Confidencial significa, según la RAE, «que se hace o se dice en la confianza de que se mantendrá la reserva de lo hecho o lo dicho». Aplicado a un documento o a una información, quiere decir que solo pueden conocerlo las personas autorizadas. En una empresa no es solo una etiqueta: si el documento contiene datos personales, protegerlo es una obligación legal, desde que se crea hasta la destrucción segura de documentos cuando ya no sirve. Aquí tienes el significado, ejemplos y qué hacer con un documento confidencial.
¿Qué significa confidencial?
Lo más inteligente cuando queremos conocer el significado de un vocablo, ya sea el significado de desecho o el significado de confidencial, es acudir al diccionario de la Real Academia Española de la Lengua (RAE) para comprobar qué tienen que decir los expertos al respecto. En este caso, y hablando de «confidencial», el diccionario de la RAE afirma que es un adjetivo que refiere a lo «que se hace o se dice en la confianza de que se mantendrá la reserva de lo hecho o lo dicho». Pero profundicemos aún más.
Porque partiendo de esa concepción podemos establecer ejemplos. Los documentos confidenciales son uno de esos ejemplos clásicos y sencillos de comprender. Así, son documentos que contienen información que se redacta en la confianza de que se mantendrá oculto para las personas no autorizadas a su acceso. Además, y teniendo en cuenta ya la Ley Orgánica de Protección de Datos, son documentos cuyos responsables deberán además proteger de ese acceso ilegítimo. ¿Entiendes ya el significado de confidencial?
Qué es la confidencialidad
Porque una vez asimilado el significado de confidencial resulta completamente intuitivo el significado de la confidencialidad. Una propiedad de la información por la que se garantiza que estará accesible solamente a personal autorizado. Según la Organización Internacional de Estandarización (ISO), la confidencialidad es un procedimiento para «garantizar que la información es accesible solo para aquellos autorizados a poseer acceso». Una manera diferente de decir una misma cosa. Seguro que ya lo tienes claro.
Pero es muy importante tener en cuenta este matiz del que hablábamos antes: lo confidencial no solo posee unas características innatas a su propia condición, sino que además, y según nuestro marco jurídico, para la empresa contemporánea posee también responsabilidad y obligación. En ese sentido, todas las empresas se ven forzadas a implementar una serie de medidas de seguridad que garanticen que los documentos con un significado confidencial sean respetados. La LOPD y el RGPD lo han cambiado todo.
Información confidencial en la empresa
Porque buena parte de los documentos confidenciales generados en el seno de una empresa tienen que ver con datos personales de terceros. Desde fichas de clientes a nóminas de trabajadores y pasando por facturas para proveedores y muchos otros más. En ese sentido, el significado de confidencialidad cobra una mayor importancia aún, dado que no respetar dicha confidencialidad o no protegerla puede acarrear unas grandes sanciones económicas por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
No obstante, esto no significa que no existan otros documentos confidenciales. Las empresas contemplan la confidencialidad para documentos sobre patentes, documentos sobre contabilidad y otros documentos que podrían poner en riesgo su competitividad en el mercado de caer en las manos equivocadas. Por eso a veces las personas relacionadas con una empresa deben firmar un acuerdo de confidencialidad. Es una cualidad a la que sacamos mucho partido en nuestra sociedad. Sin la confidencialidad sería inviable. Por eso, cuando esos documentos dejan de ser necesarios, no pueden acabar en el contenedor de papel: en Madrid los recogemos y los destruimos con certificado como empresa de destrucción confidencial de documentos en Madrid.
Sinónimos y ejemplos de información confidencial
Los sinónimos más habituales de confidencial son reservado, privado y, en un sentido más fuerte, secreto. En una empresa, son confidenciales por ejemplo:
- Nóminas, contratos y expedientes de los trabajadores.
- Fichas de clientes, facturas y datos bancarios.
- Informes médicos o bajas laborales, que además son datos de categoría especial.
- Presupuestos, planes comerciales, patentes y contabilidad.
- Contraseñas y documentación técnica de los sistemas.
No hay una escala legal obligatoria para clasificarlos: muchas empresas usan niveles internos, como «uso interno», «confidencial» y «restringido», para que cada persona sepa qué puede compartir y con quién.
¿Qué hacer con un documento confidencial cuando ya no sirve?
Guardarlo bien no basta: el RGPD obliga a proteger los datos personales durante todo su ciclo de vida, y eso incluye eliminarlos de forma que nadie pueda recuperarlos. Tirar papeles con datos al contenedor, aunque estén rotos a mano, deja la información al alcance de cualquiera. Lo correcto es triturarlos con un procedimiento controlado, conforme a la norma UNE-EN 15713, y conservar un certificado que acredite cuándo y cómo se destruyeron. Es lo que hacemos en nuestro servicio de destrucción confidencial de documentos, con recogida en la empresa y certificado de destrucción.