29 Mar Protección de Datos en facturas
La proteccion de datos en facturas está muy presente desde la publicación en 2018 de la Ley Orgánica de Protección de Datos. La normativa vigente relacionada con la protección de datos establece que debes incluir un texto legal en tus facturas donde incluyas diferentes puntos relacionados con el tratamiento de datos de carácter personal que se hace en tu empresa.
Cómo afecta la LOPD y la RGDP a las facturas
Tanto la Ley Orgánica de Protección de Datos como el Reglamento General de Protección de Datos afectan a las facturas que emites en tu negocio. Esto se debe a que tienes la obligación de notificar a tus clientes que todos los datos que se incluyen en tus facturas son datos de carácter personal y necesitan una protección determinada. Además, les informas de que desde tu empresa se tratarán dichos datos correctamente, para evitar que se haga un uso ilícito de los mismos.
Información obligatoria en las facturas
El texto proteccion de datos factura que tienes que incluir en las próximas facturas que emitas debe incluir los siguientes puntos:
- Número de factura
- Fecha de expedición
- Nombre completo o denominación social
- Razón social
- Domicilio empresarial
- Número fiscal del expedidor
- Descripción del motivo de la factura
- Coste bruto
- Tipo de impuesto
- Cuota final
- Vía de pago
Qué debe incluir la cláusula o texto legal en la factura
Según el rgpd facturas, debes incluir una clausula de proteccion de datos de las facturas de tu empresa. El texto legal tiene que incluir:
Identidad de los participantes
La identidad de los participantes consiste en todos los datos personales y de contacto de la persona encargada del tratamiento de los datos personales en tu empresa.
Finalidad del tratamiento
Aunque normalmente se utilicen los datos de los clientes para que la gestión de la facturación de tu negocio sea más dinámica, tienes que indicarles la finalidad por la que recoges y tratas sus datos personales.
Base jurídica
También debes exponer la base jurídica que te permite el tratamiento de los datos personales, como por ejemplo, el cumplimiento de un contrato.
Información cedida a terceros
Tienes que incluir si cedes los datos personales de tus clientes a terceros, y si es así, deberás explicar con qué finalidad y a quién se los envías.
Plazo límite de conservación de datos
Debes indicar el tiempo que se conservan los datos personales en tu empresa.
Vías para ejercer los derechos ARCO
Los derechos ARCO son los derechos que tiene cualquier persona que cede sus datos personales a cualquier entidad. Dichos derechos son el acceso, la rectificación, la cancelación y la oposición al tratamiento de los datos personales. Estos derechos están incluidos y regulados por la lopd en facturas, por lo tanto, tienes que incluirlos en los textos legales de tus facturas. Además, debes explicar a tus clientes cuáles son las vías que tienen para ejercerlos, como por ejemplo, contactar con el responsable del tratamiento de los datos de tu empresa y en qué plazos y cómo pueden ejercer dichos derechos.
Cómo incluir el texto legal de la protección de datos en las facturas
Para incluir el texto de proteccion de datos en tus facturas puedes utilizar una tipología de letra diferente a la del resto de la factura para que resalte el contenido que se incluye en el texto legal. Lo más habitual es situarlo en la parte inferior de la factura correspondiente y debes incluirlo tanto en tus facturas físicas como electrónicas. Asimismo, debes incluir en todas ellas un enlace en el que se expliquen las políticas de privacidad de tu empresa, para que los clientes que quieran consultar tus políticas, puedan hacerlo.
Cómo elaborar la coletilla para cumplir con la protección de datos en las facturas
Para elaborar la coletilla ley de proteccion de datos en facturas tienes que tener en cuenta que no existe un modelo común ni predeterminado para todas las facturas. Para poder redactarlo correctamente tienes que:
- Incluye el tipo de servicios que prestas
- Debes introducir toda la información mencionada anteriormente
- Explica que vas a hacer con la información de tus clientes
- Menciona la lopd de facturas