20 Nov Tablas de retención documental: la clave para una gestión eficiente de documentos
En un mundo donde la información fluye a raudales, mantener el control sobre nuestros documentos se ha vuelto más que esencial. Las tablas de retención documental son herramientas que nos ayudan a gestionar la vida útil de los documentos en una organización.
Pero, ¿qué son exactamente? Y lo más importante, ¿por qué deberías preocuparte por ellas? En estas líneas, vamos a desglosar todo lo que necesitas saber sobre las tablas de retención documental, su importancia, y cómo pueden facilitarte la vida en el manejo de la información.
¿Qué son las tablas de retención documental?
Para comenzar, las tablas de retención documental son herramientas que establecen un período específico durante el cual los documentos deben ser conservados, así como las condiciones para su destrucción.
Lo primero es preguntarse cuánto tiempo debo guardar los documentos de una empresa. De esta manera, se asegura que la información necesaria se guarde el tiempo suficiente, mientras que los documentos obsoletos se eliminan adecuadamente.
Con esta práctica, no solo optimizamos el espacio físico y digital, sino que también garantizamos el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos. A continuación, profundizaremos en su funcionamiento, su utilidad y en quién se encarga de elaborarlas.
¿Por qué son importantes las tablas de retención documental?
Las tablas de retención documental son esenciales por varias razones. Primero, nos permiten cumplir con las normativas vigentes en materia de protección de datos. Al definir un tiempo determinado para la conservación de documentos, evitamos el riesgo de mantener información innecesaria que podría resultar perjudicial en caso de una auditoría o revisión.
En segundo lugar, facilitarán la organización de tu archivo. Con una buena tabla, sabrás exactamente qué documentos conservar y cuáles eliminar, lo que te ahorrará tiempo y esfuerzo. Determina de una forma efectiva el ciclo de vida de un documento. Ahora, veamos algunos aspectos clave que nos ayudarán a entender mejor este tema.
¿Quién hace las tablas de retención documental?
Normalmente, la elaboración de las tablas de retención documental es responsabilidad del área de gestión documental o archivo de una empresa. Sin embargo, también es común que se contrate a un consultor especializado en gestión de información para que realice esta tarea.
Este profesional, con un enfoque en las necesidades específicas de la organización, se encargará de lo siguiente:
- Evaluar los tipos de documentos que maneja la empresa.
- Definir los plazos de conservación adecuados según la legislación vigente.
- Proponer métodos de destrucción segura para aquellos documentos que ya no son necesarios.
Consideraciones para la elaboración de TRD
Cuando se elabora una tabla de retención documental, es crucial tener en cuenta lo siguiente:
- Normativa legal. Es fundamental estar al tanto de las leyes que rigen la conservación de documentos en tu sector. Algunas normativas requieren que ciertos documentos se conserven durante un tiempo determinado, mientras que otros pueden ser destruidos más rápidamente.
- Política interna. Cada empresa debe definir su propia política de retención, que puede variar según la naturaleza de la información y su relevancia para la organización.
¿Cómo se utilizan las tablas de retención documental?
Como mencionamos anteriormente, las tablas de retención documental son guías que indican el tiempo que deben conservarse los documentos. Este tiempo depende del tipo de documento, su relevancia y las exigencias legales. La utilización de estas tablas es bastante sencilla. El proceso de uso es el que se muestra a continuación:
- Identificación de documentos. Lo primero que debemos hacer es clasificar los documentos que tiene la empresa. Esto puede incluir facturas, contratos, informes, entre otros.
- Asignación de plazos. Con la clasificación realizada, asignamos un plazo de conservación para cada tipo de documento según lo que estipule la tabla de retención documental.
- Destrucción. Una vez alcanzado el plazo, los documentos deben ser destruidos de manera segura. Aquí es donde entra en juego nuestra empresa de destrucción de documentos, que puede garantizar que este proceso se realice con los máximos estándares de seguridad.
Ventajas de utilizar tablas de retención documental
Implementar las tablas de retención documental ofrece numerosas ventajas a las empresas, las cuales te contamos a continuación.
Optimización de recursos
La optimización de recursos es una de las principales ventajas de implementar tablas de retención documental. Al reducir la cantidad de documentos que se conservan, liberamos espacio físico y digital. Esto no solo facilita la búsqueda de información, sino que también optimiza los recursos necesarios para su gestión.
Con un archivo más organizado, los empleados pueden acceder rápidamente a la información que necesitan, lo que mejora la productividad y reduce el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos perdidos. Además, se crea un entorno más limpio y ordenado que favorece el trabajo colaborativo.
