08 Feb Digitalización de documentos
¿Estabas por aquí cuando hablamos de las diferentes variedades de documentos de una empresa? Existen desde los documentos laborales a los documentos fiscales y pasando por los documentos mercantiles, los documentos contables o los documentos legales, entre otros. Demasiados documentos que pueden ir poco a poco almacenándose en el seno de una empresa y provocando grandes dificultades a la hora de guardarlos y de recuperarlos. ¿Una solución de presente y futuro? La digitalización de documentos.
Qué es la digitalización de documentos
Aunque el nombre ofrece bastantes pistas acerca de su naturaleza, son muchas las personas que se hacen la pregunta de qué es digitalizar documentos. Y la respuesta, como decimos, es en realidad bastante sencilla e intuitiva: supone la conversión de documentación física en documentación digital. Un procedimiento para el que se necesita software especializado. En este artículo analizaremos cómo implementar esta medida. No obstante, creemos conveniente hablar antes de todas las ventajas que implica.
Ventajas de digitalizar los documentos
Las ventajas de la digitalización de documentos son múltiples, la primera de las cuales es incrementar la accesibilidad a la información. A fin de cuentas, resulta muchísimo más fácil ordenar los documentos desde el ámbito digital que desde el ámbito físico. Y esto supone a su vez una enorme ventaja competitiva. Al fin y al cabo, la capacidad de una empresa de usar la información define su potencial. Además, otra ventaja reside en la seguridad, ya que, con los sistemas adecuados, los documentos digitales están más protegidos.
Pero no son los únicos beneficios de digitalizar documentos en las empresas. También está el hecho de la explosión del teletrabajo, que ha provocado un funcionamiento descentralizado de las organizaciones. Y, en un panorama así, es indispensable que los documentos se encuentren disponibles digitalmente para que los trabajadores puedan localizarlos y emplearlos desde casa. El ahorro en costes de mantenimiento y en papel, lo que aumenta la sostenibilidad de la empresa, son otros dos factores fundamentales del proceso.
Digitalización de documentos en empresas
Digitalizar los documentos de la administración y digitalizar los documentos de empresas son procesos extremadamente similares. En primer lugar debemos reunir todos los documentos que deseamos digitalizar y realizar una purga de aquellos que no tiene sentido convertir en archivos digitales. En el caso de que sean pocos documentos, bastará con un escáner para implementar la digitalización. En el caso de que sean miles de documentos, lo más recomendable es confiar en una empresa especializada como la nuestra.
Digitalización de documentos en la administración pública
Pero eso no es todo. La digitalización de los documentos es un procedimiento básico pero luego hemos de aplicar medidas de almacenamiento lógico. De lo contrario, no dispondremos de una manera cómoda y fácil de recuperar la información digital. Esto podemos conseguirlo a través de software especializado. Y es clave, ya que una cantidad masiva de información digital no organizada resulta abrumadora y produce retrasos de carácter significativo en el rendimiento de las organizaciones, sean privadas o públicas.
Precio de digitalizar documentos
El precio de la digitalización de documentos varía muchísimo en función de ciertas circunstancias. Y una de las más importantes tiene que ver con el método de escaneo. Así, no es lo mismo digitalizar documentos en un escáner de la propia empresa que en una tienda. Asimismo, es distinto escanear en una tienda que en una gran empresa especializada como ABDC, donde el coste por unidad se reduce considerablemente. Y por eso te animamos a dejarlo todo en nuestras manos y desprenderte de preocupaciones.