacerlos irreconocibles e irrecuperables.

¿Cómo funciona la destrucción mecánica?

Se emplean máquinas específicas, desde trituradoras básicas hasta sistemas industriales de destrucción. Dependiendo del nivel de seguridad que se requiera, el papel se corta en tiras, partículas o incluso polvo.

Existen normativas técnicas como la DIN 66399 que clasifican los niveles de corte. Cuanto más alto el nivel, mayor la seguridad.

¿Cuándo se recomienda?

El proceso de destrucción mecánica es ideal para:

• Grandes volúmenes de papel.

• Archivos con datos personales o laborales.

• Documentación administrativa antigua.

• Empresas que manejan documentos físicos a diario.

¿Qué ventajas tiene?

Este tipo de destrucción confidencial es rápida y eficiente, admite una gran variedad de soportes (papel, CD, tarjetas), y garantiza una eliminación segura de documentos sin riesgo de recuperación.

Destrucción digital: para datos que no están en papel

Con la digitalización, muchos documentos ya no existen en formato físico. Pero eso no significa que desaparezcan con solo borrarlos del ordenador. Aquí entra la destrucción digital, otro de los tipos de destrucción documental más necesarios en la actualidad.

¿En qué consiste la destrucción digital?

Es un conjunto de técnicas orientadas a borrar archivos digitales de forma definitiva. Esto va mucho más allá del simple “eliminar” o vaciar la papelera.

Incluye:

• Sobre-escritura de datos.

• Borrado seguro con software especializado.

• Desmagnetización de discos duros.

• Trituración física de discos y memorias (sí, también se destruyen físicamente).

¿Cuándo se aplica?

Este tipo de destrucción es clave cuando manejas:

• Bases de datos de clientes.

• Archivos sensibles almacenados en ordenadores o servidores.

• Equipos informáticos que van a ser retirados o sustituidos.

• Pendrives, tarjetas SD, discos duros, CDs, DVDs…

¿Por qué es imprescindible?

Porque los datos digitales, aunque no se vean, se pueden recuperar si no se eliminan correctamente. Y eso puede derivar en graves problemas de seguridad documental y sanciones legales.

Destrucción química: para materiales especiales

Este es uno de los tipos de destrucción documental  menos conocido, pero igualmente eficaz. Se usa principalmente para eliminar soportes muy específicos o cuando es necesario garantizar una descomposición completa de los elementos.

¿Cómo funciona?

Consiste en aplicar reactivos químicos que degradan el soporte físico del documento. Este método se utiliza en instalaciones especializadas, bajo estrictos controles de seguridad y medioambiente.

No es algo que se haga en cualquier sitio, ni está pensado para uso habitual en oficinas.

¿En qué casos se emplea?

• Para documentos impresos en materiales resistentes al corte.

• En destrucción de microfilms, radiografías o soportes plásticos.

• Cuando se requiere una destrucción documental absoluta por motivos legales o de confidencialidad extrema.

¿Qué tener en cuenta?

La destrucción química debe realizarse con total respeto a la normativa medioambiental. El tratamiento de los residuos resultantes forma parte del proceso y debe garantizar que no haya impacto contaminante.

¿Qué tipo de destrucción documental necesita tu empresa?

No todas las empresas necesitan lo mismo. Elegir entre los tipos de destrucción documental adecuado depende de varios factores:

• Soporte de los archivos (papel, digital, mixto).

• Nivel de confidencialidad.

• Volumen de documentos.

• Presupuesto disponible.

• Normativa sectorial (sanidad, finanzas, legal…).

Lo ideal es contar con un análisis previo que determine cuál de los tipos de destrucción documental es el más conveniente para cada caso.

Qué pasa con los residuos documentales tras la destrucción

Una vez destruido el documento, aún queda una parte importante: la gestión de los residuos documentales. Estos deben reciclarse, neutralizarse o eliminarse conforme a la normativa vigente.

En ABDC, no solo nos encargamos de la destrucción, sino también de todo lo que viene después. Recogemos, transportamos, clasificamos y reciclamos según ley. Porque la seguridad documental no acaba con una trituradora.

La importancia de contar con certificados de destrucción

Un aspecto clave de cualquier método de destrucción es la trazabilidad. No basta con destruir, hay que demostrar que lo has hecho correctamente. Por eso, los procesos de destrucción deben ir acompañados de un certificado de destrucción.

Este documento acredita:

• Qué documentos se han eliminado.

• Cómo se ha realizado el proceso.

• Cuándo y dónde se ha llevado a cabo.

• Qué método se ha utilizado (mecánico, digital o químico).

• Quién ha sido el responsable del tratamiento.

Tener estos certificados es fundamental para justificar el cumplimiento normativo ante auditorías o inspecciones.

¿Por qué contar con profesionales en destrucción documental?

Porque destruir no es lo mismo que cumplir con la ley. Y porque un error puede salirte caro, tanto económica como reputacionalmente. Una empresa especializada te garantiza:

• Asesoramiento personalizado.

• Elección del método más adecuado.

• Eliminación segura de documentos.

• Gestión de residuos posterior.

• Emisión de certificados.

• Recogida y transporte en vehículos homologados.

• Confianza, profesionalidad y discreción.

Así, tú te centras en tu negocio y nosotros nos ocupamos de la confidencialidad de tus datos.

Cada documento merece su final correcto

Como ves, existen distintos tipos de destrucción documental, cada uno con sus particularidades. Lo importante es no improvisar y asegurarte de que, sea cual sea el método, estás cumpliendo con la normativa y protegiendo la información que manejas.

Ya sea papel, digital o material sensible, destruir bien es parte de una buena gestión documental. No se trata solo de hacer espacio, sino de proteger tu empresa, tus clientes y tu reputación.

En nuestra empresa somos expertos en destrucción confidencial de documentos, y llevamos años ayudando a empresas como la tuya a gestionar la destrucción documental de forma segura y conforme a ley. Aplicamos todos los tipos de destrucción documental: mecánica, digital y química, según lo que necesites.

¿Quieres eliminar documentos con todas las garantías? Llámanos y nos encargamos de todo. Porque cuando se trata de información confidencial, no vale cualquier método. Vale el correcto.