Protección de datos en asociaciones

    Protección de datos en asociaciones

    09 Mar Protección de datos en asociaciones

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    La proteccion de datos en asociaciones está regulada por diferentes normas que son de obligatorio cumplimiento, como el RGPD, la LOPDGDD y la LSSI-CE, que más adelante veremos que regula cada una de ellas. Por lo tanto, es obligatorio cumplir la proteccion datos asociaciones para no enfrentarse a elevadas sanciones que pueden suponer un antes y un después en dicha organización. 

    Qué leyes regulan el tratamiento de datos personales en asociaciones

    El tratamiento de datos personales en asociaciones se regula en estas tres normativas de carácter europeo y nacional.

    Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD)

    El RGPD es una norma es aplicable a todas las entidades, incluyendo asociaciones, que traten datos personales de ciudadanos de la Unión Europea. Este reglamento establece las reglas básicas que se deben seguir para el tratamiento de datos personales, para garantizar el derecho a la privacidad y la protección de los datos personales.

    Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD)

    Esta ley, también conocida como LOPD, es una normativa española y establece las normas que hay que cumplir para el tratamiento de datos personales por parte de las entidades, tengan ánimo de lucro o no. La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales contempla las obligaciones de las entidades con relación a la seguridad de los datos, la notificación de los fallos de seguridad y el derecho de los individuos a acceder a sus datos personales siempre que quieran.

    Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI-CE)

    La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico regula el uso de internet y el tratamiento de los datos que se recogen en la red en España. Por lo tanto, las obligaciones de todas las entidades para garantizar la protección de los datos personales y la privacidad en internet de los usuarios.

    Qué requisitos se deben cumplir para la protección de datos en asociaciones

    Qué requisitos se deben cumplir para la protección de datos en asociaciones

    La ley proteccion de datos en asociaciones estipula que deben de cumplir una serie de requisitos. Dichos requisitos son:

    Registro del proceso de tratamiento de datos

    Para comenzar el registro del proceso de tratamiento de datos es fundamental que las asociaciones informen de forma clara y concisa del tipo de datos que se van a tratar, el tiempo, la base jurídica y la finalidad del tratamiento.

    Petición del consentimiento

    Uno de los requisitos que deben cumplir las asociaciones para garantizar la protección de datos es la petición del consentimiento expreso. Dicha petición de consentimiento es obligatoria, y el RGPD solo admite el consentimiento expreso. Por lo tanto, los consentimientos tácitos y presuntos que se contemplaban en la normativa anterior, ya no son válidos y deberán volver a recogerse mediante un consentimiento expreso.

    Archivo de los contratos

    Debe existir un archivo de los contratos existentes de la asociación en los que se incluyan: 

    • Empleados: es un documento que deben firmar tanto los socios como los beneficiarios, voluntarios o empleados, donde incluya todos sus datos personales y acepten el tratamiento de los mismos. 
    • Terceros: tiene que firmar un documento en el que confirmen que están de acuerdo con la gestión del tratamiento de sus datos.

    Notificación en caso de brecha de seguridad

    En caso de que haya una brecha de seguridad en la organización, es necesario comunicar a la Agencia Española de Protección de Datos lo que ha ocurrido en un plazo de 72 horas, desde el conocimiento del problema. Si se ha vulnerado gravemente la protección de los datos de las personas interesadas, la asociación deberá comunicárselo también.

    Realización de un análisis de riesgo

    Las asociaciones deben realizar un análisis de riesgo para determinar las posibles amenazas a las que pueden estar expuestas los datos personales de los interesados. Cuando se determinan los peligros es necesario tomar medidas de seguridad mayores para aumentar su protección.

    Inclusión de textos legales en las páginas corporativas

    Si la asociación cuenta con una página web corporativa, es necesario que cuente con los textos legales que se establecen en el RGPD. 

    • Aviso legal: donde se identifica el propietario de la página y se incluye su nombre, el CIF o el DNI, su dirección y su email. 
    • Política de privacidad: en ella se informa de forma expresa que se tratan los datos que se solicita al entrar a la página web, cuál es la finalidad del tratamiento, quién es el destinatario, el plazo que se conservan los datos, la identidad y la dirección de la persona responsable del tratamiento de los mismos y la posibilidad de que los usuarios ejerzan sus derechos para acceder, rectificar, cancelar u oponerse al uso de sus datos personales. 
    • Política de cookies: son todos los archivos de información que se envían desde un sitio web y se almacenan en el navegador de la persona que ha visitado la página web en cuestión. Las cookies están reguladas por la LSSI y en la ley se establece que en las cookies se debe informar de que son utilizadas en la página y cuál es su finalidad y duración.

    Respeto y comunicación de los derechos de los usuarios

    En todo momento, las asociaciones deben respetar y comunicar a los usuarios los derechos que tienen cuando se realiza un tratamiento de sus datos. Por ello, siempre que quieran los usuarios podrán rectificar, cancelar u oponerse al tratamiento de sus datos.

