Ciclo de vida de un documento

El ciclo de vida de un documento en una empresa es cada una de las fases por las que pasa cualquier documento de una empresa hasta llegar al fin de su vida útil, que es cuando se guarda en el archivo o se destruye. El ciclo de vida de los documentos es el mismo que el ciclo biológico de las personas: nacer, vivir y morir. 

Qué es el ciclo de vida documental

El ciclo de vida documental son todas las fases por las que pasa un documento, desde su creación hasta su destrucción. Dentro de este ciclo de vida documental se contempla todo el tiempo que los diferentes documentos pasan en el archivo, este período de tiempo en algunas ocasiones está marcado por la normativa vigente, para controlar el buen funcionamiento de las empresas y para evitar fraudes a las instituciones públicas.

¿Por qué es importante el ciclo de vida de un documento?

El ciclo de vida de los documentos de tu empresa es fundamental para que la gestión de los datos almacenados sea correcta, para proteger de la manera indicada la información sensible y confidencial, y para que se realice una limpieza en el archivo documental de tu empresa en los plazos estimados.

Gestión correcta de los datos almacenados

El ciclo de vida de un documento te permite organizar y clasificar todos los documentos de manera eficiente, para que su accesibilidad y localización sea mucho más sencilla.

Protección de la información sensible o confidencial

El ciclo de vida de un documento te ayuda a garantizar la seguridad y privacidad de la información almacenada, mediante medidas de seguridad y políticas de acceso, que puedes establecer en tu empresa.

Limpieza del archivo documental

El ciclo de vida de un documento te garantiza la eliminación de documentos antiguos y no necesarios, ayudando a mantener un archivo documental limpio y ordenado. A su vez, podrás reducir los costes de almacenamiento y mejorar la eficiencia en la gestión de los documentos.

Cuáles son las fases del ciclo de vida de un documento

Las fases del ciclo de vida de un documento van desde su creación hasta su eliminación. Las fases por las que pasa el ciclo de vida de un documento administrativo o electrónico son:

Creación

La fase de creación de un documento está relacionada con el borrador que se crea, donde se establece la estructura predeterminada que va a tener el documento final. Hasta su organización y clasificación, el documento pasa por diferentes departamentos de tu empresa, donde tienen que respetar tanto la estructura como las normas de redacción del mismo, para que sea entendible para todos tus empleados.

Organización y clasificación

Una vez que el documento ha sido creado, hay que organizarlo y clasificarlo. Para ello, hay que etiquetarlo utilizando diferentes metadatos, que te ofrecen el contexto, la descripción e información adicional relacionada con el contenido de un documento determinado.

Colaboración y revisión

En la fase de colaboración y revisión, todas las personas que han tenido relación con el documento en cuestión, tienen que trabajar de manera simultánea o deben compartir información, para establecer los niveles de acceso que va a tener el documento, es decir, las personas que tendrán acceso al mismo en los diferentes departamentos.

Verificación

Tu empresa tiene que seleccionar qué versión del documento tiene que entregar al empleado que se encarga de editarlo, para que se cumplan las normas de calidad correspondientes. Por lo tanto, antes de llegar al punto de edición, es necesario realizar una tarea de verificación del documento, para comprobar que todo está en orden.

Permanencia o eliminación

La última fase del ciclo de vida de los documentos es la permanencia o la eliminación, es decir, consiste en comprobar cuáles son los documentos que hay que guardar tanto en el archivo digital como en el físico, y cuáles son los que hay que eliminar. Siempre que se proceda a la eliminación de cualquier documento, hay que tener en cuenta que en tu empresa se cumple con la normativa vigente relacionada con la destrucción de información y datos confidenciales.

A qué tipo de archivo afecta este ciclo en una empresa

Los tipos de archivos a los que afecta el ciclo de vida en una empresa son los documentos administrativos, comerciales y electrónicos.

Administrativo

El ciclo de vida de un documento administrativo, es decir, los documentos que tienen información sobre la empresa, siempre cambia el periodo que aguantan en tu empresa, ya que tienen que estar en constante actualización, y solo se tienen que eliminar cuando ya no son necesarios en tu empresa o cuando la ley lo contemple. 

Comercial

Los documentos comerciales son todos los archivos de tu oficina en los que consta cualquier actividad mercantil. El ciclo de vida de un documento comercial va desde su creación hasta su eliminación, pero en función del tipo de documento comercial que sea, será necesario que lo guardes durante más tiempo o no, según se establece en la normativa vigente.

Electrónico

El ciclo de vida de un documento electronico va desde su fase de producción, pasando por su fase de tramitación, hasta llegar a la fase de archivo. Es decir, primero se tramita, luego se añade a un gestor de documentos electrónicos y posteriormente al archivo de dicho gestor.

Ejemplos de documentos y su ciclo de vida

Para entender mejor qué es ciclo de vida de un documento, aquí tienes unos ejemplos:

Emails

Los emails se generan y luego se clasifican en función de unos parámetros determinados que tiene que establecer tu empresa, ya sea por cliente, por fecha, o por contenido, entre otras formas de ordenarlos. Para ello, puedes utilizar un sistema de gestión documental en tu correo electrónico. El ciclo de vida de los emails varía según su procedencia y su relevancia.

Correo postal

El correo postal ya no es muy habitual, pero algunas empresas aún reciben documentos físicos a través del correo postal. Si aún recibes correo postal en tu empresa, puedes digitalizar todos los documentos e incluirlos en el ciclo de vida de los documentos digitales, para informar a las personas relacionadas con dicho documentos y para que los flujos de trabajo no se puedan ralentizar buscando el archivo físico. 

Facturas

Todas las facturas de tu empresa contienen información muy importante para ti como: el nombre de tus clientes, el IVA, los costes, los datos de tus proveedores o el IRPF, entre otros. Siempre que almacenas las facturas tienes que crear un flujo de aprobación que sea fluido, para ello, puedes utilizar un software de gestión documental para que las tareas relacionadas con tus facturas sean mucho más fluidas. Asimismo, ten en cuenta que todas las facturas que entren o salgan de tu negocio tendrás que guardarlas durante 5 años como mínimo, ya que así se establece en la normativa vigente.

Nóminas

El ciclo de vida de las nónimas está relacionado con todas las funciones que se tienen que realizar para informar a todas las personas involucradas. Para mejorar el ciclo de vida de las nóminas puedes utilizar un software que mejore el departamento de recursos humanos de tu negocio.

Planos

Los planos de tu empresa se pueden almacenar hasta que el proyecto llegue a su fin.

Informes de maquinaria

El ciclo de vida de los informes de maquinaria está relacionado con el periodo que está instalada una máquina en tu empresa. Una vez retires dicha máquina, el ciclo de vida de los informes habrá terminado, porque ya no los necesitarás para hacer un buen control y seguimiento de la seguridad, del mantenimiento y de las operaciones que realiza la máquina.