La ISO 30301 es la norma que fija los requisitos de un sistema de gestión para los documentos. Es la única de su familia que se certifica: una entidad externa audita tu organización y, si cumple, lo acredita. La versión vigente es la de 2019, que en España se publicó como UNE-ISO 30301:2019 el 6 de noviembre de ese año.
Aquí tienes qué pide, qué cambió respecto a la de 2011, cómo se relaciona con la ISO 30300, la 30302 y la 15489, dónde conseguir el texto oficial y qué papel tiene la destrucción de documentos en todo esto.
La norma en seis datos
- Título oficial: Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.
- Versión vigente: ISO 30301:2019 (UNE-ISO 30301:2019 en España, idéntica a la internacional).
- Sustituye a: la UNE-ISO 30301:2011.
- Modificación: en 2024 se le añadió la Modificación 1, sobre acciones relativas al cambio climático, la misma que recibieron casi todas las normas ISO de sistemas de gestión.
- ¿Se certifica? Sí. Es una norma de requisitos, pensada para auditarse.
- ¿Es obligatoria? No. Una empresa o una administración la adopta porque quiere, o porque se lo pide un cliente o un pliego.
Requisitos del sistema de gestión de documentos según la ISO 30301
Desde 2019 la norma sigue la misma estructura que la ISO 9001, la 14001 o la 27001. Por eso encaja con ellas si tu organización ya tiene alguna implantada. Los requisitos van del capítulo 4 al 10:
- 4. Contexto de la organización. Qué documentos necesitas crear y conservar, por qué obligaciones legales o de negocio, y hasta dónde llega el sistema.
- 5. Liderazgo. La dirección asume el sistema, aprueba una política de documentos y reparte responsabilidades.
- 6. Planificación. Riesgos y oportunidades, y objetivos que se puedan medir.
- 7. Apoyo. Personas formadas, medios y la información documentada que exige el propio sistema.
- 8. Operación. Los procesos del día a día, que se concretan en el Anexo A.
- 9. Evaluación del desempeño. Seguimiento, auditoría interna y revisión por la dirección.
- 10. Mejora. Qué se hace cuando algo no se cumple y cómo se corrige.
El Anexo A es lo más práctico de la norma. En la versión de 2019 se ordena en tres bloques:
- Procesos: crear, capturar, clasificar, almacenar, usar, convertir y migrar documentos, y decidir su disposición final.
- Herramientas: el cuadro de clasificación, los metadatos, las reglas de acceso y el calendario de conservación.
- Aplicaciones: los programas de gestión documental donde viven los documentos.
Qué cambió de la ISO 30301:2011 a la ISO 30301:2019
Tres cambios, según explicaron en la revista de UNE Carlota Bustelo y Elena Cortés, que participaron en la revisión:
- Estructura común con el resto de normas ISO de sistemas de gestión. Integrarla con la 9001 o la 27001 es mucho más sencillo.
- Menos requisitos y más flexibles. Los requisitos que se auditan pasan de 129 a 98. Cada organización decide qué documentación genera.
- Dos requisitos nuevos: controlar las versiones de los documentos y fijar las condiciones para convertir o migrar documentos electrónicos.
Si tu sistema se montó con la versión de 2011, el trabajo de adaptación está sobre todo en esos dos requisitos y en reordenar la documentación al nuevo Anexo A.
La familia ISO 30300 y la ISO 15489
Suelen confundirse, pero cada una tiene un papel distinto:
- ISO 30300:2020, conceptos y vocabulario. Define los términos de toda la serie.
- ISO 30301:2019, requisitos. La que se certifica.
- ISO 30302:2022, guía de implantación. Explica cómo cumplir la 30301 paso a paso.
- ISO 15489-1:2016, conceptos y principios de la gestión de documentos. No se certifica: describe cómo deben gestionarse los documentos, pero no monta un sistema auditable.
Y la ISO 27001 va de seguridad de la información en general, no solo de documentos. Muchas organizaciones tienen las dos y comparten la auditoría interna y la revisión por la dirección, gracias a la estructura común.
Cómo se consigue la certificación ISO 30301
- Implantar el sistema: política, responsabilidades, procesos del Anexo A y la documentación que decidas.
- Dejarlo funcionar unos meses y generar registros: sin evidencias no hay nada que auditar.
- Hacer una auditoría interna y una revisión por la dirección.
- Contratar a una entidad de certificación, que audita normalmente en dos fases: primero revisa la documentación y después comprueba que el sistema se aplica de verdad.
- Pasar las auditorías de seguimiento de cada año y renovar el certificado cuando toque.
¿Dónde descargar la ISO 30301 en PDF?
La norma tiene derechos de autor, así que no hay una versión gratuita legal. La versión española, UNE-ISO 30301:2019, se compra en la tienda de UNE, en PDF o en papel. La original en inglés la vende ISO en su web.
Los PDF que circulan gratis en webs de documentos compartidos son copias sin permiso y, a menudo, de la versión de 2011. Si solo quieres consultarla, muchas bibliotecas universitarias y los colegios profesionales tienen acceso a las normas UNE.
La destrucción de documentos dentro de la ISO 30301
La disposición final es uno de los procesos del Anexo A. Tu calendario de conservación dice cuánto tiempo guardas cada documento, y la norma pide que, cuando se cumple el plazo, la eliminación sea segura y quede constancia. En una auditoría te preguntarán qué se destruyó, cuándo y cómo lo puedes demostrar.
Con la recogida periódica de documentos con contenedores precintados, cada lote se tritura con corte cruzado y te entregamos un certificado de destrucción. Ese certificado es el registro que el auditor quiere ver. Si necesitas organizar la destrucción de lo que ya ha cumplido su plazo, en ABDC somos empresa de destrucción confidencial de documentos y te lo dejamos resuelto.
Preguntas frecuentes sobre la ISO 30301
¿Qué diferencia hay entre la ISO 30301 y la ISO 15489?
La 30301 fija los requisitos de un sistema de gestión y se certifica. La 15489 explica los principios de la gestión de documentos y no se certifica. Se complementan: la 15489 dice qué es gestionar bien un documento y la 30301, cómo organizarlo para poder demostrarlo.
¿Sigue vigente la ISO 30301:2011?
No. La sustituyó la versión de 2019, que es la que se certifica hoy, con la modificación de 2024 sobre cambio climático.
¿Quién puede certificarse en la ISO 30301?
Cualquier organización, pública o privada y de cualquier tamaño. Es habitual en administraciones públicas y en empresas que tienen que demostrar ante terceros cómo gestionan sus documentos.
¿Cuánto tarda la implantación?
Depende de cómo esté hoy tu gestión documental. En una organización que ya tiene la ISO 9001 o la 27001, la estructura común ahorra buena parte del trabajo, porque la política, las auditorías internas y la revisión por la dirección ya existen.
Otras normas relacionadas: normas ISO de gestión documental · ISO 23081, metadatos para la gestión de documentos · ISO 14001