    Elección de un Delegado de Protección de Datos

    La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales obliga la elección de un Delegado de Protección de Datos (DOP). El DOP es la persona que se encarga de tratar todos los datos de carácter personal. Tienes que tener en cuenta que las ONGs y las asociaciones sin ánimo de lucro no deben contar con esta figura, a no ser que sean organizaciones muy grandes o los datos que traten sean altamente sensibles.

    Cuáles son las sanciones por incumplimiento de la protección de datos

    Cuáles son las sanciones por incumplimiento de la protección de datos

    En función de la gravedad de la infracción por incumplimiento del rgpd asociaciones y de la lopd en asociaciones las sanciones varían.

    Multa leve

    Las multas leves ascienden hasta los 40.000 €.

    Sanción grave

    Las sanciones graves oscilan entre los 40.001 € hasta los 300.000 €.

    Penalización muy grave

    Las penalizaciones muy graves son aquellas que van desde los 300.001 € hasta la suma de 20 millones de euros.

    Preguntas frecuentes sobre protección de datos en asociaciones

    ¿Qué implicaciones legales tiene la protección de datos para las asociaciones?
    La protección de datos implica el cumplimiento de leyes y regulaciones que resguardan la privacidad de los datos personales manejados por las asociaciones.

    ¿Qué datos personales suelen manejar las asociaciones y cómo deben protegerlos?
    Las asociaciones pueden manejar datos como nombres, direcciones, correos electrónicos y números de teléfono de sus miembros, y deben protegerlos mediante medidas de seguridad adecuadas.

    ¿Cuál es el papel del responsable de protección de datos en una asociación?
    El responsable de protección de datos en una asociación tiene la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de las leyes de protección de datos y de implementar políticas y procedimientos para proteger la privacidad de los datos.

    ¿Qué medidas de seguridad deben implementar las asociaciones para proteger los datos de sus miembros?
    Las asociaciones deben implementar medidas como el cifrado de datos, el acceso restringido a la información y la realización de evaluaciones de riesgos periódicas para garantizar la seguridad de los datos.

    ¿Qué obligaciones tienen las asociaciones en caso de sufrir una brecha de datos?
    Las asociaciones tienen la obligación de notificar a las autoridades de protección de datos y a los afectados en caso de sufrir una brecha de datos, según lo establecido por las leyes de protección de datos.

    ¿Cuál es el marco legal que regula la protección de datos en asociaciones?
    En muchos países, el marco legal incluye leyes como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión Europea o la Ley de Protección de Datos Personales en otros países.

    ¿Qué tipo de consentimiento se requiere para procesar datos personales en una asociación?
    Se requiere un consentimiento informado y explícito de los individuos cuyos datos serán procesados por la asociación, de acuerdo con las leyes de protección de datos.

    ¿Puede una asociación transferir datos personales a terceros?
    Sí, pero la asociación debe asegurarse de que se cumplan los requisitos legales, como obtener el consentimiento de los individuos o asegurar que existan cláusulas contractuales adecuadas con los terceros.

    ¿Qué derechos tienen los individuos cuyos datos son procesados por una asociación?
    Los individuos tienen derechos como el acceso a sus datos, la rectificación de información incorrecta, la eliminación de datos innecesarios y el derecho a oponerse al procesamiento de sus datos en ciertas circunstancias.

    ¿Es necesario designar un Delegado de Protección de Datos (DPO) en una asociación?
    Según el GDPR y otras leyes de protección de datos, es obligatorio designar un DPO en ciertos casos, como cuando el procesamiento de datos es realizado por una autoridad pública o cuando las actividades principales de la asociación implican un monitoreo regular y sistemático de individuos a gran escala.

    ¿Cómo pueden las asociaciones asegurarse de cumplir con las normativas de protección de datos al organizar eventos o actividades?
    Las asociaciones deben implementar políticas de privacidad claras, obtener consentimiento para el uso de datos personales en eventos y actividades, y garantizar la seguridad de la información recopilada durante dichos eventos.

    ¿Qué medidas deben tomar las asociaciones para proteger los datos personales en sus comunicaciones internas y externas?
    Las asociaciones deben utilizar canales seguros para la comunicación interna y externa, como correos electrónicos cifrados o plataformas de mensajería seguras, y educar a su personal sobre las prácticas adecuadas de manejo de datos.

    ¿Pueden las asociaciones utilizar datos personales para fines de marketing o recaudación de fondos?
    Sí, pero deben obtener el consentimiento de los individuos para utilizar sus datos con estos fines y respetar cualquier preferencia de privacidad expresada por los mismos.

    ¿Qué documentos deben mantener las asociaciones en relación con la protección de datos?
    Las asociaciones deben mantener registros de actividades de procesamiento, evaluaciones de impacto de protección de datos, políticas de privacidad, y cualquier consentimiento obtenido de los individuos, entre otros documentos relacionados con la protección de datos.

    ¿Cómo pueden las asociaciones capacitar a su personal en materia de protección de datos y privacidad?
    Las asociaciones pueden proporcionar capacitación regular sobre las leyes de protección de datos, las políticas internas de privacidad y seguridad de datos, y las mejores prácticas para el manejo seguro de información personal, tanto online como offline.