04 Oct Cómo saber si un documento es confidencial
Una buena seguridad en la información, abarca desde la información personal, confidencial o comercial, susceptible de ser mal utilizada por usuarios no autorizados. Según la LOPD también incluye a los empleados que manejen este tipo de documentación para cumplir esta seguridad en la información y no incurrir en la legalidad.
Deducimos por lo tanto que cualquier información contenida dentro de una empresa es un documento confidencial que ha de ser custodiado debidamente según la Ley. Si trabajas para una empresa que maneje datos de carácter personal de clientes, empleados y proveedores, toda esta información es confidencial, de uso exclusivo de la empresa y por lo tanto deberá ser tratada como tal.
¿Qué información debe protegerse en los documentos confidenciales?
Debemos tener en cuenta con qué medios cuenta la empresa en cuestión para recopilar estos datos, de forma online será de una manera y de formato offline de otra. Pero en cualquier caso deberán ser protegidos por la integridad del negocio que capacitará a los empleados para hacerse cargo de situaciones comprometedoras.
Involucrar a los empleados incluyéndolos en una información de primera mano de los manuales de usuario corporativos de cómo la empresa cumple con la legalidad y más específicamente en la protección de datos de carácter personal que maneja.
Cualquier información producida por una empresa debe estar protegida, patentes, marcas registradas, información de derechos de autor, etc. Información confidencial que puede abarcar cualquier tipo de documentos, secretos comerciales, planes de negocios, estrategias de marketing, información tributaria o financiera, etc.
¿Qué ocurre si se incumple la confidencialidad?
El incorrecto tratamiento de cualquier documento confidencial por parte de una empresa o un empleado culmina con la imposición de una infracción en gravedad según la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Una sanción monetaria que puede oscilar en gravedad y cuantías desde 60.000 hasta 300.000 €.
En el mundo en el que vivimos todos estamos concienciados de que la información es poder, por ello que esta información caiga en manos incorrectas puede utilizarse en nuestra contra atentando tanto de forma personal como en nuestra carrera profesional.
Si es a nivel profesional, el libre uso de los datos confidenciales, pueden causar graves daños a la empresa en la que trabajamos, como la pérdida de privacidad de los empleados y clientes, conllevando pérdidas financieras, reputación de marca, etc.
¿Cómo garantizar el cumplimiento de la LOPD?
Para que los documentos sigan siendo confidenciales deberemos asegurarnos un buen cumplimiento de la LOPD en varios aspectos: empleados, almacenamiento y destrucción de documentos confidenciales.
- Limitar el número de personas autorizadas para acceder a este tipo de documentación, y permitir a aquellos que estén obligados a verla. Es una de las maneras en las que la empresa garantiza la correcta utilización.
- Utilización de los servicios de una Empresa de Destrucción de Documentos para regular la documentación empresarial con datos contenidos en medios digitales y en soporte papel. Al destruir este tipo de documentos confidenciales tenemos la garantía y seguridad de eliminar una posible infracción de confidencialidad evitando que caiga en las manos equivocadas y respetando la ley.
- La destrucción confidencial no es un asunto que las empresas grandes o pequeñas puedan hacer por sí mismas sin incumplir con la LOPD. Para obtener un certificado que acredite este tipo de destrucción confidencial deberán poner en manos de empresas cualificadas su documentación sensible y de esta forma estar totalmente seguros de la correcta destrucción ya sea en formato papel o de equipos informáticos.
En Beck Destrucción Confidencial ponemos a tu servicio nuestro servicio de destrucción en cualquier formato y con la garantía que te otorga el certificado de destrucción válido ante cualquier organismo.