Ahorro de costes
La gestión ineficiente de documentos puede conllevar gastos innecesarios, ya sea en espacio de almacenamiento, en tiempo empleado en búsquedas o en multas por incumplimiento legal. Con las tablas de retención documental, evitamos estos costes y garantizamos un manejo eficiente de los recursos de la empresa.
El ahorro de costes se traduce no solo en una mejora en la rentabilidad, sino también en la capacidad de reinvertir esos recursos en otras áreas del negocio. De esta manera, se crea un ciclo positivo que beneficia a toda la organización, permitiendo su crecimiento y desarrollo a largo plazo.
Mejora en la toma de decisiones
Tener acceso rápido a la información relevante facilita la toma de decisiones en la organización. Cuando sabemos qué documentos tenemos y cuánto tiempo los podemos conservar, nuestra capacidad de respuesta mejora notablemente.
Con información accesible y bien organizada, los líderes pueden basar sus decisiones en datos concretos y actualizados. Esto reduce la incertidumbre y potencia la confianza en las decisiones estratégicas que se tomen, lo que a su vez puede impactar positivamente en el rendimiento de la empresa.
¿Qué documentos deben incluirse en las tablas de retención documental?
Los documentos que deben incluirse varían según la actividad de la empresa. Sin embargo, generalmente se recomienda incluir los siguientes.
Contratos
Los contratos son fundamentales para cualquier empresa, ya que establecen las condiciones y términos de las relaciones comerciales. Estos documentos pueden incluir contratos de servicios, acuerdos de confidencialidad y convenios de colaboración.
Es importante conservarlos durante el tiempo que estipulen las leyes o los acuerdos entre las partes. La correcta gestión de los contratos protege a la empresa de posibles conflictos legales y asegura que se cumplan los compromisos adquiridos.
Facturas
Las facturas son un componente esencial en la documentación financiera de una empresa. Estas deben ser archivadas adecuadamente, ya que son la prueba de las transacciones comerciales realizadas.
Dependiendo de la normativa fiscal, las facturas suelen requerir un periodo de retención de entre 5 y 10 años. Mantener un registro organizado de las facturas facilita la gestión financiera y permite a la empresa cumplir con sus obligaciones tributarias de manera eficiente.
Documentación fiscal
La documentación fiscal incluye todos aquellos documentos necesarios para la declaración y justificación de las obligaciones tributarias de la empresa. Esto puede abarcar declaraciones de impuestos, recibos de pago y cualquier otra información relacionada con la actividad fiscal.
Esta documentación debe ser conservada durante un período mínimo estipulado por la legislación vigente, ya que es esencial para auditar la situación fiscal de la empresa y evitar sanciones.
Informes de auditoría
Los informes de auditoría son documentos que reflejan los resultados de las auditorías internas o externas a las que se somete una empresa. Estos informes proporcionan información valiosa sobre el estado financiero y operativo de la organización.
Es recomendable conservarlos para garantizar la transparencia y facilitar futuras auditorías. Tener un historial de auditorías permite a la empresa identificar áreas de mejora y asegurar un mejor cumplimiento normativo.
Correspondencia
La correspondencia empresarial incluye todas las comunicaciones relevantes que se mantienen entre la empresa y terceros, ya sean clientes, proveedores u otras entidades. Esto puede incluir correos electrónicos, cartas y otros documentos. Aunque no toda la correspondencia necesita ser conservada, es esencial mantener aquella que tenga implicaciones legales, financieras o estratégicas.
Incluir esta documentación en las tablas de retención documental garantiza que la empresa disponga de toda la información necesaria para una toma de decisiones informada.
La importancia de la seguridad en la destrucción de documentos
Cuando se habla de tablas de retención documental, es imprescindible considerar la destrucción de documentos. No basta con cumplir con los plazos; también debemos asegurarnos de que la información sensible se elimine de manera segura.
Métodos de destrucción
Existen varios métodos de destrucción de documentos, entre ellos:
- Destrucción física. Incluye triturar documentos de manera que no puedan ser leídos.
- Destrucción digital. Abarca la eliminación segura de datos en dispositivos electrónicos.
Ambos métodos son esenciales para proteger la información y garantizar que no caiga en manos equivocadas.
En resumen, las tablas de retención documental son herramientas clave para cualquier organización que desee gestionar sus documentos de manera efectiva y cumpliendo con las normativas legales. Nos ayudan a optimizar recursos, ahorrar costes y mejorar la toma de decisiones.
Además, no podemos olvidar la importancia de la destrucción segura de documentos, ya que garantizar la confidencialidad de la información es fundamental en el mundo actual. En nuestra empresa, ofrecemos un servicio de destrucción de documentos que se ajusta a las necesidades específicas de cada cliente. Trabajamos con la máxima discreción y profesionalidad, asegurando que cada documento se destruya de manera eficiente y segura.