11 Sep 10 ACCIONES QUE NO DEBES HACER A LA HORA DE DESTRUIR DOCUMENTOS CONFIDENCIALES
Existe mucho desconocimiento entre los negocios pequeños, medianos y grandes de cómo hacer una destrucción de documentos confidenciales. En este artículo vamos a instruirte sobre las acciones que no deberás hacer a la hora de deshacerte de documentos confidenciales, también unas advertencias que como negocio no deberás pasar por alto pues de hacerlo podrías incurrir en la legalidad, y las multas en este tipo de situaciones procedentes de la LOPD son realmente severas y altas.
1. No hacer nada con los documentos confidenciales
La opción de quedarnos igual que hace unos meses recabando datos confidenciales de nuestros clientes y proveedores sin avisarles de lo que vamos a hacer con ellos, es delito. Por ello deberás indicarles a todos ellos lo que el tratamiento de los datos se hará de forma segura y que pueden rectificar o quitar sus datos en cualquier momento, proporcionándoles las herramientas necesarias.
2. Desconocer las obligaciones de la LOPD
La LOPD afecta a toda empresa que recoja información de sus clientes, simplemente con el nombre y un email ya estarás dentro de la lista de estas empresas. Es por ello que tu deber será cumplir con la ley de protección de datos.
3. Destrucción de datos y documentos confidenciales sin respetar la LOPD
Cualquier empresa tiene datos e información relevante únicamente para su negocio que deberá preservar de ojos indiscretos y que no debe llegar a manos indebidas como la competencia. Este tipo de documentación confidencial también deberá ser destruida, pero en condiciones adecuadas.
4. Reciclar de forma habitual documentos con información confidencial
Esta es una de las acciones que no deberás hacer. La información sensible puede recuperarse si se recicla el papel de forma normal, incluso si ese recipiente con información sensible cae en malas manos podrían sancionarte como empresa. Por otro lado, si contratas a una empresa de destrucción de documentos estarás seguro de que la información sensible se recicla, pero es imposible de recuperar. La opción de una destructora de papel tampoco es válida, porque no resulta trozos tan pequeños y la información se podría recuperar.
5. Contenedor sin medidas de seguridad
Un contenedor que no esté protegido podrá ser objetivo de espías empresariales que simplemente abriendo la tapa se harán con información relativa a tu empresa, clientes o proveedores poniendo en riesgo la información personal. Por ello es recomendable contratar contenedores de seguridad con recogida periódica.
6. Procedimiento difícil para la destrucción de documentos por parte de los empleados
Activar protocolos de destrucción de documentos con información confidencial de manera simple para que no se “vaya acumulando” y se descuide la destrucción de toda la información.
7. Quemar los documentos
Está prohibido por que no das debidamente tratamiento medioambiental a los residuos.
8. Clasificación previa de residuos
Si contratas a una empresa que separa los tipos de papel para conseguir un reciclado de mayor calidad se rompe la cadena de confidencialidad, pues estás dando pie a que esa “persona” acceda a los documentos sin permiso.
9. No firmar un contrato
Un contrato vinculante debidamente firmado entre negocio y empresa contratada responsable de la destrucción de documentos adquiere una responsabilidad desde que recoge la documentación hasta que la destruye, la custodia es de la empresa destructora.
10. Pedir siempre el certificado de destrucción y tratamiento medioambiental.
Este certificado demuestra ante organismos competentes que lo exijan que la empresa está cumpliendo con la LOPD, que se realiza un tratamiento adecuado y que los residuos se reciclan de la manera debida como lo marca la ley.
Empresa de destrucción de documentos confidenciales con certificado
En ABDC Destrucción Confidencial sabemos lo importante que es para cualquier negocio la protección de datos, por ello llevamos casi una década especializándonos en la destrucción confidencial de todo tipo de formatos a nivel nacional.